Checklist pour organiser un salon d’art sans oublier l’essentiel

Un salon d’art demande de coordonner les artistes, les œuvres, les stands et l’accueil du public dans le bon ordre. Commencez par fixer la date, confirmer les participants et ouvrir les inscriptions, puis verrouillez l’agencement, le traiteur et les impressions. Les dernières semaines servent surtout à vérifier les informations, préparer les badges, étiquettes et moyens de paiement, et briefer les bénévoles. Cette checklist regroupe 78 tâches et 56 fournitures pour suivre l’organisation jusqu’au démontage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et les horaires d'ouverture
Confirmer les artistes participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la page de l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations sur les artistes
2 personnes
Vérifier la liste des œuvres
2 personnes
Élaborer l’agencement des stands
2 personnes
Faire les réservations
Passer la commande traiteur
Passer la commande d'impression
Créer un plan pour les visiteurs
Envoyer le briefing des artistes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Définir le mode de paiement pour la vente
2 personnes
Préparer les cartes de prix
2 personnes
Créer des badges nominatifs
Concevoir la signalétique
Vérifier les permis et les conditions
2 personnes
Préparer les documents d’assurance
Imprimer la liste de contacts
Imprimer les étiquettes des artistes
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Installer les cloisons du stand
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Décharger les œuvres d’art
4 personnes
Accrocher les œuvres
4 personnes
Installer les sculptures en toute sécurité
3 personnes
Fixer les étiquettes des artistes
3 personnes
Orienter l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Tester le matériel de paiement
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Déposer les livrets du programme
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
Effectuer le contrôle d’ouverture
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Tenir le registre des ventes
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet propre et réapprovisionné
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vider les poubelles
Prendre des photos de l’événement
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Collecter les données de vente
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
4 personnes
Décharger les œuvres d’art
4 personnes
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les restes du catering
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier l'équipement
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer les relevés de ventes aux artistes
Envoyer un message de remerciement
Gérer les objets trouvés
Archiver les photos
Rassembler les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Panneaux de standqté 24
Tablesqté 20
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 8
Comptoir d'inscription
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 8
Socles de sculptureqté 12
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Terminaux de paiementqté 4
Tablettesqté 4
Câbles de rechargeqté 8
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 8
Ruban gafferqté 6
Échellesqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Mètres rubansqté 3
Niveaux à bulleqté 2
Chariots à roulettesqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 24
Lampadairesqté 6
Éclairage d’ambianceqté 6
Ampoules de rechangeqté 12

Décoration

Nappes en plastiqueqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’accueil
Porte-nomsqté 40
Cadres photoqté 6
Plantesqté 10
Fil et crochetsqté 100
Serre-câblesqté 100

Vaisselle

Verresqté 180
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Ciseauxqté 4
Carafesqté 8
Thermosqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Nettoyage

Éponges de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Demandez les informations de chaque artiste au moins 4 semaines avant l’ouverture : nom à afficher, biographie courte, coordonnées et besoins particuliers. Vous éviterez de corriger les étiquettes et le livret du programme à la dernière minute.
Finalisez le plan des stands 2 à 3 semaines avant le salon, après avoir vérifié la liste des œuvres et leurs dimensions. Prévoyez les panneaux, tables, socles et portants adaptés à chaque présentation.
Testez les terminaux de paiement, tablettes, câbles et multiprises au moins 48 heures avant l’ouverture. Gardez des rallonges, du ruban gaffer et une boîte à outils dans un chariot facilement accessible.
Commandez les impressions au plus tard 7 jours avant l’événement : signalétique, badges, étiquettes, liste des contacts et livrets. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires de chaque document, surtout du programme et du plan visiteurs.
Comptez les inscriptions et recueillez les besoins alimentaires au plus tard 5 jours avant le salon pour confirmer la commande traiteur. Le jour J, installez le comptoir d’inscription, les poubelles et les panneaux indicateurs avant l’arrivée des premiers exposants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon d’art ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Les artistes, la réservation, les autorisations et la communication doivent être lancés en premier, tandis que l’agencement et les impressions se finalisent dans les 2 à 3 dernières semaines.
Que faut-il prévoir pour les stands d’un salon d’art ?: Prévoyez les panneaux de stand, tables, chaises, socles de sculpture ou portants selon les œuvres présentées. Vérifiez les dimensions de chaque pièce au moins 3 semaines avant l’installation afin d’éviter un manque de mobilier ou d’espace.
Quand envoyer les invitations pour un salon d’art ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant le salon, puis un rappel 7 jours avant. Demandez une confirmation d’inscription et les besoins alimentaires avant de valider le traiteur et les quantités.
Comment préparer le paiement des œuvres exposées ?: Définissez le mode de paiement au moins 2 semaines avant l’événement et testez chaque terminal 48 heures avant l’ouverture. Préparez aussi les cartes de prix et une procédure claire pour noter les ventes et remettre les informations aux artistes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.