Checklist para organizar una feria de arte sin olvidos

Organizar una feria de arte implica coordinar artistas, obras, stands, visitantes y ventas en un orden muy concreto. Empieza por fijar la fecha, confirmar participantes y abrir las inscripciones; después cierra la distribución, los permisos y los pedidos. En los últimos días, comprueba etiquetas, mapas, pagos, iluminación y documentos. Esta checklist reúne 78 tareas y 56 artículos para que el montaje y la apertura no dependan de decisiones de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Publicar la fecha y el horario de apertura
Confirmar los artistas participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la página del evento en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los artistas
2 personas
Comprobar la lista de obras
2 personas
Diseñar la distribución de los stands
2 personas
Hacer reservas
Realizar el pedido de catering
Realizar pedido de impresión
Crear un mapa para los visitantes
Enviar el briefing a los artistas
Programar voluntarios
2 personas
Determinar el método de pago para la venta
2 personas
Preparar las etiquetas de precios
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
Diseñar la señalización
Comprobar permisos y condiciones
2 personas
Dejar listos los documentos del seguro
Imprimir la lista de contactos
Imprimir las etiquetas de los artistas
2 personas
Imprimir folletos del programa
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Montar los paneles del stand
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Descargar las obras de arte
4 personas
Colgar obras de arte
4 personas
Colocar las esculturas de forma segura
3 personas
Colocar las etiquetas de los artistas
3 personas
Orientar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Probar el equipo de pago
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colocar los folletos del programa
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
Realizar el control de apertura
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
2 personas
Guiar a los artistas
2 personas
Llevar el registro de ventas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el bufé limpio y reabastecido
2 personas
Comprobar los baños
Vaciar los contenedores de basura
Hacer fotos del evento
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas
Recopilar datos de ventas
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Empaquetar las obras de arte de forma segura
4 personas
Descargar las obras de arte
4 personas
Desmontar los paneles del stand
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Retirar los restos de catering
2 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Comprobar el equipo
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar los informes de ventas a los artistas
Enviar mensaje de agradecimiento
Gestionar objetos perdidos
Archivar fotos
Recopilar facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Paredes para standscant. 24
Mesascant. 20
Sillascant. 60
Taburetes de barcant. 8
Mostrador de registro
Mesas de buffetcant. 3
Papeleracant. 8
Pedestales para esculturascant. 12
Percheroscant. 4

Equipo

Datáfonoscant. 4
Tabletscant. 4
Cables de cargacant. 8
Regletascant. 10
Cables alargadorescant. 8
Cinta gaffercant. 6
Escalerascant. 2
Maletines de herramientascant. 2
Cintas métricascant. 3
Niveles de burbujacant. 2
Carritos de manocant. 3

Iluminación

Focos LEDcant. 24
Lámparas de piecant. 6
Iluminación ambientalcant. 6
Bombillas de repuestocant. 12

Decoración

Manteles de plásticocant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Cartel de bienvenida
Portatarjetas de nombrecant. 40
Marcos de fotoscant. 6
Plantascant. 10
Hilo y ganchoscant. 100
Bridascant. 100

Vajilla

Vasoscant. 180
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 180
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Tijerascant. 4
Jarrascant. 8
Termoscant. 8
Bandejas de serviciocant. 8

Limpieza

Esponjas de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 20
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Confirma a los artistas y recopila la información de cada uno antes de diseñar los stands. Así puedes calcular el espacio, preparar las etiquetas y enviar un briefing completo con horarios y condiciones.
Cierra la distribución de los stands al menos 2 semanas antes de la feria. Deja pasillos claros para visitantes y reserva espacio para el registro, el buffet, los pedestales y las zonas de circulación.
No retrases los permisos ni el seguro: comprueba sus condiciones y deja los documentos listos antes de hacer el pedido final. Imprime también una lista de contactos para resolver incidencias durante el montaje.
Prepara con antelación el sistema de cobro y pruébalo con cada datáfono o tablet. Lleva cables de carga, regletas, alargadores y cinta gaffer; quedarse sin batería o tener cables sueltos puede bloquear una venta.
Haz una revisión del recorrido el día anterior, cuando estén colocados los carteles direccionales, el mapa, la iluminación y las etiquetas. Comprueba especialmente las bombillas de repuesto, las escaleras y los carritos para el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de arte?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En las primeras 2 semanas confirma la fecha, los artistas y la página del evento; deja las 2 últimas semanas para pedidos, impresión, permisos y montaje.
¿Cuándo hay que confirmar a los artistas de una feria de arte?: Procura tener la lista cerrada al menos 6 semanas antes. Necesitas tiempo para recopilar sus datos, comprobar la lista de obras, diseñar los stands y preparar etiquetas, tarjetas y el briefing.
¿Qué se necesita para montar los stands de una feria de arte?: Calcula paredes, mesas, sillas o taburetes según cada stand, además de pedestales para esculturas y percheros si hacen falta. Para el montaje, reserva escaleras, carritos, cintas métricas, niveles, herramientas, alargadores y cinta gaffer.
¿Cuándo hay que preparar las etiquetas y los pagos?: Prepara las etiquetas de precios, las etiquetas de artistas y el método de pago entre 1 y 2 semanas antes. Prueba los datáfonos y tablets como mínimo el día anterior y deja cables de carga disponibles durante toda la feria.

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