Checklist voor een goed georganiseerd kortfilmfestival

Een kortfilmfestival vraagt om meer dan een zaal, films en een jury. Je regelt filmrechten, inschrijvingen, programmaboekjes, publiekscommunicatie en een technisch draaiboek waarin elke film getest is. Begin met datum, locatie en rechten; werk daarna toe naar programma, jury en bezoekerslijst. Controleer alle filmbestanden minimaal één week vooraf en plan een volledige techniekrepetitie, inclusief ondertiteling, geluid en reservekopieën.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Prik de festivaldatum
2 personen
Reserveer de festivallocatie
Reserveer filmrechten
2 personen
Open de inschrijving
Maak het programma
3 personen
Stuur uitnodigingen
2 personen
Plaats festivalinformatie online
Verstuur persbericht
Benader lokale pers
Verwerk aanmeldingen
2 personen
Verzamel dieetwensen
Bestel programmaboekjes
Maak de bezoekerslijst
2 personen
Bevestig het filmprogramma
2 personen
Bevestig juryleden
Maak het juryschema
2 personen
Maak presentatieteksten
2 personen
Maak bewegwijzering
2 personen
Druk deelnemersbadges
2 personen
Maak de presentatieslides
2 personen
Controleer filmbestanden
2 personen
Maak een reservekopie
Test ondertiteling
2 personen
Maak naamkaartjes
2 personen
Koop festivalboodschappen
3 personen
Verpak materialen per post
3 personen
Laad apparatuur en materialen
3 personen

Event

Open de locatie
2 personen
Controleer nooduitgangen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Richt de ontvangstbalie in
2 personen
Richt de cateringtafel in
3 personen
Hang versiering op
3 personen
Plaats bewegwijzering
2 personen
Plaats programmaboekjes
2 personen
Installeer de projector
2 personen
Plaats het filmdoek
3 personen
Sluit geluidsapparatuur aan
2 personen
Test beeld en geluid
3 personen
Test de reserveapparatuur
2 personen
Zet dranken koud
2 personen
Bereid hapjes voor
4 personen
Bereid dieetporties voor
2 personen
Maak koffie en thee
2 personen
Brief ontvangstmedewerkers
2 personen
Brief techniekmedewerkers
3 personen
Brief juryleden
2 personen
Open de ontvangst
3 personen
Controleer tickets
3 personen
Begeleid bezoekers naar zaal
2 personen
Presenteer de opening
Start het eerste filmblok
2 personen
Begeleid het eerste gesprek
2 personen
Vul dranken bij
2 personen
Serveer de hapjes
3 personen
Start het tweede filmblok
2 personen
Begeleid het tweede gesprek
2 personen
Vul cateringvoorraad bij
2 personen
Serveer de pauzedrankjes
3 personen
Start het derde filmblok
2 personen
Verzamel publieksstemmen
3 personen
Tel de publieksstemmen
3 personen
Maak de juryuitslag bekend
2 personen
Reik de festivalprijzen uit
3 personen
Presenteer de slotfilm
2 personen
Begeleid bezoekers naar uitgang
2 personen
Sluit de ontvangstbalie
2 personen

Nazorg

Ruim cateringtafels af
3 personen
Verzamel afval
3 personen
Koppel apparatuur los
3 personen
Pak films en documenten in
2 personen
Ruim stoelen en tafels op
5 personen
Verwijder versiering
3 personen
Reinig de zaal
4 personen
Reinig de cateringruimte
3 personen
Controleer achtergebleven spullen
2 personen
Sluit de locatie af
2 personen
Retourneer gehuurde apparatuur
2 personen
Retourneer overgebleven materialen
2 personen
Verwerk gevonden voorwerpen
Stuur bedankberichten
2 personen
Publiceer de festivalfoto's
Verstuur publieksinformatie
Archiveer de filmkopieën
Verwerk declaraties

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Klaptafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 150
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Beameraantal 2
Filmscherm
Laptopsaantal 2
Mediaspelersaantal 2
Speakersaantal 4
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
USB-sticksaantal 4
Powerbanksaantal 4
Presentatieklikker
Laptopstandaardsaantal 2
Koptelefoonsaantal 2

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6
Lichtstandaardsaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Serveerschalenaantal 18
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Keukentangenaantal 4
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Festivalpostersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Prikbordenaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 20
Juryprijzenaantal 6
Publieksprijs

Catering

Programmaboekjesaantal 150
Bezoekersbadgesaantal 150
Jurybadgesaantal 10
Stemkaartjesaantal 150
Stembussenaantal 3
Pennenaantal 40
Polsbandjesaantal 150
Boodschappen
Kassa
Pinapparaat
Geldkist
Koopbonnenaantal 200
Etiketstickersaantal 300
Voedselbakjesaantal 100
Herbruikbare drinkbekersaantal 200
Thermosbekersaantal 100

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Vloertrekkeraantal 2
Schoonmaakkar
Handvegersaantal 4

Tips

Leg de technische specificaties van alle films uiterlijk twee weken voor het festival vast. Test beeldverhouding, audio, ondertiteling en afspeelapparaat per filmbestand; bewaar daarnaast een reservekopie op een tweede USB-stick.
Plan de jury niet alleen tijdens de vertoningen. Reserveer per blok minstens 20 minuten voor overleg en zet de juryleden, presentatoren en pauzes in één juryschema.
Maak de bezoekerscommunicatie concreet: publiceer het programma zodra het bevestigd is en sluit de bezoekerslijst uiterlijk 48 uur voor aanvang. Gebruik de dieetwensen daarna voor de bestelling van eten en drinken.
Loop de zaal een week vooraf door met een plattegrond. Controleer de opstelling van stoelen, klaptafels, garderoberekken, bewegwijzering en zichtlijnen naar scherm en presentatieslides.
Neem voor techniek meer mee dan alleen een beamer. Leg per zaal HDMI-kabels, verlengkabels, stekkerdozen, microfoons, speakers en een mediaspeler klaar; houd minimaal één laptop en reservekopie achter de hand.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kortfilmfestival organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie en filmrechten. Open de inschrijving daarna ongeveer 8 tot 10 weken voor het festival, zodat je tijd houdt voor selectie, programma en communicatie.
Wanneer moet ik de filmrechten voor een kortfilmfestival regelen?: Regel de rechten voordat je het filmprogramma openbaar maakt, bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Bewaar bevestigingen per film in één overzicht, zodat de vertoningsvoorwaarden niet op het laatste moment worden gezocht.
Wanneer test ik de films en ondertiteling?: Controleer ieder filmbestand uiterlijk één week vooraf op beeld, geluid en ondertiteling. Doe op de festivallocatie nog een volledige test met de beamer, het scherm, de speakers en de mediaspeler.
Hoeveel techniek heb ik nodig voor een kortfilmfestival?: Plan per vertoningszaal minimaal één afspeellaptop of mediaspeler, één beamer, één scherm, speakers en een passende set kabels. Leg daarnaast minstens één reservekopie en één reserve-laptop klaar voor storingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.