Kurzfilmfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kurzfilmfestival braucht früh klare Zuständigkeiten: Termin und Veranstaltungsort stehen am Anfang, Filmrechte und Anmeldungen folgen direkt danach. Später entscheidet die technische Prüfung darüber, ob Beamer, Ton, Untertitel und Sicherungskopien am Veranstaltungstag funktionieren. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Einlass und hilft dir, typische Engpässe bei Programm, Jury, Besucherliste und Beschilderung rechtzeitig zu vermeiden. Plane besonders für Filmdateien und Präsentationstechnik feste Testtermine ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Festivaldatum festlegen
2 Personen
Den Veranstaltungsort reservieren
Filmrechte reservieren
2 Personen
Die Anmeldung öffnen
Programm erstellen
3 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Festivalinformationen online stellen
Pressemitteilung versenden
Lokale Presse ansprechen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Diätwünsche erfassen
Programmhefte bestellen
Erstelle die Besucherliste
2 Personen
Filmprogramm bestätigen
2 Personen
Jurymitglieder bestätigen
Erstelle den Juryplan
2 Personen
Präsentationstexte erstellen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Teilnehmerausweise drucken
2 Personen
Präsentationsfolien erstellen
2 Personen
Filmdateien prüfen
2 Personen
Eine Sicherungskopie erstellen
Untertitel testen
2 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Festival-Einkäufe erledigen
3 Personen
Material per Post verpacken
3 Personen
Geräte und Materialien verladen
3 Personen

Event

Den Veranstaltungsort öffnen
2 Personen
Notausgänge prüfen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Richten Sie den Empfangstresen ein
2 Personen
Den Cateringtisch einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Den Projektor installieren
2 Personen
Die Filmleinwand aufstellen
3 Personen
Die Tonanlage anschließen
2 Personen
Bild und Ton testen
3 Personen
Ersatzgeräte testen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Diätportionen vorbereiten
2 Personen
Kaffee und Tee machen
2 Personen
Empfangspersonal einweisen
2 Personen
Technikmitarbeiter informieren
3 Personen
Jury-Mitglieder briefen
2 Personen
Empfang eröffnen
3 Personen
Tickets kontrollieren
3 Personen
Besucher in den Saal begleiten
2 Personen
Eröffnung präsentieren
Den ersten Filmblock starten
2 Personen
Das erste Gespräch begleiten
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Die Häppchen servieren
3 Personen
Starten Sie den zweiten Filmblock
2 Personen
Führe das zweite Gespräch
2 Personen
Cateringvorräte auffüllen
2 Personen
Die Pausengetränke servieren
3 Personen
Den dritten Filmblock starten
2 Personen
Publikumsstimmen sammeln
3 Personen
Publikumsstimmen zählen
3 Personen
Das Juryergebnis bekanntgeben
2 Personen
Festivalpreise überreichen
3 Personen
Den Abschlussfilm präsentieren
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Die Empfangstheke schließen
2 Personen

Nachbereitung

Catering-Tische abräumen
3 Personen
Abfall einsammeln
3 Personen
Geräte abkoppeln
3 Personen
Filme und Dokumente einpacken
2 Personen
Stühle und Tische wegräumen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Den Cateringbereich reinigen
3 Personen
Zurückgelassene Sachen prüfen
2 Personen
Schließen Sie den Veranstaltungsort ab
2 Personen
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Dankesnachrichten senden
2 Personen
Die Festivalfotos veröffentlichen
Publikumsinformationen versenden
Filmkopien archivieren
Abrechnungen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 140
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 150
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

BeamerAnz. 2
Leinwand
LaptopsAnz. 2
MedienplayerAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
USB-SticksAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
Präsentationsklicker
LaptopständerAnz. 2
KopfhörerAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
LichtständerAnz. 4

Geschirr

WassergläserAnz. 160
WeingläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 160
BestecksetsAnz. 160
ServierschalenAnz. 18
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KüchenzangenAnz. 4
KühlelementeAnz. 20

Dekoration

FestivalplakateAnz. 12
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
PinnwändeAnz. 4
WegweiserAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 20
JurypreiseAnz. 6
Publikumspreis

Catering

ProgrammhefteAnz. 150
BesucherbadgesAnz. 150
JurymarkenAnz. 10
StimmkartenAnz. 150
WahlurnenAnz. 3
StifteAnz. 40
ArmbänderAnz. 150
Einkäufe
Kasse
Kartenterminal
Geldkassette
KaufbelegeAnz. 200
EtikettenaufkleberAnz. 300
FutternäpfeAnz. 100
Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 200
ThermobecherAnz. 100

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmoppAnz. 3
EimerAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
Reinigungswagen
HandfegerAnz. 4

Tipps

Lege den Termin und den Veranstaltungsort zuerst fest. Reserviere anschließend die Filmrechte, damit du das Programm nicht mit Filmen planst, die später nicht gezeigt werden dürfen.
Öffne die Anmeldung nicht ohne Frist und Kapazitätsgrenze. Prüfe die Anmeldungen regelmäßig und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Festival.
Teste jede Filmdatei mindestens 14 Tage vor der Vorführung auf dem vorgesehenen Laptop, Medienplayer, Beamer und der Leinwand. Untertitel, Ton und Bildformat solltest du dabei vollständig kontrollieren.
Erstelle die Besucher- und Jurypläne, bevor Programmhefte und Ausweise in Druck gehen. Plane für Namensschilder, Teilnehmerausweise und Beschilderung mindestens 5 Werktage Produktionszeit ein.
Lege am Veranstaltungstag eine Sicherungskopie auf einem zweiten Datenträger bereit und prüfe HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Mikrofone und Lautsprecher vor dem Einlass. So bleibt Zeit, defekte Technik auszutauschen, statt den Programmstart zu verschieben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kurzfilmfestival organisieren?: Beginne mindestens 3 bis 6 Monate vorher mit Termin, Veranstaltungsort und Filmrechten. Für Anmeldungen, Jury, Pressearbeit und Programmplanung brauchst du anschließend mehrere feste Zwischenfristen.
Wann muss man die Filmdateien für ein Kurzfilmfestival prüfen?: Prüfe alle Dateien mindestens 14 Tage vor dem Festival auf Bild, Ton, Untertitel und Kompatibilität. Erstelle direkt danach eine Sicherungskopie und teste sie ebenfalls.
Wie viele Tage vorher sollte das Kurzfilmprogramm feststehen?: Bestätige das Filmprogramm idealerweise 3 bis 4 Wochen vor der Veranstaltung. Dann bleiben etwa 10 bis 15 Werktage für Präsentationstexte, Folien, Programmhefte und Einladungsinformationen.
Wann sollte man die Technik für ein Kurzfilmfestival aufbauen?: Baue Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mischpult und Mikrofone spätestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass auf. Reserviere zusätzlich mindestens 30 Minuten für einen vollständigen Test mit einer Filmdatei und den Präsentationsfolien.

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