Checklist para organizar un festival de cortometrajes

Organizar un festival de cortometrajes implica coordinar programación, derechos, inscripciones, jurado, proyección y atención al público. El orden de las tareas importa: primero aseguras la fecha, el recinto y los permisos; después abres la convocatoria y cierras el programa. Durante las últimas semanas conviene revisar cada archivo de vídeo, preparar la señalización y probar todo el equipo técnico. Esta checklist reúne 85 tareas y 72 artículos para que no llegues al día del festival con una decisión pendiente.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del festival
2 personas
Reservar el recinto del festival
Reservar los derechos de la película
2 personas
Abrir la inscripción
Haz el programa
3 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar información del festival en línea
Enviar nota de prensa
Contactar con la prensa local
Procesar las inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir folletos del programa
Haz la lista de visitantes
2 personas
Confirmar el programa de cine
2 personas
Confirmar a los miembros del jurado
Preparar el horario del jurado
2 personas
Preparar los textos de la presentación
2 personas
Crear la señalización
2 personas
Imprimir acreditaciones de participantes
2 personas
Prepara las diapositivas de la presentación
2 personas
Comprobar los archivos de vídeo
2 personas
Hacer una copia de seguridad
Probar subtítulos
2 personas
Haz tarjetas de nombre
2 personas
Comprar la comida del festival
3 personas
Empaquetar materiales por correo
3 personas
Cargar equipos y materiales
3 personas

Evento

Abrir el recinto
2 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Prepara el mostrador de recepción
2 personas
Preparar la mesa de catering
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señalización
2 personas
Colocar los programas
2 personas
Instalar el proyector
2 personas
Colocar la pantalla de cine
3 personas
Conecta el equipo de sonido
2 personas
Probar imagen y sonido
3 personas
Probar el equipo de reserva
2 personas
Poner las bebidas frías
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar las raciones de dieta
2 personas
Prepara café y té
2 personas
Carta a los encargados de recepción
2 personas
Informar al personal técnico
3 personas
Carta a los miembros del jurado
2 personas
Abrir la recepción
3 personas
Comprobar los tickets
3 personas
Guiar a los visitantes a la sala
2 personas
Presentar la inauguración
Comenzar el primer bloque de película
2 personas
Guiar la primera conversación
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Sirve los aperitivos
3 personas
Iniciar el segundo bloque de la película
2 personas
Acompañar la segunda entrevista
2 personas
Reponer suministros de catering
2 personas
Sirve las bebidas del descanso
3 personas
Empezar el tercer bloque de cine
2 personas
Recoger votos del público
3 personas
Contar los votos del público
3 personas
Anunciar el veredicto del jurado
2 personas
Entregar los premios del festival
3 personas
Presentar la película de clausura
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Cerrar la recepción
2 personas

Seguimiento

Recoger las mesas de catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Desconectar el equipo
3 personas
Empacar películas y documentos
2 personas
Recoger sillas y mesas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar el área de catering
3 personas
Comprueba los objetos olvidados
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el equipo alquilado
2 personas
Devolver los materiales sobrantes
2 personas
Gestionar los objetos perdidos
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
Publicar las fotos del festival
Enviar información al público
Archivar las copias de la película
Tramitar reembolsos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 140
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 3
Perchascant. 150
Papeleracant. 8

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de cine
Portátilescant. 2
Reproductores multimediacant. 2
Altavocescant. 4
Micrófonoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Memorias USBcant. 4
Baterías externascant. 4
Clic de presentación
Soportes para portátilescant. 2
Auricularescant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 6
Soportes de iluminacióncant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 160
Copas de vinocant. 100
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 160
Cubiertoscant. 160
Bandejas de servircant. 18
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de cocinacant. 4
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Carteles del festivalcant. 12
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 12
Tableros de corchocant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Portatarjetas de nombrecant. 20
Premios del juradocant. 6
Premio del público

Catering

Programascant. 150
Credenciales para visitantescant. 150
Credenciales del juradocant. 10
Tarjetas de votacióncant. 150
Urnas de votacióncant. 3
Bolígrafoscant. 40
Pulserascant. 150
Compras
Caja registradora
Máquina de sellado
Caja registradora
Vales de compracant. 200
Pegatinas de etiquetascant. 300
Recipientes para comidacant. 100
Vasos reutilizablescant. 200
Vasos térmicoscant. 100

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 3
Fregonacant. 3
Cuboscant. 3
Limpiacristalescant. 2
Carro de limpieza
Escobas de manocant. 4

Consejos

Cierra la fecha y el recinto antes de abrir las inscripciones. Así puedes publicar horarios, aforo y condiciones concretas desde el primer día, en lugar de corregir la información después.
Revisa los derechos de cada cortometraje antes de confirmar el programa. Haz una comprobación técnica de todos los archivos y subtítulos al menos 7 días antes; guarda además una copia de seguridad en una memoria USB.
No dejes el jurado para la última semana. Confirma sus miembros y prepara su horario con varios días de margen, especialmente si deben ver muchas obras o participar en una presentación.
Calcula las necesidades del público y del equipo por separado: sillas, mesas, percheros y papeleras para la sala; proyector, pantalla, altavoces, micrófonos, cables y regletas para la proyección. Prueba las conexiones en el recinto antes de imprimir las acreditaciones.
La comunicación final suele retrasarse por detalles pequeños. Envía las invitaciones y la nota de prensa con tiempo, publica el programa en línea y pide los folletos impresos cuando el programa ya esté confirmado; recoge también las preferencias dietéticas antes de comprar la comida.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cortometrajes?: Empieza al menos 3 meses antes para fijar la fecha, reservar el recinto, gestionar los derechos y abrir las inscripciones. Reserva la última semana para cerrar el programa, revisar los vídeos y confirmar el equipo.
¿Cuándo hay que cerrar la inscripción de cortometrajes?: Cierra la convocatoria entre 3 y 4 semanas antes del festival si necesitas procesar las inscripciones, preparar el programa y confirmar a los participantes. Deja al menos 7 días para resolver archivos incompletos o problemas de subtítulos.
¿Cuándo se deben probar los vídeos y los subtítulos?: Comprueba todos los archivos y subtítulos como mínimo 7 días antes de la primera proyección. Reproduce cada vídeo con el proyector, el reproductor multimedia y el sistema de sonido que usarás el día del festival.
¿Cuánta comida y bebida hay que comprar para el festival?: Calcula las cantidades según la lista de visitantes confirmados y añade aproximadamente un 10 % de margen. Recoge las preferencias dietéticas al menos 5 días antes de comprar y separa las opciones especiales desde el montaje.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.