Checklist pour organiser un festival du court métrage

Un festival du court métrage demande de coordonner les films, les inscriptions, le jury, le public et la technique. Commence par fixer la date et réserver le lieu, puis avance vers les droits de diffusion, le programme et la communication. Les derniers jours servent surtout à vérifier les fichiers vidéo, les sous-titres, les badges et le matériel de projection. Cette checklist rassemble les étapes à suivre dans l’ordre, pour éviter les oublis qui bloquent une séance ou compliquent l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du festival
2 personnes
Réserver le lieu du festival
Réserver les droits de film
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Établir le programme
3 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les informations du festival en ligne
Envoyer le communiqué de presse
Contacter la presse locale
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les programmes
Créer la liste des visiteurs
2 personnes
Confirmer le programme du film
2 personnes
Confirmer les membres du jury
Préparer le planning du jury
2 personnes
Rédiger les textes de présentation
2 personnes
Créer la signalétique
2 personnes
Imprimer les badges des participants
2 personnes
Préparer les diapositives de présentation
2 personnes
Vérifier les fichiers vidéo
2 personnes
Faire une copie de sauvegarde
Tester le sous-titrage
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Acheter les provisions du festival
3 personnes
Envoyer le matériel par courrier
3 personnes
Charger le matériel et les fournitures
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Aménager le bureau d’accueil
2 personnes
Aménager la table de catering
3 personnes
Accrocher la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Installer le projecteur
2 personnes
Installer l’écran de projection
3 personnes
Brancher le matériel audio
2 personnes
Tester l’image et le son
3 personnes
Tester le matériel de secours
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer des encas
4 personnes
Préparer les portions adaptées aux régimes
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Réception des lettres
2 personnes
Informer les techniciens
3 personnes
Lettre aux membres du jury
2 personnes
Ouvrir l’accueil
3 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Accompagner les visiteurs vers la salle
2 personnes
Présenter l'ouverture
Lancer le premier bloc de films
2 personnes
Animer le premier entretien
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Lancer le deuxième bloc de film
2 personnes
Accompagner le deuxième entretien
2 personnes
Réapprovisionner les stocks traiteur
2 personnes
Servir les boissons de la pause
3 personnes
Lancer le troisième bloc de films
2 personnes
Recueillir les votes du public
3 personnes
Compter les votes du public
3 personnes
Annoncer le résultat du jury
2 personnes
Remettre les prix du festival
3 personnes
Présenter le film de clôture
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Fermer le comptoir d’accueil
2 personnes

Suivi

Dégager les tables de restauration
3 personnes
Collecter les déchets
3 personnes
Déconnecter l’équipement
3 personnes
Emballer les films et les documents
2 personnes
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer l’espace traiteur
3 personnes
Vérifier les objets oubliés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Retourner les matériaux restants
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Envoyer des messages de remerciement
2 personnes
Publier les photos du festival
Envoyer les informations au public
Archiver les copies du film
Traiter les notes de frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 3
Cintresqté 150
Poubellesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Lecteurs multimédiasqté 2
Haut-parleursqté 4
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Clés USBqté 4
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentation
Supports pour ordinateur portableqté 2
Casques audioqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6
Pieds d’éclairageqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 160
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 160
Couvertsqté 160
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de cuisineqté 4
Pains de glaceqté 20

Décoration

Affiches du festivalqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 12
Panneaux d’affichageqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Porte-nomsqté 20
Prix du juryqté 6
Prix du public

Catering

Brochures du programmeqté 150
Badges visiteursqté 150
Badges du juryqté 10
Cartes de voteqté 150
Urnes de voteqté 3
Stylosqté 40
Braceletsqté 150
Courses
Caisse
Terminal de paiement
Caisse
Bons d’achatqté 200
Autocollants d’étiquetageqté 300
Gamellesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 200
Mugs isothermesqté 100

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Serpillièreqté 3
Seauxqté 3
Raclette de solqté 2
Chariot de nettoyage
Balais à mainqté 4

Conseils

Réserve le lieu avant d’ouvrir les inscriptions : vérifie la capacité, les horaires d’accès et l’espace nécessaire pour l’écran, le vidéoprojecteur, les chaises et les tables pliantes.
Ne confirme pas le programme uniquement sur la base des titres reçus. Vérifie chaque fichier vidéo, les formats, le son et les sous-titres, puis conserve une copie de sauvegarde sur une clé USB ou un ordinateur distinct.
Prévois la communication en deux temps : publie les informations pratiques en ligne dès l’ouverture des inscriptions, puis envoie le communiqué de presse et contacte la presse locale plusieurs semaines avant le festival.
Centralise les informations des participants dans une liste unique : coordonnées, besoins alimentaires, badges, horaires et éventuelles contraintes du jury. Fais une dernière vérification au moins 7 jours avant l’événement.
Teste la projection dans la salle avant l’arrivée du public. Branche le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs, les microphones, la table de mixage et les câbles HDMI, puis garde des rallonges et multiprises de secours à portée de main.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival du court métrage ?: Commence idéalement 4 à 6 mois avant la date prévue. Les premières semaines servent à fixer la date, réserver le lieu et obtenir les droits de diffusion ; prévois ensuite le programme, le jury et la communication.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvre les inscriptions environ 8 à 12 semaines avant le festival, selon le nombre de films attendu. Fixe une date limite claire et garde au moins 2 semaines pour traiter les candidatures, confirmer le programme et contacter les participants.
Quand vérifier les films et les sous-titres ?: Fais une première vérification dès réception de chaque fichier, puis un test complet 7 à 10 jours avant la projection. Contrôle l’image, le son, les sous-titres et la compatibilité avec l’ordinateur ou le lecteur multimédia utilisés sur place.
Quel matériel faut-il prévoir pour une projection de courts métrages ?: Prévois au minimum un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur ou lecteur multimédia, des haut-parleurs, des câbles HDMI, des rallonges et des multiprises. Ajoute au moins une copie de sauvegarde des vidéos et teste tout le branchement avant l’ouverture des portes.

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