Wat heb je nodig voor een kortfilmfestival?

Een kortfilmfestival vraagt om meer dan films en stoelen. Je hebt apparatuur nodig die beeld en geluid betrouwbaar afspeelt, plus kabels, stroomvoorziening en reservekopieën voor het geval iets uitvalt. Voor de ontvangst van bezoekers komen garderobe, bewegwijzering, badges en programmaboekjes erbij. Ook drank, servies en verlichting worden vaak pas op het laatste moment geregeld. Gebruik deze boodschappenlijst om je inkopen en materiaalhuur tijdig compleet te maken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Klaptafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 150
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Beameraantal 2
Filmscherm
Laptopsaantal 2
Mediaspelersaantal 2
Speakersaantal 4
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
USB-sticksaantal 4
Powerbanksaantal 4
Presentatieklikker
Laptopstandaardsaantal 2
Koptelefoonsaantal 2

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6
Lichtstandaardsaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Serveerschalenaantal 18
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Keukentangenaantal 4
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Festivalpostersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Prikbordenaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 20
Juryprijzenaantal 6
Publieksprijs

Catering

Programmaboekjesaantal 150
Bezoekersbadgesaantal 150
Jurybadgesaantal 10
Stemkaartjesaantal 150
Stembussenaantal 3
Pennenaantal 40
Polsbandjesaantal 150
Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilo
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Cacaopoeder - 1 kilo
- Suiker - 3 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Water zonder koolzuur - 120 flessen
- Water met koolzuur - 60 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Tonic - 12 flessen
- Appelsap - 12 pakken
- Sinaasappelsap - 12 pakken
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Bier - 96 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Alcoholvrije wijn - 6 flessen
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Salsa - 6 potten
- Gezouten noten - 4 zakken
- Ongezouten noten - 4 zakken
- Rijstwafels - 6 pakken
- Crackers - 8 pakken
- Stokbroden - 20 stuks
- Mini pistolets - 180 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Roomkaas - 3 kilo
- Jonge kaas - 4 kilo
- Brie - 2 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Pesto - 6 potten
- Kalkoenfilet - 3 kilo
- Gerookte kip - 2 kilo
- Komkommer - 12 stuks
- Tomaten - 5 kilo
- Rucola - 12 zakken
- Paprika - 20 stuks
- Olijven - 6 potten
- Druiven - 8 kilo
- Appels - 100 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Mandarijnen - 80 stuks
- Miniwortels - 6 kilo
- Bleekselderij - 8 stronken
- Yoghurtdip - 6 bakjes
- Vegan dip - 6 bakjes
- Brownies - 160 stuks
- Vegan muffins - 80 stuks
- Glutenvrije koekjes - 6 pakken
- Citroenen - 20 stuks
- IJsblokjes - 20 kilo
- Servetten - 600 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Pedaalemmerzakken - 60 stuks
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Desinfecterende doekjes - 8 pakken
- Sponzen - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 20 stuks
- Rubberen handschoenen - 12 paar
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 8 flessen
- Papieren handdoeken - 12 pakken
Kassa
Pinapparaat
Geldkist
Koopbonnenaantal 200
Etiketstickersaantal 300
Voedselbakjesaantal 100
Herbruikbare drinkbekersaantal 200
Thermosbekersaantal 100

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Vloertrekkeraantal 2
Schoonmaakkar
Handvegersaantal 4

Tips

Test beamer, filmscherm, mediaspelers, speakers en microfoons uiterlijk 24 uur vooraf met de echte filmbestanden. Leg HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen klaar; zonder die aansluitingen kun je de apparatuur niet betrouwbaar gebruiken.
Neem per afspeelapparaat minimaal één reservekopie op USB-stick mee en bewaar die op een tweede plek. Controleer ondertiteling vooraf op alle laptops of mediaspelers, omdat een bestand dat thuis werkt niet altijd op locatie goed afspeelt.
Plan voor de ontvangst aparte ruimte voor garderoberekken, kledinghangers en afvalbakken. Zet bewegwijzering en naamkaartjes minstens 2 uur voor de eerste vertoning op hun plaats, zodat bezoekers niet tijdens de start zoeken.
Stem waterglazen, koffiekopjes, borden en bestek af op het aantal bezoekers plus ongeveer 10% reserve. Voor een festival met een pauze heb je bovendien voldoende klaptafels nodig om drank en programmaboekjes neer te leggen.
Regel naast de hoofdverlichting ook LED-lampen of sfeerverlichting voor entree en pauzeruimte. Neem powerbanks en een presentatieklikker mee voor presentatoren en juryleden; die worden vaak vergeten wanneer de technische lijst alleen op filmprojectie is gericht.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een kortfilmfestival?: Begin met apparatuur voor beeld en geluid, zoals een beamer, filmscherm, speakers, microfoons en mediaspelers. Voeg HDMI-kabels, verlengkabels, stekkerdozen, USB-sticks en powerbanks toe. Voor bezoekers heb je daarnaast stoelen, garderoberekken, kledinghangers, afvalbakken, servies en verlichting nodig.
Hoeveel reservekabels heb ik nodig voor een filmfestival?: Neem per noodzakelijke HDMI-verbinding minstens één reservekabel mee en leg minimaal twee extra verlengkabels en twee stekkerdozen klaar. Controleer dit uiterlijk 24 uur voor aanvang op lengte en aansluiting. Zo voorkom je dat een ontbrekende kabel de vertoning stillegt.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een kortfilmfestival?: Reken per bezoeker op één waterglas en voeg ongeveer 10% reserve toe. Voor een pauze met koffie of hapjes heb je per bezoeker ook een koffiekopje, bord en bestekset nodig, eveneens met 10% extra. Wijnglazen zijn alleen nodig als wijn op het programma staat.
Wanneer moet ik de techniek voor een kortfilmfestival testen?: Test alle filmbestanden, ondertiteling, presentatieslides, microfoons en het geluid uiterlijk 24 uur vooraf met de definitieve opstelling. Doe op de festivaldag nog een korte controle van ongeveer 2 uur voor de opening. Bewaar de reservekopie op minimaal één aparte USB-stick.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.