Einkaufsliste für ein Kurzfilmfestival

Für ein Kurzfilmfestival brauchst du mehr als Beamer und Leinwand. Neben der Vorführtechnik müssen auch Ton, Strom, Beleuchtung, Sitzplätze, Geschirr und Materialien für Einlass und Präsentationen bereitstehen. Plane die Einkäufe erst, wenn Besucherzahl, Filmprogramm und Veranstaltungsort feststehen. So kaufst du weder zu wenig Geschirr noch vergisst du Kabel, Ersatztechnik oder eine Sicherung der Filmdateien.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 140
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 150
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

BeamerAnz. 2
Leinwand
LaptopsAnz. 2
MedienplayerAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
USB-SticksAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
Präsentationsklicker
LaptopständerAnz. 2
KopfhörerAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
LichtständerAnz. 4

Geschirr

WassergläserAnz. 160
WeingläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 160
BestecksetsAnz. 160
ServierschalenAnz. 18
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KüchenzangenAnz. 4
KühlelementeAnz. 20

Dekoration

FestivalplakateAnz. 12
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
PinnwändeAnz. 4
WegweiserAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 20
JurypreiseAnz. 6
Publikumspreis

Catering

ProgrammhefteAnz. 150
BesucherbadgesAnz. 150
JurymarkenAnz. 10
StimmkartenAnz. 150
WahlurnenAnz. 3
StifteAnz. 40
ArmbänderAnz. 150
Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 Kilo
- Schwarzer Tee - 4 Packungen
- Kräutertee - 2 Kartons
- Kakaopulver - 1 Kilo
- Zucker - 3 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Wasser ohne Kohlensäure - 120 Flaschen
- Sprudelwasser - 60 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Orangenlimonade - 18 Flaschen
- Tonic - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Packungen
- Orangensaft - 12 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Bier - 96 Fläschchen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Alkoholfreier Wein - 6 Flaschen
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Salsa - 6 Gläser
- Gesalzene Nüsse - 4 Beutel
- Ungesalzene Nüsse - 4 Beutel
- Reiswaffeln - 6 Packungen
- Cracker - 8 Packungen
- Baguettes - 20 Stück
- Mini-Brötchen - 180 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Frischkäse - 3 Kilo
- Junger Käse - 4 kilo
- Brie - 2 Kilo
- Hummus - 3 Kilo
- Pesto - 6 Gläser
- Putenfilet - 3 Kilo
- Geräuchertes Hähnchen - 2 Kilo
- Gurke - 12 Stück
- Tomaten - 5 kilo
- Rucola - 12 Beutel
- Paprika - 20 Stück
- Oliven - 6 Gläser
- Trauben - 8 kilo
- Äpfel - 100 Stück
- Bananen - 80 Stück
- Mandarinen - 80 Stück
- Minikarotten - 6 Kilo
- Staudensellerie - 8 Stauden
- Joghurtdip - 6 Becher
- Veganer Dip - 6 Schälchen
- Brownies - 160 Stück
- Vegane Muffins - 80 Stück
- Glutenfreie Kekse - 6 Packungen
- Zitronen - 20 Stück
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Servietten - 600 Stück
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Mülleimerbeutel - 60 Stück
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Desinfektionstücher - 8 Packungen
- Schwämme - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 20 Stück
- Gummihandschuhe - 12 Paar
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 8 Flaschen
- Papierhandtücher - 12 Packungen
Kasse
Kartenterminal
Geldkassette
KaufbelegeAnz. 200
EtikettenaufkleberAnz. 300
FutternäpfeAnz. 100
Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 200
ThermobecherAnz. 100

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmoppAnz. 3
EimerAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
Reinigungswagen
HandfegerAnz. 4

Tipps

Plane pro erwarteter Person einen Sitzplatz und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Für Jury, Moderation und Technik solltest du eigene Plätze sowie mindestens zwei zusätzliche Tische vorsehen.
Prüfe Beamer, Leinwand, Medienplayer, Mischpult, Lautsprecher und Mikrofone spätestens 7 Tage vor dem Festival gemeinsam mit jeder Filmdatei. Teste dabei auch Untertitel und alle HDMI- und Verlängerungskabel.
Lege für jede wichtige Filmdatei eine Sicherungskopie auf einem zweiten Datenträger an und bewahre mindestens zwei USB-Sticks mit dem finalen Programm getrennt voneinander auf. So bist du bei einem defekten Laptop nicht auf eine einzige Datei angewiesen.
Rechne bei einem Empfang mit 2 bis 3 Getränken pro Person in der ersten Stunde und plane Gläser für mindestens 1,5-mal so viele Gäste wie gleichzeitig erwartet. Wasser-, Wein- und Kaffeegläser werden oft zu spät bestellt.
Stelle Beschilderung, Namensschilder, Teilnehmerausweise und Programmhefte spätestens am Vortag bereit. Halte außerdem Powerbanks, Präsentationsklicker und Ersatzbatterien am Technikplatz griffbereit, nicht im Lager.

Häufige Fragen

Was brauche ich für ein Kurzfilmfestival?: Du brauchst mindestens Beamer, Leinwand, Medienplayer, Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult, HDMI- und Verlängerungskabel sowie einen Laptop. Ergänze je nach Ablauf Sitzmöbel, Tische, Beleuchtung, Geschirr, USB-Sticks, Namensschilder und Programmhefte.
Wie viele Stühle brauche ich für ein Kurzfilmfestival?: Plane einen Stuhl pro angemeldeter oder erwarteter Person und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 80 Gästen sind das etwa 84 bis 88 Stühle; Plätze für Jury und Moderation kommen noch dazu.
Wann sollte ich die Technik für ein Kurzfilmfestival testen?: Führe einen vollständigen Techniktest spätestens 7 Tage vorher durch und teste am Veranstaltungstag nochmals mindestens 2 Stunden vor Einlass. Prüfe jede Filmdatei, Untertitel, Ton, Bildformat, Kabel und die Ersatzkopie.
Wie viel Geschirr brauche ich für ein Kurzfilmfestival?: Bei einem Empfang solltest du pro Geschirrtyp etwa 1,5 Stück pro gleichzeitig erwarteter Person einplanen. Für 80 Gäste sind beispielsweise rund 120 Gläser sowie ausreichend Teller, Besteck und Kaffeetassen sinnvoll, besonders wenn nicht laufend gespült wird.

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