Qué necesitas para organizar un festival de cortometrajes

Un festival de cortometrajes necesita más que películas y un proyector. Esta lista reúne el material para la sala, las presentaciones del jurado, la recepción del público y la comida del festival. Calcula las cantidades según el aforo y prepara una unidad de reserva para los elementos técnicos críticos. Los cables, adaptadores, copias de seguridad y la vajilla suelen quedarse para el último momento, cuando ya no hay tiempo de resolverlos.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 140
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 3
Perchascant. 150
Papeleracant. 8

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de cine
Portátilescant. 2
Reproductores multimediacant. 2
Altavocescant. 4
Micrófonoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Memorias USBcant. 4
Baterías externascant. 4
Clic de presentación
Soportes para portátilescant. 2
Auricularescant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 6
Soportes de iluminacióncant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 160
Copas de vinocant. 100
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 160
Cubiertoscant. 160
Bandejas de servircant. 18
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de cocinacant. 4
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Carteles del festivalcant. 12
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 12
Tableros de corchocant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Portatarjetas de nombrecant. 20
Premios del juradocant. 6
Premio del público

Catering

Programascant. 150
Credenciales para visitantescant. 150
Credenciales del juradocant. 10
Tarjetas de votacióncant. 150
Urnas de votacióncant. 3
Bolígrafoscant. 40
Pulserascant. 150
Compras
- Granos de café - 3 kilos
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Cacao en polvo - 1 kilo
- Azúcar - 3 kilos
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Agua sin gas - 120 botellas
- Agua con gas - 60 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Tónica - 12 botellas
- Zumo de manzana - 12 paquetes
- Zumo de naranja - 12 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza - 96 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Vino sin alcohol - 6 botellas
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Salsa - 6 frascos
- Frutos secos salados - 4 bolsas
- Frutos secos sin sal - 4 bolsas
- Tortitas de arroz - 6 paquetes
- Crackers - 8 paquetes
- Barras de pan - 20 unidades
- Mini pistolets - 180 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Queso crema - 3 kilo
- Queso joven - 4 kilos
- Brie - 2 kilos
- Hummus - 3 kilos
- Pesto - 6 tarros
- Pechuga de pavo - 3 kilos
- Pollo ahumado - 2 kilo
- Pepino - 12 unidades
- Tomates - 5 kilos
- Rúcula - 12 bolsas
- Pimiento - 20 unidades
- Aceitunas - 6 tarros
- Uvas - 8 kilos
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Mandarinas - 80 unidades
- Zanahorias mini - 6 kilos
- Apio blanco - 8 manojos
- Dip de yogur - 6 tarrinas
- Dip vegano - 6 envases
- Brownies - 160 unidades
- Muffins veganos - 80 unidades
- Galletas sin gluten - 6 paquetes
- Limones - 20 unidades
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Servilletas - 600 unidades
- Palillos para cóctel - 500 unidades
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Bolsas para cubos de pedal - 60 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Toallitas desinfectantes - 8 paquetes
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 20 unidades
- Guantes de goma - 12 pares
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 8 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes
Caja registradora
Máquina de sellado
Caja registradora
Vales de compracant. 200
Pegatinas de etiquetascant. 300
Recipientes para comidacant. 100
Vasos reutilizablescant. 200
Vasos térmicoscant. 100

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 3
Fregonacant. 3
Cuboscant. 3
Limpiacristalescant. 2
Carro de limpieza
Escobas de manocant. 4

Consejos

Prepara al menos un cable HDMI, una regleta y un alargador de repuesto por cada puesto de reproducción. Comprueba todos los archivos de vídeo y subtítulos en el proyector real como mínimo 24 horas antes.
Calcula una silla por espectador y añade entre un 5 % y un 10 % de unidades extra para cambios de última hora. Deja pasillos libres y reserva asientos para el jurado y los participantes.
Lleva dos copias de cada película en memorias USB y guarda una tercera copia en un portátil o disco de respaldo. No dependas de una conexión a internet durante la proyección.
Para el servicio de bienvenida, cuenta un vaso por persona y añade un 15 % adicional; si habrá café y vino, calcula una taza y una copa por asistente. Compra servilletas y platos según el número confirmado de visitantes, no según el aforo máximo.
Coloca la señalización, las acreditaciones y las tarjetas de nombre antes de abrir las puertas. Ten una mesa plegable, un portátil y un micrófono listos en la zona de recepción para resolver inscripciones o cambios del programa.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un festival de cortometrajes?: Calcula una silla por persona confirmada y añade entre un 5 % y un 10 % de reserva. Para 100 asistentes, prepara entre 105 y 110 sillas, además de los asientos reservados para el jurado y el equipo.
¿Cuántas copias de cada cortometraje debo llevar?: Lleva dos copias en memorias USB y una tercera copia de seguridad en un portátil o disco externo. Comprueba los archivos, el sonido y los subtítulos al menos 24 horas antes de la primera proyección.
¿Cuánta vajilla necesito para la comida del festival?: Calcula un vaso, un plato y un juego de cubiertos por asistente, con un 15 % extra. Si sirves café y vino, añade una taza y una copa por persona prevista, más las unidades de reserva.
¿Cuándo debo probar el proyector y los altavoces?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, usando los mismos archivos y cables del festival. Repite una comprobación breve 60 minutos antes de abrir la sala para detectar conexiones sueltas o baterías descargadas.

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