Checklist voor een goed georganiseerde kortefilmavond

Een kortefilmavond vraagt meer voorbereiding dan alleen films kiezen en een beamer neerzetten. Je moet filmrechten controleren, bestanden op twee dragers bewaren en de volledige techniek vooraf testen. Ook bezoekersinformatie, dieetwensen, catering en de zaalopstelling bepalen of de avond soepel verloopt. Werk deze checklist in volgorde af: eerst locatie en programma, daarna uitnodigingen en catering, en pas op de dag zelf de opbouw en eindtest.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Films selecteren
2 personen
Filmrechten controleren
Films downloaden
Films technisch testen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur klaarzetten
2 personen
Printmateriaal voorbereiden
Films op twee dragers zetten

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal inspecteren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Scherm plaatsen
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Verlichting instellen
Filmprogramma testen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Buffet en bar inrichten
2 personen
Programma ophangen
Entree en garderobe inrichten
2 personen
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eerste filmblok starten
Pauze aankondigen
Tweede filmblok starten
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 70
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Stekkerdozenaantal 5
Verlengkabelsaantal 5
Kabelhaspelsaantal 2
Gaffer tapeaantal 3

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6
LED-lampenaantal 4
Zaklampenaantal 2

Servies

Drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerkommenaantal 10
Schenkkanaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Filmsterrenpostersaantal 8
Programmastandaardsaantal 4
Naamkaartjesaantal 80

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakspraysaantal 3

Catering

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Waterkannenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Drankdispensersaantal 2
Boodschappen

Tips

Test elke film uiterlijk één week vooraf op de laptop, beamer en geluidsinstallatie waarmee je de avond uitvoert. Controleer beeldverhouding, ondertiteling, geluidsniveau en het starten van de volgende film.
Zet het volledige filmprogramma op twee verschillende dragers. Bewaar één kopie bij de apparatuur en één reservekopie apart, zodat een defecte laptop of opslagdrager je programma niet stillegt.
Plak HDMI-kabels, verlengkabels en kabelhaspels vast voordat bezoekers binnenkomen. Laat tussen stoelen, scherm en uitgang een vrije looproute en controleer die opnieuw na het plaatsen van tafels.
Plan de catering op basis van de aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je bestelt. Zet drinkglazen, koffiekopjes, borden en bestek klaar op een aparte uitgifteplek, zodat de ontvangst niet voor het scherm plaatsvindt.
Open de locatie ruim vóór de inloop en reserveer minimaal 90 minuten voor zaalopstelling en techniek. Test het hele programma opnieuw nadat scherm, projector, luidsprekers en verlichting definitief staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kortefilmavond organiseren?: Begin idealiter 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, filmselectie en filmrechten. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf en leg bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de avond vast.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kortefilmavond op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, scherm, projector, geluid, verlichting en kabels. Plan daarna nog 30 minuten voor een volledige test van het filmprogramma en de ontvangst.
Wanneer moet ik de filmrechten voor een kortefilmavond controleren?: Controleer de rechten voordat je de films definitief opneemt in het programma, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Leg eventuele toestemming of voorwaarden uiterlijk 2 weken voor de vertoning vast.
Hoeveel drankjes en hapjes heb ik nodig voor een kortefilmavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en pas de voorraad daarna aan de duur van het programma aan. Bestel hapjes op basis van de definitieve aanmeldingen en controleer dieetwensen minimaal 1 week vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.