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Kurzfilmabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kurzfilmabend steht und fällt mit einem reibungslosen Ablauf, funktionierender Technik und einem Programm, das pünktlich starten kann. Plane zuerst Raum, Filme und Vorführrechte, bevor du Einladungen verschickst. Teste jeden Film mindestens einmal auf dem tatsächlichen Laptop, Beamer und Lautsprechersystem. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Bestuhlung, Kabelsicherung, Beleuchtung, Catering und einen vollständigen Probelauf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Filme auswählen

    2 Personen

  • Filmrechte prüfen

  • Filme herunterladen

  • Filme technisch testen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherinformationen versenden

  • Catering bestellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Ausrüstung bereitstellen

    2 Personen

  • Druckmaterial vorbereiten

  • Filme auf zwei Datenträger speichern

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal inspizieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Bildschirm aufstellen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Kabel sicher abkleben

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

  • Filmprogramm testen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Buffet und Bar einrichten

    2 Personen

  • Programm aufhängen

  • Eingang und Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Erstes Filmprogramm starten

  • Pause ankündigen

  • Zweiten Filmblock starten

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 6
  • StühleAnz. 70
  • GarderobenständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 5
  • VerlängerungskabelAnz. 5
  • KabeltrommelnAnz. 2
  • Gaffer TapeAnz. 3

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 2

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 10
  • KaraffeAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • Filmstar-PosterAnz. 8
  • ProgrammständerAnz. 4
  • NamensschilderAnz. 80

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • ReinigungsspraysAnz. 3

Catering

  • KühlboxenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 3
  • WasserkannenAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 8
  • GetränkespenderAnz. 2
  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Filmprogramm spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Abend fest. Prüfe für jeden Film die Vorführrechte, das Seitenverhältnis, die Tonspur und die Datei auf mindestens zwei Datenträgern.
  • Plane für Technik und Saal mindestens 90 Minuten Aufbauzeit ein. Schließe Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Mischpult an und spiele das komplette Programm vor dem Einlass einmal testweise ab.
  • Sichere alle Kabel mit Gaffer Tape und prüfe Verlängerungskabel sowie Kabeltrommeln, bevor Gäste eintreffen. Stolperstellen fallen im abgedunkelten Saal besonders spät auf.
  • Verschicke Besucherinformationen spätestens 3 Tage vorher. Nenne Beginn, Einlass, Adresse, Dauer, Hinweise zur Ernährung und eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen.
  • Rechne die Sitzplätze erst nach der Rauminspektion endgültig aus. Stelle Tische und Stühle so auf, dass Garderobenständer, Abfallbehälter und ein freier Weg zur Tür auch bei voller Belegung erreichbar bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kurzfilmabend organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Reservierung der Location und der Filmauswahl. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Programm, Rechte und Einladungen geklärt sein.
Wie lange dauert der Aufbau für einen Kurzfilmabend?
Plane mindestens 90 Minuten für Möbel, Projektion, Ton, Beleuchtung und Kabel ein. Für einen ersten Aufbau oder eine unbekannte Location sind 2 bis 3 Stunden realistischer.
Wann sollte man die Filme für einen Kurzfilmabend testen?
Teste jede Datei spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung auf dem vorgesehenen Laptop und Beamer. Am Veranstaltungstag folgt zusätzlich ein kompletter Probelauf des Programms, bevor die Gäste eintreffen.
Wie viele Filme passen in einen Kurzfilmabend?
Für einen Abend von etwa 2 bis 3 Stunden passen meist 6 bis 10 Kurzfilme, abhängig von Länge und Pausen. Plane zusätzlich 10 bis 15 Minuten für Begrüßung, Umbauten oder Gespräche ein.

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