Checklist pour organiser une soirée de courts métrages
Une soirée de courts métrages demande surtout une bonne préparation technique et un déroulé précis. Réservez le lieu, sélectionnez les films et vérifiez leurs droits de diffusion avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite un test complet avec le projecteur, l’écran, le son et les deux supports contenant les films. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil du public et au lancement de la projection.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Sélectionner les films
2 personnes
Vérifier les droits de diffusion du film
Télécharger les films
Tester techniquement les films
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux visiteurs
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Installer le matériel
2 personnes
Préparer le matériel d’impression
Mettre les films sur deux supports
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer l’écran
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Régler l’éclairage
Tester le programme du film
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
2 personnes
Afficher le programme
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Lancer le premier bloc de film
Annoncer la pause
Lancer le deuxième bloc de film
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Ranger le stock restant
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 6
- Chaisesqté 70
- Portantsqté 2
- Poubellesqté 4
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Câbles HDMIqté 3
- Adaptateurs HDMIqté 3
- Multiprisesqté 5
- Rallongesqté 5
- Rallonges à enrouleurqté 2
- Ruban gafferqté 3
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 6
- Lampes LEDqté 4
- Lampes de pocheqté 2
Vaisselle
- Verres à boireqté 80
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Saladiers de serviceqté 10
- Carafeqté 3
Décoration
- Nappesqté 6
- Affiches de stars de cinémaqté 8
- Pupitres de programmeqté 4
- Badges nominatifsqté 80
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Sprays nettoyantsqté 3
Catering
- Glacièresqté 3
- Thermosqté 3
- Carafes d’eauqté 4
- Cuillères de serviceqté 8
- Distributeurs de boissonsqté 2
- Courses
Conseils
- Vérifiez les droits de diffusion avant de télécharger les films : gardez une confirmation écrite pour chaque œuvre et ne prévoyez pas de programme définitif avant cette étape.
- Testez chaque film dans les conditions réelles au moins 48 heures avant la soirée, avec le même ordinateur, projecteur, câbles HDMI et système audio que le jour J.
- Conservez les films sur deux supports distincts et testez les deux. Une copie de secours ne sert que si elle est lisible et immédiatement accessible.
- Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Ce délai permet d’installer l’écran, le projecteur, les haut-parleurs et les chaises, puis de corriger un problème de branchement.
- Fixez les câbles au sol avec du ruban gaffer avant l’ouverture et gardez une lampe de poche près de la cabine ou de la table technique. Les rallonges et multiprises doivent rester accessibles sans traverser les passages.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une soirée de courts métrages ?
- Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu et vérifiez les droits en premier, puis gardez les 7 derniers jours pour confirmer les inscriptions, le catering et les tests techniques.
- Quand faut-il tester les films avant une projection ?
- Faites un premier test au moins 7 jours avant l’événement, puis un test final dans la salle 24 à 48 heures avant. Vérifiez l’image, le son, les sous-titres et le passage entre chaque film.
- Combien de temps faut-il pour installer une soirée de courts métrages ?
- Prévoyez environ 2 heures avant l’ouverture des portes pour installer les tables, les chaises, l’écran, le projecteur et la sonorisation. Ajoutez 30 minutes si le lieu ou le matériel vous est inconnu.
- Quand envoyer les informations aux visiteurs ?
- Envoyez les informations pratiques dès la confirmation de l’inscription, puis un rappel 3 à 5 jours avant la soirée. Indiquez l’heure d’ouverture, le programme, l’accès au lieu et les éventuels besoins alimentaires.
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