Checklist para una noche de cortometrajes sin imprevistos
Una noche de cortometrajes necesita más preparación técnica que una proyección normal: cada archivo debe funcionar, el sonido tiene que entenderse y el programa debe tener un ritmo razonable. Empieza reservando el lugar y confirmando los derechos de proyección; después cierra la selección, las inscripciones y el catering. El día del evento, llega con tiempo para revisar la sala, montar el proyector y probar el programa completo. Esta checklist reúne las 48 tareas y los 38 materiales del plan.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Seleccionar películas
2 personas
Comprobar los derechos de proyección
Descargar películas
Probar técnicamente las películas
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los visitantes
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Preparar el equipo
2 personas
Preparar material de impresión
Pasar las películas a dos soportes
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar la sala
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar la pantalla
2 personas
Conectar el proyector
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Configurar la iluminación
Probar el programa de cine
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el bufé y la barra
2 personas
Colgar el programa
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Atender la mesa de recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Iniciar el primer bloque de la película
Anunciar el descanso
Empezar el segundo bloque de películas
Guiar al público hacia la salida
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Empaquetar materiales
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los objetos prestados
Guardar el stock sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 6
- Sillascant. 70
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Regletascant. 5
- Cables alargadorescant. 5
- Enrollacablescant. 2
- Cinta gaffercant. 3
Iluminación
- Luces decorativascant. 6
- Lámparas LEDcant. 4
- Linternascant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Cuencos de serviciocant. 10
- Jarracant. 3
Decoración
- Mantelescant. 6
- Pósteres de estrellas de cinecant. 8
- Atriles para programascant. 4
- Tarjetas de nombrecant. 80
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Sprays de limpiezacant. 3
Catering
- Neveras portátilescant. 3
- Termoscant. 3
- Jarras de aguacant. 4
- Cucharones de servircant. 8
- Dispensadores de bebidascant. 2
- Compras
Consejos
- Guarda cada película en dos soportes distintos y prueba todos los archivos antes del evento. No des por hecho que un vídeo descargado se reproducirá igual en el portátil del lugar.
- Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: imagen, sonido, subtítulos, adaptadores HDMI y alimentación eléctrica. Un cable de repuesto y una regleta adicional evitan retrasos difíciles de resolver cuando ya han llegado los invitados.
- Envía a los visitantes el programa, la hora de apertura y la información práctica con varios días de antelación. Incluye una fecha límite para recoger preferencias dietéticas antes de pedir el catering.
- Llega entre 90 y 120 minutos antes de la primera proyección. Ese margen permite inspeccionar la sala, colocar sillas y pantalla, fijar los cables con cinta de seguridad y ajustar la iluminación sin hacerlo con público presente.
- Calcula las pausas dentro del programa, no solo la duración de las películas. Reserva al menos 10 minutos para una pausa breve y deja preparado un punto claro para vasos, tazas, platos y cubiertos, además de una papelera visible.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar una noche de cortometrajes?
- Empieza la selección y la comprobación de derechos al menos 3 o 4 semanas antes. Reserva los últimos 7 días para cerrar el programa, confirmar asistentes, pedir el catering y hacer la prueba técnica.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y las películas?
- Haz una primera prueba completa como mínimo 24 horas antes y repítela el día del evento. Llega entre 90 y 120 minutos antes para comprobar de nuevo imagen, sonido, subtítulos, cables y alimentación.
- ¿Cómo organizar el programa de una noche de cortometrajes?
- Agrupa las películas en bloques de 45 a 60 minutos y añade una pausa de unos 10 minutos entre bloques. Indica en el programa la duración de cada corto y deja margen para presentaciones o cambios técnicos.
- ¿Qué equipo hace falta para proyectar cortometrajes?
- Necesitas un proyector, una pantalla, un portátil, altavoces, mesa de mezclas si el montaje la requiere, cables HDMI, adaptadores, regletas y alargadores. Lleva las películas en dos soportes y cinta gaffer para fijar los cables al suelo.
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