Zo organiseer je een korenwedstrijd

Een korenwedstrijd organiseren begint niet met het podium, maar met duidelijke spelregels en een haalbare planning. Leg eerst vast hoeveel koren meedoen, hoe lang elk optreden duurt en waarop de jury beoordeelt. Daarna regel je inschrijvingen, locatie, jury, techniek en vrijwilligers in die volgorde. Verzamel technische wensen en muziekbestanden ruim vóór de wedstrijddag, zodat het optredenschema niet op het laatste moment verandert. Een goed draaiboek verbindt al deze onderdelen met elkaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
2
Koren uitnodigen
2 personen
3
Inschrijvingen openen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
6
Optredens indelen
2 personen
7
Juryleden uitnodigen
2 personen
8
Presentator vastleggen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Locatie reserveren
11
Vergunningen controleren
12
Verzekering controleren
13
Uitnodigingen versturen
2 personen
14
Publieksregistratie openen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Catering bestellen
2 personen
17
Jurymaaltijden reserveren
18
Prijzen en certificaten bestellen
19
Draaiboek afdrukken
20
Optredenschema afdrukken
21
Juryformulieren afdrukken
2 personen
22
Deelnemersbrief versturen
23
Technische wensen verzamelen
2 personen
24
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Materialen ophalen
2 personen
27
Locatie en route delen
28
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
29
EHBO-contact aanwijzen
30
Publieksingang controleren
2 personen

Event

31
Podiumruimte vrijmaken
4 personen
32
Podium opbouwen
4 personen
33
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
34
Microfoons aansluiten
2 personen
35
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
36
Jurytafels opstellen
2 personen
37
Publieksstoelen opstellen
4 personen
38
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
39
Artiestenruimte inrichten
2 personen
40
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
41
Dranken koud zetten
2 personen
42
Jurymaaltijden klaarzetten
2 personen
43
Versiering ophangen
3 personen
44
Wegwijzers plaatsen
2 personen
45
Inschrijftafel bemannen
2 personen
46
Koren ontvangen
3 personen
47
Aanwezigheid registreren
2 personen
48
Programma's uitdelen
2 personen
49
Publiek ontvangen
3 personen
50
Koren naar kleedruimte begeleiden
2 personen
51
Optredens aankondigen
52
Podiumwissels begeleiden
2 personen
53
Juryformulieren uitdelen
54
Juryformulieren innemen
55
Scores controleren
2 personen
56
Dranken serveren
3 personen
57
Hapjes serveren
3 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Buffet bijvullen
2 personen
60
Jurymaaltijden serveren
2 personen
61
Toiletten controleren
62
Afvalbakken legen
2 personen
63
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
64
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
65
Winnaars bekendmaken
2 personen
66
Prijzen uitreiken
2 personen
67
Groepsfoto maken
2 personen
68
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

69
Apparatuur uitschakelen
2 personen
70
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
71
Podium afbreken
4 personen
72
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
73
Decoratie verwijderen
3 personen
74
Servies afwassen
3 personen
75
Keuken schoonmaken
2 personen
76
Locatie schoonmaken
4 personen
77
Afval sorteren
2 personen
78
Gevonden voorwerpen verzamelen
79
Materialen inventariseren
2 personen
80
Geleende spullen retourneren
2 personen
81
Locatie afsluiten
2 personen
82
Deelnemers bedankbericht sturen
83
Jury bedankbericht sturen
84
Foto's delen
85
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Jurytafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 10
Publieksstoelenaantal 220
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4
Kleedkamerbankenaantal 12
Afvalbakkenaantal 10

Servies

Drinkglazenaantal 250
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Karaffenaantal 20

Apparatuur

Mengtafel
Speakersaantal 4
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Muziekspelersaantal 2
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Muziekstandaardsaantal 20
Laptop
Printer
Fotocamera

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Naambordjesaantal 30
Wegwijzerbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 8

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Dozen voor gevonden voorwerpenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stel het wedstrijdreglement op voordat je koren uitnodigt. Noteer onder meer de maximale optreedtijd, beoordelingscriteria, toegestane begeleiding en de uiterste inschrijfdatum; wijzigingen achteraf zorgen snel voor discussie.
Plan de inschrijving met een vaste sluitingsdatum en controleer daarna alle deelnemersgegevens. Vraag per koor meteen het aantal zangers, de contactpersoon, dieetwensen, technische wensen en muziekbestanden op.
Maak het optredenschema pas definitief nadat je de techniek en de beschikbare kleedkamerbanken hebt gecontroleerd. Plan tussen optredens minimaal 10 minuten wisseltijd, plus een langere pauze voor jury en publiek.
Regel de techniek als één geheel: mengtafel, speakers, microfoons, statieven, muziekspelers, verlengkabels en kabelgoten moeten op elkaar aansluiten. Laat vóór opening een volledige soundcheck doen en wijs één technisch aanspreekpunt aan.
Print het draaiboek, optredenschema en de juryformulieren op papier. Leg per onderdeel een exemplaar klaar voor de presentator, jury, techniek en backstagecoördinator; een laptop of printer als enige back-up is te kwetsbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een korenwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 6 maanden vooraf met reglement, locatie en jury. Open de inschrijving ongeveer 3 tot 4 maanden voor de wedstrijd en sluit die uiterlijk 6 weken vooraf, zodat je het schema en de deelnemersbrief kunt afronden.
Hoeveel tijd moet je per koor inplannen?: Reserveer naast de optreedtijd minstens 10 minuten voor op- en afbouw en het wisselen van het koor. Bij veel microfoons, muziekbestanden of een begeleidingsband is 15 minuten veiliger; plan bovendien een soundcheck vóór het publiek binnenkomt.
Wanneer verzamel je de technische wensen van koren?: Vraag technische wensen direct bij de inschrijving uit en leg een definitieve deadline vast van minimaal 6 weken voor de wedstrijd. Zo kan de techniek controleren of de mengtafel, microfoons, muziekspelers en aansluitingen beschikbaar zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een korenwedstrijd?: Reken voor een kleine wedstrijd op minimaal 6 vrijwilligers: twee voor ontvangst, twee backstage, één bij de publieksregistratie en één voor zaal- of runnerstaken. Bij meer dan 10 koren zijn extra backstage- en publieksvrijwilligers nodig om vertraging te voorkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.