Einen Chorwettbewerb organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Chorwettbewerb steht und fällt mit einem klaren Ablauf. Beginne mit Reglement, Termin und Veranstaltungsort, bevor du Chöre einlädst. Danach folgen Anmeldungen, Auftrittsplan, Jury und technische Anforderungen. In den letzten Wochen werden Teilnehmerdaten geprüft, Musikdateien gesammelt, Zertifikate bestellt und Helfer eingeteilt. Plane außerdem getrennt für Bühne, Jury, Publikum und Catering – besonders Jurymahlzeiten und Technik werden sonst leicht zu spät organisiert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
2
Chöre einladen
2 Personen
3
Anmeldungen öffnen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
6
Auftritte einteilen
2 Personen
7
Jurymitglieder einladen
2 Personen
8
Moderator festlegen
9
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
10
Location reservieren
11
Genehmigungen prüfen
12
Versicherung prüfen
13
Einladungen verschicken
2 Personen
14
Publikumsregistrierung öffnen
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Catering bestellen
2 Personen
17
Jurymahlzeiten reservieren
18
Preise und Zertifikate bestellen
19
Drehbuch ausdrucken
20
Auftrittsplan ausdrucken
21
Juryeformulare drucken
2 Personen
22
Teilnehmerbrief versenden
23
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
24
Musikdateien sammeln
2 Personen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Materialien abholen
2 Personen
27
Ort und Route teilen
28
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
29
Erste-Hilfe-Kontakt benennen
30
Publikumseingang kontrollieren
2 Personen

Event

31
Bühnenbereich freiräumen
4 Personen
32
Bühne aufbauen
4 Personen
33
Tonanlage aufbauen
3 Personen
34
Mikrofone anschließen
2 Personen
35
Soundcheck durchführen
3 Personen
36
Jurytische aufstellen
2 Personen
37
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
38
Empfangstheke einrichten
2 Personen
39
Künstlerraum einrichten
2 Personen
40
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
41
Getränke kalt stellen
2 Personen
42
Jurymahlzeiten bereitstellen
2 Personen
43
Dekoration aufhängen
3 Personen
44
Wegweiser aufstellen
2 Personen
45
Anmeldetisch besetzen
2 Personen
46
Chöre empfangen
3 Personen
47
Anwesenheit erfassen
2 Personen
48
Programme ausgeben
2 Personen
49
Publikum empfangen
3 Personen
50
Chöre in den Umkleideraum begleiten
2 Personen
51
Auftritte ankündigen
52
Bühnenwechsel begleiten
2 Personen
53
Juryformulare austeilen
54
Juryformulare einsammeln
55
Punkte kontrollieren
2 Personen
56
Getränke servieren
3 Personen
57
Snacks servieren
3 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Buffet nachfüllen
2 Personen
60
Jurymahlzeiten servieren
2 Personen
61
Toiletten kontrollieren
62
Mülleimer leeren
2 Personen
63
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
64
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
65
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
66
Preise überreichen
2 Personen
67
Gruppenfoto machen
2 Personen
68
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

69
Geräte ausschalten
2 Personen
70
Tonanlage abbauen
3 Personen
71
Bühne abbauen
4 Personen
72
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
73
Dekoration entfernen
3 Personen
74
Geschirr abwaschen
3 Personen
75
Küche reinigen
2 Personen
76
Location reinigen
4 Personen
77
Abfall trennen
2 Personen
78
Fundsachen sammeln
79
Materialien inventarisieren
2 Personen
80
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
81
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
82
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
83
Dankschreiben an die Jury senden
84
Fotos teilen
85
Ergebnisse veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
JurytischeAnz. 4
KlappischeAnz. 10
PublikumssitzeAnz. 220
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
UmkleidebänkeAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 10

Geschirr

TrinkgläserAnz. 250
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
KaraffenAnz. 20

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 4
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
MusikplayerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
NotenständerAnz. 20
Laptop
Drucker
Fotokamera

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
SchälchenAnz. 20
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

BühnentücherAnz. 4
BallonsAnz. 100
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 14
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschilderAnz. 30
Wegweiser-SchilderAnz. 12
ProgrammständerAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
Kisten für FundsachenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Wettbewerbsreglement fest, bevor die Anmeldung öffnet. Formuliere darin Kategorien, Auftrittsdauer, Bewertung und Abgabefristen, damit später möglichst wenige Rückfragen entstehen.
Sammle technische Angaben zusammen mit der Anmeldung. Fordere Musikdateien, benötigte Mikrofone und weitere Bühnenanforderungen spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Wettbewerb an.
Erstelle den Auftrittsplan erst nach der Prüfung aller Teilnehmerdaten. Schicke den fertigen Plan zusammen mit einem Teilnehmerbrief mindestens 7 Tage vorher an die Chöre.
Plane Jury und Moderation als eigene Arbeitsabläufe. Lade die Jurymitglieder frühzeitig ein, reserviere ihre Mahlzeiten und drucke Juryformulare, Drehbuch und Auftrittsplan vor dem Veranstaltungstag aus.
Mache am Vortag einen Technik- und Raumcheck. Prüfe Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone, Kabelkanäle, Notenständer, Umkleidebänke und Sitzplätze, statt fehlendes Material erst beim Einlass zu bemerken.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Chorwettbewerb organisieren?: Beginne etwa 6 Monate vorher mit Reglement, Termin, Veranstaltungsort und Jury. Öffne die Anmeldung anschließend mit einer klaren Frist von mindestens 8 Wochen.
Wann sollte die Anmeldung für einen Chorwettbewerb geschlossen werden?: Schließe sie idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. So bleiben meist noch 2 bis 3 Wochen für Datenprüfung, Rückfragen und die Einteilung der Auftritte.
Wie viele Helfer braucht ein Chorwettbewerb?: Plane mindestens 1 Person für die Koordination, 2 bis 4 für Einlass und Registrierung sowie zusätzliche Helfer für Bühne, Umkleiden und Catering ein. Bei vielen Chören sollte pro Aufgabenbereich eine verantwortliche Person benannt sein.
Wann muss die Technik für einen Chorwettbewerb geprüft werden?: Sammle die technischen Anforderungen 2 bis 3 Wochen vorher und teste die komplette Anlage spätestens am Vortag. Kontrolliere dabei auch Verlängerungskabel, Kabelkanäle, Mikrofonständer und den Musikplayer.

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