Organiser un concours de chant choral, étape par étape

Un concours de chant choral se prépare d’abord sur le papier : règlement, calendrier, inscriptions et format des prestations. Ensuite, verrouillez le lieu, les autorisations, l’assurance et les personnes indispensables, notamment le jury, l’animateur et les bénévoles. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les chorales, les besoins techniques, les repas et les documents imprimés. Cette méthode vous aide à éviter les oublis qui perturbent souvent le passage des groupes et la remise des prix.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir le règlement du concours
2 personnes
2
Inviter les chorales
2 personnes
3
Ouvrir les inscriptions
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Vérifier les données des participants
2 personnes
6
Répartir les prestations
2 personnes
7
Inviter les membres du jury
2 personnes
8
Réserver un animateur
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Réserver le lieu
11
Vérifier les autorisations
12
Vérifier l’assurance
13
Envoyer les invitations
2 personnes
14
Ouvrir l’inscription du public
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Commander le catering
2 personnes
17
Réserver les repas du jury
18
Commander les prix et les certificats
19
Imprimer le déroulé
20
Imprimer le programme des spectacles
21
Imprimer les feuilles de jury
2 personnes
22
Envoyer la lettre aux participants
23
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
24
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Récupérer le matériel
2 personnes
27
Partager le lieu et l'itinéraire
28
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
29
Désigner le contact de premiers secours
30
Contrôler l’entrée du public
2 personnes

Événement

31
Libérer l’espace de la scène
4 personnes
32
Monter la scène
4 personnes
33
Installer le matériel sonore
3 personnes
34
Brancher les microphones
2 personnes
35
Effectuer la vérification du son
3 personnes
36
Installer les tables du jury
2 personnes
37
Installer les sièges du public
4 personnes
38
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
39
Aménager la loge des artistes
2 personnes
40
Monter le buffet traiteur
3 personnes
41
Mettre les boissons au frais
2 personnes
42
Préparer les repas du jury
2 personnes
43
Suspendre la décoration
3 personnes
44
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
45
Tenir la table d’inscription
2 personnes
46
Accueillir les chorales
3 personnes
47
Enregistrer la présence
2 personnes
48
Distribuer les programmes
2 personnes
49
Accueillir le public
3 personnes
50
Accompagner la chorale au vestiaire
2 personnes
51
Annoncer les spectacles
52
Coordonner les changements de scène
2 personnes
53
Distribuer les formulaires du jury
54
Récupérer les formulaires du jury
55
Vérifier les scores
2 personnes
56
Servir les boissons
3 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
60
Servir les repas du jury
2 personnes
61
Vérifier les toilettes
62
Vider les poubelles
2 personnes
63
Répondre aux questions du public
2 personnes
64
Préparer la remise des prix
3 personnes
65
Annonce des gagnants
2 personnes
66
Remettre les prix
2 personnes
67
Prendre une photo de groupe
2 personnes
68
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes

Suivi

69
Éteindre l’équipement
2 personnes
70
Démonter le matériel audio
3 personnes
71
Démonter la scène
4 personnes
72
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
73
Retirer la décoration
3 personnes
74
Faire la vaisselle
3 personnes
75
Nettoyer la cuisine
2 personnes
76
Nettoyer le lieu
4 personnes
77
Trier les déchets
2 personnes
78
Rassembler les objets trouvés
79
Inventorier le matériel
2 personnes
80
Rendre les articles empruntés
2 personnes
81
Fermer le lieu
2 personnes
82
Envoyer un message de remerciement aux participants
83
Envoyer un message de remerciement au jury
84
Partager les photos
85
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Tables du juryqté 4
Tables pliantesqté 10
Chaises pour le publicqté 220
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 4
Bancs de vestiaireqté 12
Poubellesqté 10

Vaisselle

Verres à boireqté 250
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 12
Carafesqté 20

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Lecteurs de musiqueqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Pieds de microqté 20
Ordinateur portable
Imprimante
Appareil photo

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Petits bolsqté 20
Thermosqté 4

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 30
Panneaux directionnelsqté 12
Pupitres de programmeqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Boîtes pour objets trouvésqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le règlement avant d’inviter les chorales : précisez la durée maximale, le nombre de morceaux, les critères du jury, les horaires et les conditions de participation. Sans ces éléments, les inscriptions deviennent difficiles à comparer.
Fermez les inscriptions assez tôt pour répartir les prestations et établir un déroulé réaliste. Gardez une marge entre deux chorales pour l’installation, les changements de micros et les retards éventuels.
Confirmez séparément les besoins techniques de chaque groupe au moins deux semaines avant le concours. Rassemblez les fichiers musicaux, puis testez la table de mixage, les haut-parleurs, les microphones, les pieds, les rallonges et les multiprises.
Ne laissez pas les repas du jury et les besoins alimentaires du public à la dernière minute. Demandez les informations lors de l’inscription, réservez les repas du jury et passez la commande du catering dès que le nombre de participants est stabilisé.
Préparez les documents en plusieurs exemplaires : déroulé, programme des spectacles, feuilles de jury, certificats et lettre aux participants. Imprimez-les quelques jours avant, puis prévoyez un ordinateur, une imprimante et une version de secours des fichiers.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de chant choral ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois. Le règlement et les invitations doivent partir au début du projet, tandis que le lieu, le jury, les autorisations et l’assurance doivent être confirmés avant d’ouvrir largement les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions des chorales ?: Ouvrez-les après avoir fixé le règlement, le lieu et la capacité d’accueil. Une période de 4 à 8 semaines laisse généralement le temps de recevoir les dossiers, vérifier les coordonnées et relancer les groupes incomplets.
Combien de temps prévoir entre deux prestations ?: Prévoyez au moins 10 à 15 minutes entre deux passages lorsque les groupes utilisent le même espace et la même sonorisation. Ajoutez une marge supplémentaire si les chorales apportent leurs propres fichiers ou instruments.
Quand tester la sonorisation d’un concours de chant choral ?: Faites un test complet au plus tard la veille, puis un contrôle sur place 2 à 3 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez les microphones, les pieds, les câbles, les rallonges, les multiprises, la table de mixage et les lecteurs de musique.

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