Cómo organizar un concurso de coros paso a paso

Organizar un concurso de coros requiere coordinar muchas actuaciones, personas y detalles técnicos en un mismo día. Empieza por definir el reglamento y el calendario, y después cierra las inscripciones, el lugar y el jurado. Cuando tengas los coros confirmados, prepara el orden de actuación, reúne sus necesidades de sonido y envía instrucciones claras. La última semana debe servir para comprobar datos, imprimir documentos y confirmar que no faltan cables, micrófonos, atriles ni comida para el jurado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
2
Invitar coros
2 personas
3
Abrir inscripciones
4
Gestionar inscripciones
2 personas
5
Comprobar los datos de los participantes
2 personas
6
Distribuir las actuaciones
2 personas
7
Invitar a los miembros del jurado
2 personas
8
Confirmar al presentador
9
Reclutar voluntarios
2 personas
10
Reservar el lugar
11
Comprobar permisos
12
Comprobar el seguro
13
Enviar invitaciones
2 personas
14
Abrir el registro de asistentes
15
Recoger preferencias dietéticas
16
Pedir el catering
2 personas
17
Reservar comidas para el jurado
18
Pedir premios y certificados
19
Imprimir el plan de trabajo
20
Imprimir el programa de actuaciones
21
Imprimir los formularios del jurado
2 personas
22
Enviar la carta a los participantes
23
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
24
Reunir archivos de música
2 personas
25
Hacer la compra
3 personas
26
Recoger los materiales
2 personas
27
Compartir ubicación y ruta
28
Crear el horario de voluntarios
2 personas
29
Designar contacto de primeros auxilios
30
Controlar la entrada del público
2 personas

Evento

31
Despejar el espacio del escenario
4 personas
32
Montar el escenario
4 personas
33
Montar el equipo de sonido
3 personas
34
Conectar los micrófonos
2 personas
35
Realizar la prueba de sonido
3 personas
36
Montar las mesas del jurado
2 personas
37
Colocar las sillas para el público
4 personas
38
Montar el mostrador de recepción
2 personas
39
Montar la zona de artistas
2 personas
40
Montar el bufé de catering
3 personas
41
Enfriar las bebidas
2 personas
42
Preparar las comidas del jurado
2 personas
43
Colgar la decoración
3 personas
44
Colocar señalizadores
2 personas
45
Atender la mesa de inscripción
2 personas
46
Recibir a los coros
3 personas
47
Registrar la asistencia
2 personas
48
Repartir programas
2 personas
49
Recibir al público
3 personas
50
Guiar a los coros al vestuario
2 personas
51
Anunciar las actuaciones
52
Coordinar los cambios de escenario
2 personas
53
Repartir formularios del jurado
54
Recoger los formularios del jurado
55
Comprobar puntuaciones
2 personas
56
Servir las bebidas
3 personas
57
Servir aperitivos
3 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Reponer el bufé
2 personas
60
Servir las comidas del jurado
2 personas
61
Comprobar los baños
62
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
63
Responder preguntas del público
2 personas
64
Preparar la entrega de premios
3 personas
65
Anunciar a los ganadores
2 personas
66
Entregar premios
2 personas
67
Hacer una foto de grupo
2 personas
68
Guiar al público hacia la salida
2 personas

Seguimiento

69
Apagar el equipo
2 personas
70
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
71
Desmontar el escenario
4 personas
72
Retirar sillas y mesas
4 personas
73
Retirar la decoración
3 personas
74
Lavar la vajilla
3 personas
75
Limpiar la cocina
2 personas
76
Limpiar el lugar
4 personas
77
Clasificar residuos
2 personas
78
Recoger objetos perdidos
79
Inventariar materiales
2 personas
80
Devolver los objetos prestados
2 personas
81
Cerrar el recinto
2 personas
82
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes
83
Enviar mensaje de agradecimiento al jurado
84
Compartir fotos
85
Publicar los resultados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Mesas del juradocant. 4
Mesas plegablescant. 10
Asientos para el públicocant. 220
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 4
Bancos del vestuariocant. 12
Papeleracant. 10

Vajilla

Vasoscant. 250
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cucharonescant. 12
Jarrascant. 20

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Músicoscant. 2
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Atrilescant. 20
Portátil
Impresora
Cámara de fotos

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de serviciocant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Cuencoscant. 20
Termoscant. 4

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Globoscant. 100
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 14
Arreglos floralescant. 8
Pancartas con nombrescant. 30
Señales de orientacióncant. 12
Atriles para programascant. 8

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Cajas para objetos perdidoscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Redacta el reglamento antes de abrir las inscripciones. Incluye duración máxima, criterios de valoración, formato de la actuación, horarios y fecha límite para enviar cambios; así evitarás discutir las reglas el día del concurso.
Cierra las inscripciones con tiempo suficiente para comprobar nombres, número de participantes y necesidades técnicas. Reserva al menos una semana para corregir datos y distribuir las actuaciones sin solapamientos.
Pide a cada coro sus archivos de música y requisitos de sonido en un formato concreto. Haz una prueba con la mesa de mezclas, los altavoces y los micrófonos antes de abrir las puertas, y protege los cables de paso con canaletas.
Envía a los participantes una carta con la hora de llegada, el acceso, el tiempo de montaje y el orden de actuación. Entrega también al presentador un programa actualizado para que no anuncie nombres o turnos incorrectos.
Calcula por separado la comida del jurado y la del público, incluyendo las preferencias dietéticas recogidas en el registro. Deja preparados los formularios del jurado, los certificados y los premios antes del evento, no durante la entrega final.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de coros?: Empieza al menos 8 semanas antes. Ese margen permite redactar el reglamento, invitar a los coros, reservar el lugar, confirmar permisos y seguro, y formar un jurado disponible.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de los coros?: Ciérralas entre 10 y 14 días antes del concurso. Necesitas ese tiempo para comprobar los datos, ordenar las actuaciones, recopilar la música y enviar la carta con las instrucciones finales.
¿Qué equipo de sonido necesita un concurso de coros?: Como mínimo, prepara mesa de mezclas, altavoces, micrófonos, soportes, cables alargadores, regletas y canaletas para cables. Haz una prueba completa entre 2 y 3 horas antes de la apertura al público.
¿Cuándo se preparan los documentos del jurado y los premios?: Imprime los formularios del jurado, el programa y el plan de trabajo como máximo 2 días antes. Comprueba también que los premios y certificados estén completos y ordenados al menos 24 horas antes del inicio.

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