LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Korenwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een korenwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen koren en juryleden vastleggen. Je moet inschrijvingen controleren, optredens logisch indelen en technische wensen ruim op tijd verzamelen. Regel daarnaast de publieksregistratie, catering en prijzen voordat de wedstrijddag dichtbij komt. Deze checklist bevat 85 taken en 55 spullen, van het wedstrijdreglement en vergunningen tot microfoons, jurytafels en warmhoudkannen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Wedstrijdreglement opstellen

    2 personen

  • Koren uitnodigen

    2 personen

  • Inschrijvingen openen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Deelnemersgegevens controleren

    2 personen

  • Optredens indelen

    2 personen

  • Juryleden uitnodigen

    2 personen

  • Presentator vastleggen

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Locatie reserveren

  • Vergunningen controleren

  • Verzekering controleren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Publieksregistratie openen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Catering bestellen

    2 personen

  • Jurymaaltijden reserveren

  • Prijzen en certificaten bestellen

  • Draaiboek afdrukken

  • Optredenschema afdrukken

  • Juryformulieren afdrukken

    2 personen

  • Deelnemersbrief versturen

  • Technische wensen verzamelen

    2 personen

  • Muziekbestanden verzamelen

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Materialen ophalen

    2 personen

  • Locatie en route delen

  • Vrijwilligersrooster maken

    2 personen

  • EHBO-contact aanwijzen

  • Publieksingang controleren

    2 personen

Event

  • Podiumruimte vrijmaken

    4 personen

  • Podium opbouwen

    4 personen

  • Geluidsapparatuur opbouwen

    3 personen

  • Microfoons aansluiten

    2 personen

  • Geluidscheck uitvoeren

    3 personen

  • Jurytafels opstellen

    2 personen

  • Publieksstoelen opstellen

    4 personen

  • Ontvangstbalie inrichten

    2 personen

  • Artiestenruimte inrichten

    2 personen

  • Cateringbuffet opbouwen

    3 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Jurymaaltijden klaarzetten

    2 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Wegwijzers plaatsen

    2 personen

  • Inschrijftafel bemannen

    2 personen

  • Koren ontvangen

    3 personen

  • Aanwezigheid registreren

    2 personen

  • Programma's uitdelen

    2 personen

  • Publiek ontvangen

    3 personen

  • Koren naar kleedruimte begeleiden

    2 personen

  • Optredens aankondigen

  • Podiumwissels begeleiden

    2 personen

  • Juryformulieren uitdelen

  • Juryformulieren innemen

  • Scores controleren

    2 personen

  • Dranken serveren

    3 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet bijvullen

    2 personen

  • Jurymaaltijden serveren

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Publieksvragen beantwoorden

    2 personen

  • Prijsuitreiking voorbereiden

    3 personen

  • Winnaars bekendmaken

    2 personen

  • Prijzen uitreiken

    2 personen

  • Groepsfoto maken

    2 personen

  • Publiek naar uitgang begeleiden

    2 personen

Nazorg

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Geluidsapparatuur afbreken

    3 personen

  • Podium afbreken

    4 personen

  • Stoelen en tafels opruimen

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Keuken schoonmaken

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Afval sorteren

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Locatie afsluiten

    2 personen

  • Deelnemers bedankbericht sturen

  • Jury bedankbericht sturen

  • Foto's delen

  • Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Podiumdelenaantal 6
  • Jurytafelsaantal 4
  • Klaptafelsaantal 10
  • Publieksstoelenaantal 220
  • Barkrukkenaantal 6
  • Kapstokkenaantal 4
  • Kleedkamerbankenaantal 12
  • Afvalbakkenaantal 10

Servies

  • Drinkglazenaantal 250
  • Wijnglazenaantal 80
  • Koffiekopjesaantal 120
  • Bordenaantal 180
  • Besteksetsaantal 180
  • Opscheplepelsaantal 12
  • Karaffenaantal 20

Apparatuur

  • Mengtafel
  • Speakersaantal 4
  • Microfoonsaantal 6
  • Microfoonstatievenaantal 6
  • Muziekspelersaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 10
  • Stekkerdozenaantal 8
  • Kabelgotenaantal 12
  • Muziekstandaardsaantal 20
  • Laptop
  • Printer
  • Fotocamera

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Warmhoudkannenaantal 6
  • Koelboxenaantal 6
  • Serveerbladenaantal 12
  • Snijplankenaantal 4
  • Koksmesaantal 4
  • Tangenaantal 8
  • Schaaltjesaantal 20
  • Thermoskannenaantal 4

Decoratie

  • Podiumdoekenaantal 4
  • Ballonnenaantal 100
  • Vlaggenlijnenaantal 8
  • Tafelkledenaantal 14
  • Bloemstukkenaantal 8
  • Naambordjesaantal 30
  • Wegwijzerbordenaantal 12
  • Programmastandaardsaantal 8

Verlichting

  • LED-spotsaantal 6
  • Sfeerverlichtingaantal 4
  • Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

  • Stofzuiger
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 3
  • Bezemsetsaantal 3
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 8
  • Dozen voor gevonden voorwerpenaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Stel het wedstrijdreglement op voordat je de inschrijvingen opent. Zet daarin onder meer de maximale optreedduur, beoordelingscriteria en uiterste aanmelddatum, zodat koren dezelfde informatie krijgen.
  • Verwerk aanmeldingen niet pas na de sluitingsdatum. Controleer per koor de deelnemersgegevens, technische wensen en muziekbestanden en maak daarna het optredenschema met voldoende wisseltijd.
  • Plan de techniek op basis van het grootste koor en de beschikbare opstelling. Test mengtafel, speakers, microfoons, muziekspelers, verlengkabels en stekkerdozen vóór de eerste repetitie op locatie.
  • Maak aparte informatie voor jury, deelnemers en publiek. Druk het draaiboek, optredenschema en de juryformulieren af en stuur de deelnemersbrief uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd.
  • Vergeet de achterkant van de wedstrijd niet: verzamel dieetwensen, reserveer jurymaaltijden en regel kleedkamerbanken, kapstokken en afvalbakken. Zet ook een printer, laptop en extra papier klaar voor wijzigingen op de dag zelf.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik koren uitnodigen voor een korenwedstrijd?
Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden voor de wedstrijddatum met uitnodigen. Open de inschrijving pas nadat het reglement, de locatie en de belangrijkste technische voorwaarden vaststaan.
Hoeveel tijd moet ik tussen optredens van koren plannen?
Reken meestal 10 tot 15 minuten per wissel, naast de optreedduur zelf. Plan extra tijd wanneer koren eigen muziekbestanden, muziekstandaards of een afwijkende microfoonopstelling gebruiken.
Wanneer moet ik juryleden en een presentator vastleggen?
Leg juryleden en presentator uiterlijk 8 tot 10 weken voor de wedstrijd vast. Zo kun je het programma tijdig publiceren en rekening houden met hun beschikbaarheid in het draaiboek.
Wanneer moet de techniek voor een korenwedstrijd getest worden?
Test de volledige geluidsopstelling minimaal 1 week vooraf en nogmaals vóór aanvang op de wedstrijddag. Controleer daarbij alle microfoons, speakers, kabels, muziekbestanden en de stroomverdeling.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!