Chorwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Chorwettbewerb braucht früh klare Regeln, einen belastbaren Zeitplan und verlässliche Technik. Kläre zuerst Reglement, Teilnahmebedingungen und Veranstaltungsort, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Jury, Moderation, Helfer, Auftrittsplan und die technischen Anforderungen der Chöre. Kurz vor dem Termin zählen vor allem gedruckte Unterlagen, Jurymahlzeiten, Musikdateien und ein genauer Ablauf für Bühne, Umkleiden und Publikum.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
Chöre einladen
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
Auftritte einteilen
2 Personen
Jurymitglieder einladen
2 Personen
Moderator festlegen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Einladungen verschicken
2 Personen
Publikumsregistrierung öffnen
Ernährungswünsche erfassen
Catering bestellen
2 Personen
Jurymahlzeiten reservieren
Preise und Zertifikate bestellen
Drehbuch ausdrucken
Auftrittsplan ausdrucken
Juryeformulare drucken
2 Personen
Teilnehmerbrief versenden
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Musikdateien sammeln
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien abholen
2 Personen
Ort und Route teilen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Erste-Hilfe-Kontakt benennen
Publikumseingang kontrollieren
2 Personen

Event

Bühnenbereich freiräumen
4 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Tonanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Jurytische aufstellen
2 Personen
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Künstlerraum einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Jurymahlzeiten bereitstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Anmeldetisch besetzen
2 Personen
Chöre empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Publikum empfangen
3 Personen
Chöre in den Umkleideraum begleiten
2 Personen
Auftritte ankündigen
Bühnenwechsel begleiten
2 Personen
Juryformulare austeilen
Juryformulare einsammeln
Punkte kontrollieren
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet nachfüllen
2 Personen
Jurymahlzeiten servieren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Mülleimer leeren
2 Personen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
Preise überreichen
2 Personen
Gruppenfoto machen
2 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
2 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Bühne abbauen
4 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Küche reinigen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
Dankschreiben an die Jury senden
Fotos teilen
Ergebnisse veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
JurytischeAnz. 4
KlappischeAnz. 10
PublikumssitzeAnz. 220
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
UmkleidebänkeAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 10

Geschirr

TrinkgläserAnz. 250
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
KaraffenAnz. 20

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 4
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
MusikplayerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
NotenständerAnz. 20
Laptop
Drucker
Fotokamera

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
SchälchenAnz. 20
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

BühnentücherAnz. 4
BallonsAnz. 100
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 14
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschilderAnz. 30
Wegweiser-SchilderAnz. 12
ProgrammständerAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
Kisten für FundsachenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Wettbewerbsreglement fest, bevor die Anmeldung startet. Nenne darin Fristen, Bewertung, Auftrittsdauer, Teilnahmebedingungen und die benötigten Musikdateien.
Plane die Auftritte erst nach Prüfung aller Teilnehmerdaten. Halte Puffer zwischen den Chören ein und verschicke den fertigen Auftrittsplan spätestens 7 Tage vor dem Wettbewerb.
Sammle technische Anforderungen nicht erst am Veranstaltungstag. Fordere sie mit der Anmeldung an und prüfe mindestens 14 Tage vorher Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone, Notenständer und Verlängerungskabel.
Reserviere Jurymahlzeiten getrennt vom allgemeinen Catering. Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und bestätige die Anzahl spätestens 7 Tage vor dem Termin.
Drucke Drehbuch, Auftrittsplan und Juryformulare in ausreichender Zahl plus 10 Prozent Reserve. Lege die Unterlagen am Vortag nach Rollen sortiert bereit, damit Moderation, Jury und Helfer nicht suchen müssen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Chorwettbewerb organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Reglement, Location und Einladungen. Öffne die Anmeldung meist 3 bis 4 Monate vor dem Termin und schließe sie etwa 4 bis 6 Wochen vorher.
Wann sollte die Anmeldung für einen Chorwettbewerb öffnen?: Öffne die Anmeldung erst, wenn Reglement, Teilnahmebedingungen und Fristen feststehen. Ein Zeitraum von 8 bis 12 Wochen gibt Chören genug Zeit für Rückmeldung und dir genug Zeit für die Auftrittseinteilung.
Wie viele Helfer braucht ein Chorwettbewerb?: Plane zusätzlich zu Jury und Moderation mindestens 1 Helfer für die Anmeldung, 2 für Bühne und Umbauten sowie 1 Ansprechperson für Technik. Bei vielen Chören kommen pro parallelem Bereich weitere 2 bis 3 Helfer hinzu.
Wann muss der Auftrittsplan verschickt werden?: Verschicke den vorläufigen Plan nach Prüfung der Teilnehmerdaten und den endgültigen Plan spätestens 7 Tage vor dem Wettbewerb. So können Chöre Anreise, Einsingen und Umkleidezeiten rechtzeitig planen.

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