Checklist para organizar un concurso de coros sin dejar cabos sueltos

Un concurso de coros necesita más que un escenario y un micrófono. Antes de abrir las inscripciones tendrás que cerrar el reglamento, los permisos, el seguro y la distribución de las actuaciones. Después vienen los datos técnicos de cada coro, el jurado, el presentador, el catering y los voluntarios. Esta checklist reúne 85 tareas y 55 elementos para avanzar en orden y llegar al día del concurso con la documentación, el sonido y la atención a participantes preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Invitar coros
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Comprobar los datos de los participantes
2 personas
Distribuir las actuaciones
2 personas
Invitar a los miembros del jurado
2 personas
Confirmar al presentador
Reclutar voluntarios
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el registro de asistentes
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
2 personas
Reservar comidas para el jurado
Pedir premios y certificados
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir el programa de actuaciones
Imprimir los formularios del jurado
2 personas
Enviar la carta a los participantes
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
2 personas
Compartir ubicación y ruta
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Designar contacto de primeros auxilios
Controlar la entrada del público
2 personas

Evento

Despejar el espacio del escenario
4 personas
Montar el escenario
4 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Montar las mesas del jurado
2 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar la zona de artistas
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar las comidas del jurado
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Atender la mesa de inscripción
2 personas
Recibir a los coros
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir programas
2 personas
Recibir al público
3 personas
Guiar a los coros al vestuario
2 personas
Anunciar las actuaciones
Coordinar los cambios de escenario
2 personas
Repartir formularios del jurado
Recoger los formularios del jurado
Comprobar puntuaciones
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Servir las comidas del jurado
2 personas
Comprobar los baños
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Preparar la entrega de premios
3 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
2 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Guiar al público hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Clasificar residuos
2 personas
Recoger objetos perdidos
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes
Enviar mensaje de agradecimiento al jurado
Compartir fotos
Publicar los resultados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Mesas del juradocant. 4
Mesas plegablescant. 10
Asientos para el públicocant. 220
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 4
Bancos del vestuariocant. 12
Papeleracant. 10

Vajilla

Vasoscant. 250
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cucharonescant. 12
Jarrascant. 20

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Músicoscant. 2
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Atrilescant. 20
Portátil
Impresora
Cámara de fotos

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de serviciocant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Cuencoscant. 20
Termoscant. 4

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Globoscant. 100
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 14
Arreglos floralescant. 8
Pancartas con nombrescant. 30
Señales de orientacióncant. 12
Atriles para programascant. 8

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Cajas para objetos perdidoscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el reglamento antes de invitar a los coros: define categorías, duración máxima, criterios de valoración, horarios y fecha límite de inscripción. Así evitarás cambiar las condiciones cuando ya haya participantes apuntados.
Pide las necesidades técnicas junto con la inscripción y fija una fecha límite de 2 a 3 semanas antes del concurso. Recopila formatos de música, número de micrófonos, atriles y cualquier requisito especial de cada coro.
Confirma el orden de actuación cuando las inscripciones estén comprobadas y envía una carta a cada participante. Incluye la hora de llegada, el acceso, el tiempo de prueba de sonido, el camerino y la persona de contacto.
Reserva comida para el jurado y recoge las preferencias dietéticas de los asistentes antes de cerrar el pedido de catering. Calcula también mesas, vasos, platos, cubiertos, jarras y espacio para las máquinas de café y las teteras.
Haz una prueba completa de sonido y electricidad antes de abrir las puertas: mesa de mezclas, altavoces, micrófonos, soportes, cables, regletas y canaletas. Imprime el programa, los formularios del jurado y el plan de trabajo; lleva copias de repuesto para cada documento.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para un concurso de coros?: Ábrelas entre 8 y 12 semanas antes del concurso. Deja la inscripción abierta al menos 3 semanas y reserva los últimos 10-14 días para comprobar datos, pedir archivos de música y cerrar el orden de actuación.
¿Cuándo se debe confirmar al jurado y al presentador?: Confirma al jurado y al presentador entre 6 y 8 semanas antes. Como máximo, deberían tener el horario, el reglamento y sus funciones 3 semanas antes, para poder resolver cambios con tiempo.
¿Cuánto antes hay que preparar el sonido de un concurso de coros?: Recopila las necesidades técnicas 3 semanas antes y haz una prueba en el lugar entre 1 y 2 días antes. El día del concurso, reserva al menos 2 horas para montar altavoces, micrófonos, atriles, cables y mesa de mezclas antes de recibir al público.
¿Cuándo hay que pedir el catering y la comida del jurado?: Recoge las preferencias dietéticas al cerrar el registro de asistentes y pide el catering entre 7 y 10 días antes. Confirma el número final de raciones, incluida la comida del jurado, 48 horas antes del evento.

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