Organiser un concours de chant choral : la checklist complète

Un concours de chant choral demande une coordination précise entre les chorales, le jury, la scène et le public. Cette checklist de 85 tâches et 55 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions à la remise des prix. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : besoins techniques, fichiers musicaux, repas du jury, feuilles d’évaluation et signalétique. Vous trouverez ainsi un cadre clair pour préparer la journée sans attendre la dernière semaine.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir le règlement du concours
2 personnes
Inviter les chorales
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les données des participants
2 personnes
Répartir les prestations
2 personnes
Inviter les membres du jury
2 personnes
Réserver un animateur
Recruter des bénévoles
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir l’inscription du public
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
2 personnes
Réserver les repas du jury
Commander les prix et les certificats
Imprimer le déroulé
Imprimer le programme des spectacles
Imprimer les feuilles de jury
2 personnes
Envoyer la lettre aux participants
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Partager le lieu et l'itinéraire
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Désigner le contact de premiers secours
Contrôler l’entrée du public
2 personnes

Événement

Libérer l’espace de la scène
4 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Installer les tables du jury
2 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les repas du jury
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Tenir la table d’inscription
2 personnes
Accueillir les chorales
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Accompagner la chorale au vestiaire
2 personnes
Annoncer les spectacles
Coordonner les changements de scène
2 personnes
Distribuer les formulaires du jury
Récupérer les formulaires du jury
Vérifier les scores
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir les repas du jury
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vider les poubelles
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le matériel audio
3 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Envoyer un message de remerciement au jury
Partager les photos
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Tables du juryqté 4
Tables pliantesqté 10
Chaises pour le publicqté 220
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 4
Bancs de vestiaireqté 12
Poubellesqté 10

Vaisselle

Verres à boireqté 250
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 12
Carafesqté 20

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Lecteurs de musiqueqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Pieds de microqté 20
Ordinateur portable
Imprimante
Appareil photo

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Petits bolsqté 20
Thermosqté 4

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 30
Panneaux directionnelsqté 12
Pupitres de programmeqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Boîtes pour objets trouvésqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le règlement avant d’ouvrir les inscriptions : précisez les catégories, la durée des prestations, les critères du jury et les conditions de participation. Cela évite de devoir corriger les dossiers après leur réception.
Demandez les besoins techniques dès l’inscription des chorales, puis rassemblez les fichiers musicaux au plus tard 10 jours avant le concours. Testez chaque lecture avec la table de mixage, les haut-parleurs et les microphones.
Réservez le jury, l’animateur et les bénévoles avant d’envoyer les invitations au public. Pour une journée de concours, prévoyez au minimum une personne à l’accueil, une personne en coulisses et une personne dédiée au suivi du déroulé.
Commandez les repas du jury et recueillez les besoins alimentaires au moins 7 jours à l’avance. Ajoutez les pauses café : machines à café, bouilloires, thermos, tasses et carafes sont souvent oubliés dans le budget logistique.
Imprimez le programme, le déroulé, les feuilles du jury et la lettre aux participants 2 à 3 jours avant l’événement. Gardez des exemplaires supplémentaires et vérifiez la présence de rallonges, multiprises et goulottes de câbles avant l’installation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concours de chant choral ?: Commencez idéalement 4 à 6 mois avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, vérifiez les autorisations et l’assurance, puis établissez le règlement avant de lancer les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de chant choral ?: Ouvrez les inscriptions environ 10 à 12 semaines avant le concours et fixez une date limite 4 à 6 semaines avant l’événement. Gardez ensuite au moins 2 semaines pour vérifier les données et répartir les prestations.
Combien de temps avant faut-il réserver le jury et l’animateur ?: Contactez les membres du jury et l’animateur 8 à 10 semaines avant le concours. Confirmez leur disponibilité et leurs besoins pratiques au plus tard 3 semaines avant la journée.
Quand préparer le matériel technique et les documents ?: Finalisez les besoins techniques et les fichiers musicaux 10 jours avant le concours. Imprimez le programme, le déroulé et les feuilles du jury 2 à 3 jours avant, puis faites un test du son avant l’arrivée des chorales.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.