Checklist voor een goed georganiseerd korenfestival

Een korenfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen koren en een podium regelen. Je moet optredens op elkaar afstemmen, techniek testen, vrijwilligers inzetten en bezoekersstromen plannen. Begin met datum, locatie en deelnemende koren; werk daarna toe naar programma, catering en draaiboek. In de laatste week controleer je vooral bevestigingen, deelnemerslijsten, naambadges en de praktische inrichting van entree, podium en techniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Deelnemende koren benaderen
2 personen
Optredens en tijden verzamelen
Reservering locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Programma samenstellen
2 personen
Optredenstijden bevestigen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Techniek reserveren
EHBO-vrijwilligers inplannen
Presentator vastleggen
Plattegrond maken
Podiumindeling bepalen
2 personen
Route en entree bepalen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Programma publiceren
Laatste deelnemerslijst maken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Presentaties verzamelen
Techniek en stroomplan maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Voorraad servies controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
Stroompunten beveiligen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen

Event

Koren ontvangen
3 personen
Koren naar kleedruimtes begeleiden
2 personen
Koren aanmelden
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Lichtcheck uitvoeren
2 personen
Publieksentree openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Opening aankondigen
Koren naar podium begeleiden
2 personen
Optredens technisch begeleiden
3 personen
Optredens presenteren
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoon en gevuld houden
2 personen
Kleedruimtes controleren
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Afval tussentijds afvoeren
2 personen
Slotoptreden aankondigen
Afsluiting aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Buffet afbouwen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Podiumdelen afbouwen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Kleedruimtes schoonmaken
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen droog opslaan
2 personen
Apparatuur veilig inpakken
3 personen
Huurmaterialen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Deelnemende koren bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Zangmicrofoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 2
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Laptopsaantal 2
Presentatiescherm

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
LED-werklampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Serveerlepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Karaffenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Voedselbakkenaantal 20
Snijplankenaantal 4

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Podiumachterdoek
Pijlenbordenaantal 12
Naambadgesaantal 150
Badgehoudersaantal 150
Programmastandaardsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilsetsaantal 3
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handgelhoudersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Wasmandenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg optredens en tijden eerst vast met alle koren. Plan daarna pas het definitieve programma, zodat je rekening houdt met opbouw, soundchecks en wisseltijd tussen optredens.
Reserveer techniek ruim vooraf en maak een aparte controlelijst voor zangmicrofoons, microfoonstatieven, mengpaneel, speakers, kabels en kabelmatten. Test alle aansluitingen uiterlijk tijdens de opbouw.
Wacht niet tot de laatste week met vrijwilligers. Plan per tijdsblok mensen voor entree, publieksbegeleiding, podiumwissels, catering en EHBO; zorg dat iedere vrijwilliger één duidelijke taak heeft.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen van deelnemers en gasten. Geef de cateraar daarna één bijgewerkte lijst en controleer de aantallen enkele dagen voor het festival.
Werk het draaiboek uit met tijden, contactpersonen, routes en noodprocedures. Zet ook de podiumindeling, entree, kapstokken, kledingrekken en afzetpalen op een plattegrond voor de opbouwploeg.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een korenfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie en deelnemende koren. Regel vergunningen, verzekering, techniek en catering uiterlijk 8 tot 12 weken voor de festivaldag.
Wanneer moet het programma van een korenfestival definitief zijn?: Maak ongeveer 6 weken vooraf een eerste programma en bevestig de optredens daarna opnieuw bij alle koren. Publiceer de definitieve versie 2 tot 3 weken voor het festival, zodat wijzigingen nog zichtbaar zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een korenfestival?: Reken minimaal op 1 coördinator, 2 mensen bij entree en registratie, 2 voor publieksbegeleiding en 2 voor podiumwissels. Voeg per extra zaal of routepunt minstens 1 vrijwilliger toe en plan EHBO apart in.
Wanneer moet ik de techniek voor een korenfestival testen?: Plan de volledige technische test tijdens de opbouw, minimaal 3 uur vóór het eerste optreden. Controleer daarnaast 1 week vooraf of alle apparatuur, kabels en stroomvoorzieningen daadwerkelijk beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.