Checklist pour organiser un festival de chœurs

Un festival de chœurs demande une coordination précise entre les chorales, le lieu, la scène et l’accueil du public. Commencez par verrouiller la date, le lieu et les autorisations, puis rassemblez les horaires de spectacle avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à confirmer la technique, la restauration, les bénévoles et le déroulé. Cette checklist regroupe 86 tâches et 59 éléments à prévoir pour suivre l’organisation dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Contacter les chorales participantes
2 personnes
Rassembler les spectacles et les horaires
Confirmer la réservation du lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les horaires de spectacle
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver la technique
Planifier les bénévoles de premiers secours
Réserver un animateur
Créer le plan
Définir l’agencement de la scène
2 personnes
Déterminer le parcours et l’entrée
Élaborer le déroulé
2 personnes
Publier le programme
Établir la liste finale des participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Rassembler les présentations
Préparer le plan technique et électrique
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Vérifier le stock de vaisselle
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Monter l’installation lumière
2 personnes
Sécuriser les points d'alimentation électrique
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les programmes
2 personnes

Événement

Accueillir les chorales
3 personnes
Accompagner les chorales aux vestiaires
2 personnes
Inscrire les chorales
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Accompagner les chorales jusqu’à la scène
2 personnes
Assurer l'encadrement technique des spectacles
3 personnes
Présenter les spectacles
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet propre et approvisionné
2 personnes
Vérifier les vestiaires
Répondre aux questions du public
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Annoncer la prestation de clôture
Annoncer la clôture
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les éléments de scène
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Stocker le matériel au sec
2 personnes
Emballer le matériel en toute sécurité
3 personnes
Vérifier le matériel de location
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes
Rendre les objets trouvés
Remercier les chorales participantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 6
Porte-manteauxqté 4
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones de chantqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 2
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Ordinateurs portablesqté 2
Écran de présentation

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Lampes de travail LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Carafesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 4
Bacs alimentairesqté 20
Planches à découperqté 4

Décoration

Drapeaux de festivalqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Fond de scène
Panneaux de directionqté 12
Badges nominatifsqté 150
Porte-badgesqté 150
Pupitres de programmeqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de serpillièreqté 3
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
Distributeurs de serviettesqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Paniers à lingeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de contacter les chorales. Demandez ensuite leurs disponibilités, la durée de leur prestation et leurs besoins techniques afin de construire un programme réaliste.
Prévoyez les autorisations et l’assurance plusieurs semaines à l’avance. Une réservation de salle confirmée ne remplace pas la vérification des règles applicables au spectacle, à l’accueil du public et à l’installation technique.
Ne finalisez pas les horaires sans prévoir les transitions. Ajoutez du temps pour l’entrée sur scène, l’installation des microphones, les changements de chœur et les déplacements entre l’accueil et la salle.
Réservez la technique après avoir rassemblé les besoins de chaque chorale. Vérifiez notamment le nombre de microphones, de pieds, de câbles, de boîtiers DI, de prises électriques et de passe-câbles nécessaires.
Clôturez les inscriptions avant de préparer les badges nominatifs et le plan d’accueil. Utilisez la liste finale des participants pour confirmer les besoins alimentaires, répartir les bénévoles et ajuster les tables, chaises et portants à vêtements.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de chœurs ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 mois pour coordonner les chorales, réserver le lieu, vérifier les autorisations et publier le programme. Gardez les 2 dernières semaines pour les confirmations, les badges, les bénévoles et le déroulé final.
Quand contacter les chorales participantes ?: Contactez-les dès que la date et le lieu sont suffisamment avancés, de préférence au moins 3 mois avant le festival. Demandez immédiatement les horaires possibles, la durée du spectacle et les besoins alimentaires ou techniques.
Quand réserver la sonorisation d’un festival de chœurs ?: Réservez la technique au moins 6 à 8 semaines avant l’événement, une fois les besoins des chorales rassemblés. Confirmez ensuite le matériel au plus tard 10 jours avant, avec les microphones, pieds, câbles, rallonges et multiprises.
Quand envoyer les invitations au festival de chœurs ?: Envoyez les invitations dès que le lieu, la date et le programme provisoire sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant. Fixez une date limite d’inscription environ 2 semaines avant le festival pour finaliser les participants et la restauration.

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