Chorfestival organisieren: die Checkliste für die Planung

Ein Chorfestival steht und fällt mit einem belastbaren Ablauf: Mehrere Chöre brauchen bestätigte Auftrittszeiten, passende Technik und klare Wege vor Ort. Lege zuerst Datum, Ort und Genehmigungen fest, bevor du Einladungen verschickst oder Catering buchst. Plane außerdem genug Zeit für Anmeldung, Bühnenaufbau, Soundcheck und Namensschilder ein. Diese Checkliste führt dich von den ersten Zusagen bis zur finalen Teilnehmerliste.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Teilnehmende Chöre ansprechen
2 Personen
Auftritte und Zeiten einsammeln
Reservierung der Location bestätigen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Auftrittszeiten bestätigen
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldeformular öffnen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Technik reservieren
Ersthelfer-Freiwillige einplanen
Moderator festlegen
Lageplan erstellen
Bühnenaufbau festlegen
2 Personen
Route und Eingang festlegen
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
Programm veröffentlichen
Finale Teilnehmerliste erstellen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Präsentationen sammeln
Technik- und Stromplan erstellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Geschirrbestand prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
Stromanschlüsse sichern
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Infostand einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Programme bereitlegen
2 Personen

Event

Chöre empfangen
3 Personen
Chöre zu den Umkleiden begleiten
2 Personen
Chöre anmelden
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Lichtcheck durchführen
2 Personen
Publikumseingang öffnen
3 Personen
Besucher begrüßen
4 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Eröffnung ankündigen
Chöre zur Bühne begleiten
2 Personen
Auftritte technisch betreuen
3 Personen
Auftritte präsentieren
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet sauber und gefüllt halten
2 Personen
Umkleideräume kontrollieren
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Müll zwischendurch entsorgen
2 Personen
Abschlussauftritt ankündigen
Abschluss ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Anlage ausschalten
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Buffet abbauen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Bühnenteile abbauen
4 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Umkleiden reinigen
2 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Materialien trocken lagern
2 Personen
Ausrüstung sicher verpacken
3 Personen
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen
Fundsachen zurückbringen
Teilnehmende Chöre bedanken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppenAnz. 2
TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
GesangsmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 2
AudiokabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10
LaptopsAnz. 2
Präsentationsbildschirm

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 6
LED-ArbeitslampenAnz. 4
LichterkettenAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 150
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
SchälchenAnz. 20
KaraffenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4
LebensmittelboxenAnz. 20
SchneidebretterAnz. 4

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 8
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 12
Bühnenhintergrund
PfeiltafelnAnz. 12
NamensschilderAnz. 150
BadgehalterAnz. 150
ProgrammständerAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
WischsetsAnz. 3
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
HanddesinfektionsständerAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4
WäschekörbeAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort fest, bevor du die Chöre ansprichst. Bestätige die Reservierung der Location schriftlich und prüfe Genehmigungen sowie Versicherung spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Festival.
Sammle von jedem Chor Auftrittsdauer, Besetzungsgröße und technische Anforderungen in einem Anmeldeformular. Setze für Rückmeldungen eine feste Frist, etwa 6 Wochen vor dem Termin.
Plane Bühne und Technik nicht erst am Veranstaltungstag: Aktive Lautsprecher, Mischpult, Gesangsmikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen und Kabel müssen zum Bühnenplan passen. Lege zusätzlich Kabelmatten und LED-Arbeitslampen für sichere Wege bereit.
Rekrutiere Freiwillige für Einlass, Chorbetreuung, Technik, Catering und Erste Hilfe mindestens 4 Wochen vorher. Teile jeder Schicht eine konkrete Uhrzeit und einen Treffpunkt zu, statt nur eine allgemeine Helferliste zu führen.
Veröffentliche das Programm erst nach der letzten Bestätigung der Auftrittszeiten. Erstelle danach Lageplan, Eingangsroute, Namensschilder und finale Teilnehmerliste; für Änderungen am Ablauf solltest du mindestens 7 Tage Puffer lassen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Chorfestival organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Datum, Ort und der Ansprache der Chöre. Technik, Catering und freiwillige Helfer sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Festival angefragt oder eingeplant sein.
Wann sollte das Programm für ein Chorfestival feststehen?: Sammle Auftrittszeiten und technische Angaben bis etwa 6 Wochen vor dem Termin. Veröffentliche das Programm erst, wenn die Auftrittszeiten bestätigt sind, spätestens 2 bis 3 Wochen vorher.
Wie viele Helfer braucht ein Chorfestival?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein: Einlass, Chorbetreuung, Technik, Catering und Erste Hilfe. Bei mehreren parallelen Aufgaben sollten zusätzlich 2 bis 4 Springer eingeplant werden.
Wann muss man die Technik für ein Chorfestival reservieren?: Reserviere Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Ständer und Kabel mindestens 8 Wochen vorher. Lege den Bühnenaufbau und den Technikbedarf spätestens 3 Wochen vor dem Festival mit dem Veranstaltungsort fest.

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