Checklist para organizar un festival de coros
Organizar un festival de coros requiere coordinar actuaciones, horarios, espacio, sonido y atención a los participantes sin dejar decisiones para el último día. Empieza por fijar la fecha y el recinto, y confirma pronto la disponibilidad de cada coro. Después ordena las inscripciones, el programa, el catering y los equipos técnicos. Esta checklist reúne 86 tareas y 59 materiales para avanzar por fases y llegar al evento con responsables y horarios claros.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Contactar a los coros participantes
2 personas
Recopilar actuaciones y horarios
Confirmar la reserva del recinto
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar los horarios de actuación
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Abrir el formulario de inscripción
Reclutar voluntarios
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar técnica
Programar voluntarios de primeros auxilios
Confirmar al presentador
Hacer el plano
Definir la disposición del escenario
2 personas
Definir la ruta y la entrada
Desarrollar el programa
2 personas
Publicar el programa
Hacer la lista final de participantes
Preparar acreditaciones
2 personas
Recopilar las presentaciones
Hacer el plan técnico y eléctrico
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Comprobar el stock de vajilla
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Reunir los materiales
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Asegurar los puntos de corriente
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los programas
2 personas
Evento
Recibir a los coros
3 personas
Guiar al coro a los vestuarios
2 personas
Inscribir a los coros
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Realizar la comprobación de luces
2 personas
Abrir la entrada del público
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Repartir programas
2 personas
Anunciar la apertura
Guiar a los coros hasta el escenario
2 personas
Coordinar técnicamente las actuaciones
3 personas
Presentar las actuaciones
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet limpio y abastecido
2 personas
Comprobar los vestuarios
Responder preguntas del público
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Retirar la basura entre turnos
2 personas
Anunciar la actuación final
Anunciar el cierre
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Desmontar el buffet
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las partes del escenario
4 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los vestuarios
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Guardar los materiales en seco
2 personas
Empaquetar el equipo de forma segura
3 personas
Comprobar el material de alquiler
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Recoger las compras sobrantes
2 personas
Devolver los objetos perdidos
Agradecer a los coros participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 12
- Escaleras del escenariocant. 2
- Mesascant. 12
- Sillascant. 120
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 6
- Percheroscant. 4
- Postes separadorescant. 12
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos para cantocant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 2
- Cables de audiocant. 12
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 10
- Portátilescant. 2
- Pantalla de presentación
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 6
- Lámparas de trabajo LEDcant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 150
- Platoscant. 150
- Tenedorescant. 150
- Cuchilloscant. 150
- Cucharascant. 150
- Cucharones de servircant. 12
- Cuencoscant. 20
- Jarrascant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras medidorascant. 4
- Bandejas de comidacant. 20
- Tablas de cortarcant. 4
Decoración
- Banderas del festivalcant. 8
- Globoscant. 100
- Mantelescant. 12
- Telón de fondo del escenario
- Paneles de flechascant. 12
- Credencialescant. 150
- Portabadgescant. 150
- Atriles para programascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Fregonascant. 3
- Escobascant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Soportes para gel hidroalcohólicocant. 6
- Dispensadores de toallascant. 4
- Escobillas de bañocant. 4
- Cestos para la ropacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar antes de enviar invitaciones: reserva el recinto y comprueba permisos y seguro con varias semanas de margen, porque cualquier cambio afecta al programa y a los coros participantes.
- Pide a cada coro su actuación, duración y necesidades técnicas al menos 4 semanas antes. Con esa información puedes encajar los horarios, preparar el plano del escenario y reservar micrófonos, soportes, mesa de mezclas y altavoces.
- Abre las inscripciones pronto y fija una fecha límite concreta, por ejemplo 10 días antes del festival. Recoge también las preferencias dietéticas antes de confirmar el catering, no cuando ya estén cerrados los menús.
- Calcula los cambios de grupo y las pausas dentro del programa: deja entre 10 y 15 minutos para entradas, salidas y ajustes de micrófonos. Publica el horario definitivo y entrega las acreditaciones antes de la llegada de los coros.
- Asigna voluntarios a recepción, orientación y primeros auxilios con turnos escritos. Revisa el día anterior los cables alargadores, regletas, alfombrillas para cables, iluminación de trabajo y la ruta de entrada para evitar improvisaciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de coros?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En las primeras 2 semanas conviene fijar fecha y recinto, contactar con los coros y revisar permisos y seguro; deja las acreditaciones y el programa final para los últimos 7 días.
- ¿Cuándo hay que confirmar el programa de un festival de coros?
- Confirma los horarios de actuación al menos 4 semanas antes y publica el programa definitivo entre 10 y 14 días antes. Así los participantes pueden preparar sus desplazamientos y tú puedes ajustar el escenario, el catering y los turnos.
- ¿Qué equipo de sonido necesita un festival de coros?
- Como base, calcula altavoces activos, mesa de mezclas, micrófonos para canto, soportes, cajas DI, cables de audio, alargadores y regletas. Haz una prueba técnica entre 2 y 4 horas antes de la apertura y comprueba también que los cables queden cubiertos.
- ¿Cuándo se cierran las inscripciones y las necesidades dietéticas?
- Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del evento. Recoge las preferencias dietéticas en el formulario y pásalas al catering en cuanto se cierre el plazo, para evitar cambios de última hora.
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