Korenfestival organiseren: checklist en planning

Een korenfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen koren uitnodigen en een podium regelen. Je verwerkt aanmeldingen, stemt optredens en techniek af, plant vrijwilligers en organiseert eten en drinken voor deelnemers en bezoekers. Begin met het programma en de reserveringen, werk daarna de praktische details uit. In de laatste week draait alles om bevestigen, printen, testen en klaarzetten. Met deze checklist houd je overzicht van de voorbereiding tot het openen van de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Koren benaderen
2 personen
Reserveringen maken
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma samenstellen
2 personen
Optredens bevestigen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Techniek afstemmen
2 personen
Catering bestellen
Programma afdrukken
Routebordjes maken
2 personen
Bezoekersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Laatste deelnemers bellen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Hapjes schikken
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Koren aanmelden
2 personen
Kleedruimtes inrichten
2 personen
Programma ophangen
Vrijwilligers briefen
2 personen
Publieksingang openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Optredens begeleiden
3 personen
Koren naar podium begeleiden
2 personen
Microfoons bedienen
2 personen
Pauzes aankondigen
Koffiepauze serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Toiletten controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste optreden begeleiden
3 personen
Afsluiting aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Artiesten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Buffet opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Apparatuur retourneren
2 personen
Meubilair retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Locatiesleutels terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 180
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 30

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 180
Bordenaantal 180
Gebaksvorkjesaantal 180
Theelepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Mengpaneel
Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Reservebatterijenaantal 16
Muzieklessenaarsaantal 12
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 20
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 14
Podiumdoekenaantal 4
Richtingsbordenaantal 10
Programmabordenaantal 4
Naamkaartjesaantal 40

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledspotsaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 12
Opslagbakkenaantal 12
Koelthermometersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Toiletborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier vroeg genoeg om dieetwensen en praktische gegevens te verzamelen. Gebruik die informatie bij de catering en stuur bezoekersinformatie pas nadat programma, route en tijden definitief zijn.
Bevestig optredens en de volgorde van het programma uiterlijk enkele dagen voor het festival. Zo kun je programmaborden en geprinte programma’s maken zonder last-minute wijzigingen.
Plan de geluidstest vóór de eerste bezoekers binnenkomen. Test mengpaneel, actieve speakers, draadloze microfoons, DI-boxen en microfoonstatieven met de kabels en reservebatterijen die je werkelijk gebruikt.
Maak voor vrijwilligers een indeling met tijdvakken voor ontvangst, catering, garderobe en podiumbegeleiding. Laat op de opbouwdag eerst de podiumruimte vrijmaken en de podiumdelen plaatsen, daarna de tafels en stoelen opstellen.
Koel dranken niet pas bij de opening, maar zodra de locatie klaar is voor de catering. Zet koelboxen, thermoskannen, kopjes, glazen en servies per uitgiftepunt klaar, zodat één vrijwilliger niet alles tegelijk hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik koren benaderen voor een korenfestival?: Benader koren bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf, zeker als je meerdere optredens op één dag plant. Geef na de aanmelding binnen 1 week een ontvangstbevestiging en bevestig het definitieve programma uiterlijk 2 weken voor het festival.
Wanneer moet ik de catering voor een korenfestival bestellen?: Bestel de catering ongeveer 2 tot 3 weken vooraf, zodra het aantal deelnemers en dieetwensen grotendeels bekend is. Controleer het definitieve aantal nog 3 tot 5 dagen voor het festival en pas de bestelling dan aan.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een korenfestival?: Reserveer minimaal 3 uur voor de opbouw van podiumdelen, tafels, stoelen, bewegwijzering en catering. Plan daarna minstens 60 minuten voor het testen van mengpaneel, speakers en microfoons voordat bezoekers binnenkomen.
Wanneer moet ik het programma van een korenfestival afdrukken?: Druk het programma 3 tot 7 dagen vooraf af, nadat alle optredens en tijden zijn bevestigd. Houd een kleine reserve aan voor wijzigingen en zet daarnaast een programmabord bij de ingang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.