Checklist para organizar un festival de coros

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Abre el formulario de inscripción con varias semanas de margen y registra también las preferencias dietéticas. Así puedes cerrar el número de comensales antes de pedir el catering y preparar el material de mesa.
• Confirma las actuaciones antes de imprimir el programa. Incluye horarios, cambios de escenario y rutas señalizadas para que los visitantes no dependan de instrucciones improvisadas.
• Asigna voluntarios por función, no solo por nombre: recepción, vestuario, escenario, catering y orientación. Comparte sus horarios con antelación y deja al menos una persona disponible para resolver imprevistos.
• Haz una prueba completa del equipo antes de abrir el recinto: mesa de mezclas, altavoces, micrófonos inalámbricos, soportes, cajas DI, cables y regletas. Guarda baterías de repuesto y alargadores donde el responsable técnico pueda encontrarlos rápido.
• Reserva un bloque de montaje el mismo día para despejar el escenario, colocar sus piezas, montar mesas y poner las sillas. Coloca también atriles, carteles del programa, tarjetas de nombre y señales direccionales antes de que lleguen los primeros coros.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de coros?

Empieza a contactar con los coros y abrir las inscripciones varias semanas antes del festival. Cierra las actuaciones, el programa y el catering antes de entrar en la última semana.

¿Cuándo hay que confirmar las actuaciones de un festival de coros?

Confírmalas antes de imprimir el programa y de enviar la información a los visitantes. Haz una última llamada a los participantes pendientes el día anterior o durante la última jornada de preparación.

¿Qué hay que comprobar del sonido antes de un festival de coros?

Prueba la mesa de mezclas, los altavoces activos, los micrófonos, las cajas DI y todos los cables antes de abrir la ubicación. Reserva al menos un bloque específico para la prueba y ten baterías de repuesto preparadas.

¿Cuándo se prepara el catering y se enfrían las bebidas?

Pide el catering después de cerrar las inscripciones y recoger las preferencias dietéticas. Enfría las bebidas durante la preparación final y comprueba que las neveras portátiles y los termos estén listos antes de recibir a los coros.

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