Festival de chœurs : la checklist d’organisation

Organiser un festival de chœurs demande de coordonner les chorales, les inscriptions, le programme et l’accueil du public sans laisser la technique au dernier moment. Cette checklist regroupe les tâches et le matériel à prévoir, depuis les premières invitations jusqu’à l’ouverture du lieu. Tu y trouveras aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, badges, signalétique, balances son et boissons au frais. Avance dans l’ordre du planning pour garder une vision claire jusqu’au jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les chorales
2 personnes
Faire les réservations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les prestations
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Coordonner la technique
2 personnes
Commander le catering
Imprimer le programme
Créer des panneaux de direction
2 personnes
Envoyer les informations aux visiteurs
Vérifier les prévisions météo
Appeler les derniers participants
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Inscrire les chorales
2 personnes
Aménager les vestiaires
2 personnes
Afficher le programme
Briefing des bénévoles
2 personnes
Ouvrir l'entrée du public
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner les spectacles
3 personnes
Accompagner les chorales jusqu’à la scène
2 personnes
Gérer les micros
2 personnes
Annoncer les pauses
Servir la pause-café
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vider les poubelles
2 personnes
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
Annoncer la clôture
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Dire au revoir aux artistes
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Retourner le matériel
2 personnes
Restituer le mobilier
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rapporter les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 180
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 3
Chaises des vestiairesqté 30

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 180
Assiettesqté 180
Fourchettes à gâteauqté 180
Cuillères à caféqté 180
Louchesqté 12

Équipement

Table de mixage
Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Piles de rechangeqté 16
Pupitres de musiqueqté 12
Glacièresqté 6
Thermosqté 8

Décoration

Drapeaux de festivalqté 20
Ballonsqté 100
Nappesqté 14
Tentures de scèneqté 4
Panneaux directionnelsqté 10
Panneaux du programmeqté 4
Badges nominatifsqté 40

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Lampes à pilesqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de rangementqté 12
Thermomètres de réfrigérationqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvre le formulaire d’inscription assez tôt pour recueillir les coordonnées, le nombre de chanteurs et les besoins alimentaires. Relance les chorales qui n’ont pas répondu au plus tard deux semaines avant le festival.
Verrouille le programme avant d’imprimer les supports et les panneaux. Prévois une version de secours si une prestation est annulée dans les derniers jours.
Attribue les bénévoles par créneau et par zone : accueil, vestiaire, restauration, scène et orientation du public. Confirme leurs horaires au moins 7 jours à l’avance.
Teste toute la chaîne technique avant l’arrivée des chorales : table de mixage, microphones sans fil, pieds de micro, boîtiers DI, rallonges et multiprises. Garde des piles de rechange sur place.
Le jour J, ouvre le lieu suffisamment tôt pour libérer la scène, installer les tables et les chaises, monter les éléments de scène et refroidir les boissons. Fais aussi une vérification météo avant de finaliser les installations extérieures.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un festival de chœurs ?: Envoie-les idéalement 8 à 12 semaines avant le festival, afin de laisser aux chorales le temps de vérifier leurs disponibilités. Ferme les inscriptions environ 3 semaines avant l’événement pour établir le programme et les besoins d’accueil.
Combien de temps prévoir pour installer la scène et la salle ?: Prévois au moins 3 heures avant l’ouverture au public pour libérer la scène, installer les tables, les chaises et les éléments de décor. Ajoute 60 à 90 minutes pour tester la sonorisation et effectuer les réglages avec les intervenants.
Quand commander le catering pour un festival de chœurs ?: Passe la commande 7 à 10 jours avant le festival, une fois les inscriptions et les besoins alimentaires traités. Confirme les quantités et l’heure de livraison 48 heures avant l’événement.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival de chœurs ?: Vérifie le programme, les badges, la signalétique, les boissons, le matériel technique et les contacts des dernières chorales. Prépare les achats et appelle les participants manquants au plus tard la veille au soir.

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