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Chorfestival organisieren: die praktische Checkliste

Ein Chorfestival braucht früh klare Zusagen, einen belastbaren Ablauf und eine Technikprobe, bevor die ersten Sängerinnen und Sänger eintreffen. Plane Anmeldungen, Auftritte, Verpflegung und Helfer nicht gleichzeitig am Veranstaltungstag, sondern mit festen Fristen. Besonders leicht vergessen werden Ernährungswünsche, Wegweiser, Ersatzbatterien und die letzte Rückmeldung der teilnehmenden Chöre. Die Checkliste führt dich von den ersten Anfragen bis zum Öffnen der Location.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Chöre anfragen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Auftritte bestätigen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Technik abstimmen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Programm drucken

  • Wegweiser erstellen

    2 Personen

  • Besucherinformationen versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Letzte Teilnehmer anrufen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Materialien bereitstellen

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Bühnenbereich freiräumen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenelemente aufstellen

    4 Personen

  • Mikrofone aufstellen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Infostand einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Snacks anrichten

    3 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Chöre anmelden

    2 Personen

  • Umkleideräume einrichten

    2 Personen

  • Programm aufhängen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Publikumseingang öffnen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Auftritte betreuen

    3 Personen

  • Chöre zur Bühne begleiten

    2 Personen

  • Mikrofone bedienen

    2 Personen

  • Pausen ankündigen

  • Kaffeepause servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Publikumsfragen beantworten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Letzten Auftritt begleiten

    3 Personen

  • Abschluss ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Artiesten verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Buffet aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Möbel zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Locationschlüssel zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 6
  • KlappischeAnz. 10
  • StühleAnz. 180
  • BuffetischeAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 3
  • UmkleidestühleAnz. 30

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 180
  • WassergläserAnz. 180
  • TellerAnz. 180
  • GebäckgabelnAnz. 180
  • TeelöffelAnz. 180
  • ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

  • Mischpult
  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • DI-BoxenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • ErsatzbatterienAnz. 16
  • NotenpulteAnz. 12
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8

Dekoration

  • FestivalflaggenAnz. 20
  • BallonsAnz. 100
  • TischdeckenAnz. 14
  • BühnentücherAnz. 4
  • WegweiserAnz. 10
  • ProgrammschilderAnz. 4
  • NamensschilderAnz. 40

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-SpotsAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 10

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 12
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • KühlthermometerAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • ToilettenbürstenAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • HandtuchspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Fordere die Anmeldungen frühzeitig über ein Formular an und erfasse pro Chor die Personenzahl, Auftrittsdauer sowie Ernährungswünsche. So kannst du Catering und Sitzplätze mit belastbaren Zahlen bestellen.
  • Bestätige Programm und Auftritte spätestens einige Wochen vorher schriftlich. Schicke Besucherinformationen und Programmhinweise nicht erst am Vortag, sondern mindestens 7 Tage vor dem Festival.
  • Plane die Tontechnik mit Mischpult, aktiven Lautsprechern, Funkmikrofonen, Mikrofonständern und DI-Boxen. Teste jedes Gerät vor dem Einlass und lege Ersatzbatterien sowie Verlängerungskabel bereit.
  • Teile Helfer konkreten Zeitfenstern zu: Einlass, Garderobe, Catering, Bühnenumbau und Abbau. Für die letzte Teilnehmerliste und offene Rückmeldungen sollte eine Person am Vortag telefonisch nachfassen.
  • Beginne den Aufbau mit freigeräumtem Bühnenbereich, Bühnenelementen, Tischen und Stühlen. Stelle Wegweiser, Programmschilder und Namensschilder vor dem Öffnen der Location auf, damit niemand während des Einlasses suchen muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Chorfestival organisieren?
Starte idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Anfragen an Chöre und Reservierungen. Programm, Auftritte und Helfer sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte man die Chöre für ein Festival anfragen?
Schicke die ersten Anfragen etwa 6 Monate vorher, besonders wenn mehrere Chöre auftreten sollen. Setze eine Anmeldefrist von mindestens 8 Wochen und bestätige die Auftritte danach schriftlich.
Wie viele Getränke braucht man bei einem Chorfestival?
Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Für Sängerinnen und Sänger solltest du zusätzlich Wasser während der Proben und Auftritte einrechnen.
Wann muss die Technik für ein Chorfestival getestet werden?
Teste Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone und DI-Boxen spätestens am Vortag vollständig. Am Veranstaltungstag reicht eine kurze Funktionskontrolle, bevor der Einlass beginnt.

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