Checklist voor een goed georganiseerd korenfestival
Een korenfestival vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, locatie en deelnemende koren vastleggen, daarna programma, techniek en publieksinformatie regelen. Verzamel technische wensen vroeg, zodat je weet hoeveel microfoons, monitors en podiumruimte nodig zijn. Plan daarnaast vrijwilligers voor ontvangst, catering en backstage. In de laatste week draait alles om programmaboekjes, naambadges, boodschappen, een geprinte plattegrond en een draaiboek dat iedereen kan gebruiken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Koren uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Programma-indeling maken
2 personen
Optredens bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Technische wensen verzamelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Plattegrond maken
Programmaboekjes ontwerpen
Programmaboekjes drukken
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone afzetten
2 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Wegwijzers ophangen
2 personen
Toiletten controleren
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Event
Koren ontvangen
3 personen
Koren naar kleedruimtes begeleiden
2 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
Kassa en donaties beheren
2 personen
Openingswoord verzorgen
Optredens aankondigen
Microfoons wisselen
2 personen
Podiumgangen vrijhouden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Laatste optreden begeleiden
2 personen
Slotwoord verzorgen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
Catering afsluiten
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Apparatuur demonteren
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Contant geld veilig opbergen
2 personen
Sleutels en locatie opleveren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Bedankbericht versturen
Foto's met koren delen
Donatieopbrengst overmaken
2 personen
Facturen en bonnetjes archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 8
- Podiumtrappenaantal 2
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 180
- Kleedkamerstoelenaantal 30
- Kledingrekkenaantal 4
- Afvalbakkenaantal 10
- Buffettafelsaantal 4
Apparatuur
- Speakersaantal 4
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Monitorluidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Gaffer tapeaantal 4
- Muzieklessenaarsaantal 12
- Laptop
- USB-sticksaantal 3
Verlichting
- LED-bouwlampenaantal 4
- Lichtslingersaantal 6
- Kabelmattenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiekopjesaantal 120
- Bordenaantal 180
- Vorkenaantal 180
- Messenaantal 180
- Lepelsaantal 180
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koksmessenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Scharenaantal 4
- Maatbekersaantal 3
- Koelelementenaantal 20
Decoratie
- Ballonnenaantal 150
- Ballonlintaantal 3
- Tafelkledenaantal 12
- Podiumdoekenaantal 4
- Decoratieve plantenaantal 10
- Fotowand
- Vlaggenlijnenaantal 8
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Vraag technische wensen uiterlijk drie weken voor het festival op. Noteer per koor het aantal zangers, benodigde microfoons, muzieklessenaars en eventuele afspeelapparatuur; zo voorkom je dat het mengpaneel of de monitorluidsprekers te klein wordt ingeschat.
- Maak de programma-indeling niet alleen op basis van optreedduur. Houd per koor minimaal 10 minuten wisseltijd aan voor opkomst, microfoons en muzieklessenaars, en zet die tijden ook in het draaiboek.
- Regel vergunningen, verzekering en reserveringen voordat je uitnodigingen breed verspreidt. Controleer daarnaast of de locatie voldoende stroompunten heeft voor speakers, mengpaneel, verlichting en verlengkabels.
- Maak de publieksinformatie uiterlijk één week vooraf definitief. Laat programmaboekjes drukken nadat namen en tijden zijn gecontroleerd, en bereid naambadges voor met een aparte set voor organisatie, koren en vrijwilligers.
- Plan de locatieopening ruim vóór het eerste optreden. Gebruik de eerste 60 minuten voor podiumopbouw, een korte soundcheck, het plaatsen van kabelmatten en het klaarzetten van buffet, bekers en afvalbakken; houd daarna tijd over voor onverwachte storingen.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel tijd moet ik rekenen voor een korenfestival?
- Plan minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding voor een kleinschalig korenfestival. Reserveer in de laatste week tijd voor drukwerk, boodschappen, vrijwilligersindeling en het definitieve draaiboek.
- Wanneer moet ik koren uitnodigen voor een korenfestival?
- Stuur de eerste uitnodigingen bij voorkeur 8 weken voor het festival. Geef koren 2 tot 3 weken om zich aan te melden en bevestig daarna programma, optreedduur en technische wensen.
- Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een koor?
- Dat hangt af van de koorgrootte en de locatie, maar plan bij een gemiddeld koor meestal 2 tot 4 microfoons plus minstens 1 microfoon voor aankondigingen. Vraag de technische wensen uiterlijk 3 weken vooraf op en test alles tijdens de soundcheck.
- Wanneer moet ik programmaboekjes laten drukken?
- Laat programmaboekjes 7 tot 10 dagen voor het festival drukken. Controleer vóór het drukken alle koornamen, aanvangstijden, pauzes en eventuele dieet- of sponsorinformatie; latere wijzigingen zijn dan nog beperkt op te lossen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!