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Chorfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Chorfestival braucht früh klare Zusagen, einen belastbaren Ablauf und eine Technikplanung, die zu mehreren Auftritten passt. Lege zuerst Datum und Ort fest, öffne dann die Anmeldung und bestätige nach und nach Programm, Auftrittszeiten und Anforderungen der Chöre. Später kommen Genehmigungen, Versicherung, Helfer, Drucksachen und Einkauf hinzu. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Öffnen der Location am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Chöre einladen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Programmablauf erstellen

    2 Personen

  • Auftritte bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung online stellen

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Lageplan erstellen

  • Programmhefte gestalten

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lade- und Entladezone absperren

    2 Personen

  • Bühnenelemente aufstellen

    4 Personen

  • Tonanlage aufstellen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffeestation vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Wegweiser aufhängen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

Event

  • Chöre empfangen

    3 Personen

  • Chöre zu den Umkleiden begleiten

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    4 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Kasse und Spenden verwalten

    2 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Auftritte ankündigen

  • Mikrofone wechseln

    2 Personen

  • Bühnenzugänge freihalten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Letzten Auftritt begleiten

    2 Personen

  • Schlusswort halten

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Catering abschließen

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Geräte abbauen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Bargeld sicher verwahren

    2 Personen

  • Schlüssel und Location übergeben

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    3 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

  • Fotos mit Chören teilen

  • Spendenbetrag überweisen

    2 Personen

  • Rechnungen und Belege archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 8
  • BühnentreppenAnz. 2
  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 180
  • UmkleidestühleAnz. 30
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 10
  • BuffetischeAnz. 4

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • MonitorspeakerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 4
  • NotenpulteAnz. 12
  • Laptop
  • USB-SticksAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-BaustrahlerAnz. 4
  • LichterkettenAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 120
  • TellerAnz. 180
  • GabelnAnz. 180
  • MesserAnz. 180
  • LöffelAnz. 180
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 3
  • ScherenAnz. 4
  • MessbecherAnz. 3
  • KühlelementeAnz. 20

Dekoration

  • BallonsAnz. 150
  • BallonbandAnz. 3
  • TischdeckenAnz. 12
  • BühnentücherAnz. 4
  • Dekorative PflanzenAnz. 10
  • Fotowand
  • WimpelkettenAnz. 8

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Sammle technische Anforderungen spätestens vier Wochen vor dem Festival. Frage jeden Chor nach Mikrofonbedarf, Notenpulten, Monitoren und Anschlüssen, damit Mischpult, Lautsprecher und Verlängerungskabel passend geplant werden können.
  • Plane die Auftritte mit festen Ankunfts- und Umbauzeiten. Rechne zwischen zwei Chören mindestens 15 Minuten für Bühnenwechsel, Mikrofonanpassung und das Aufstellen von Notenpulten ein.
  • Erfasse Ernährungswünsche nicht nur bei der Anmeldung, sondern prüfe die Liste eine Woche vor dem Festival erneut. So kannst du Buffet, Geschirr und Servierutensilien passend vorbereiten.
  • Drucke Programmhefte, Namensschilder, Lageplan und Drehbuch spätestens drei Tage vorher. Lege zusätzlich USB-Sticks mit den finalen Dateien bereit, falls am Veranstaltungstag etwas nachgedruckt oder angepasst werden muss.
  • Teile die Helfer in Schichten ein und gib jeder Schicht eine konkrete Aufgabe. Für Einlass, Garderoben, Bühne, Buffet und Technik solltest du mindestens 30 Minuten vor dem Einlass eine Ansprechperson vor Ort haben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Chorfestival organisieren?
Beginne idealerweise sechs bis neun Monate vorher mit Datum, Ort und Einladungen an die Chöre. Programm, Anmeldung und technische Anforderungen sollten spätestens sechs Wochen vor dem Festival verbindlich sein.
Wie viele Helfer braucht ein Chorfestival?
Für ein kleines Festival mit bis zu fünf Chören solltest du mindestens 8 bis 12 Helfer einplanen. Besetze Einlass, Garderobe, Bühne, Buffet und Technik jeweils mit einer verantwortlichen Person und plane eine Reserve ein.
Wann muss die Technik für ein Chorfestival feststehen?
Sammle die Anforderungen spätestens vier Wochen vor dem Termin und bestätige die komplette Ausstattung zwei Wochen vorher. Prüfe Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Monitorspeaker, Kabel und Gaffer Tape am Vortag.
Wie viel Verpflegung braucht man bei einem Chorfestival?
Plane Getränke und Buffet nach der bestätigten Teilnehmerzahl, inklusive Chöre, Helfer und Publikum. Kaufe haltbare Vorräte einige Tage vorher und hole frische Produkte am Veranstaltungstag oder maximal einen Tag vorher ab.

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