Checklist pour organiser un festival de chœurs

Un festival de chœurs demande un suivi précis, car plusieurs groupes partagent la même scène, les mêmes horaires et parfois les mêmes repas. Commence par confirmer la date et le lieu, puis ouvre rapidement les inscriptions pour connaître le nombre de chorales, de chanteurs et de besoins techniques. Le programme, les autorisations, l’assurance et les bénévoles doivent être finalisés avant la communication publique. Cette checklist t’aide à avancer dans l’ordre, jusqu’à l’ouverture du lieu et à l’installation du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Inviter les chorales
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Élaborer le programme
2 personnes
Confirmer les prestations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Imprimer le déroulé
Créer le plan
Concevoir les livrets du programme
Imprimer les livrets de programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer l’équipement sonore
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

Accueillir les chorales
3 personnes
Accompagner les chorales aux vestiaires
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Gérer la caisse et les dons
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Annoncer les spectacles
Changer les microphones
2 personnes
Dégager les accès à la scène
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet propre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Encadrer la dernière représentation
2 personnes
Prononcer le discours de clôture
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Clôturer le catering
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Démonter l’équipement
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes
Remettre les clés et le lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos avec les chorales
Verser le produit des dons
2 personnes
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 8
Escaliers de scèneqté 2
Tablesqté 12
Chaisesqté 180
Chaises des vestiairesqté 30
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 10
Tables de buffetqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Pupitres de musiqueqté 12
Ordinateur portable
Clés USBqté 3

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Passe-câblesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Ciseauxqté 4
Verres doseursqté 3
Pains de glaceqté 20

Décoration

Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 3
Nappesqté 12
Tentures de scèneqté 4
Plantes décorativesqté 10
Mur photo
Guirlandes de fanionsqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date limite d’inscription au moins 4 à 6 semaines avant le festival. Tu auras ainsi le temps de confirmer les prestations, de construire le programme et de recueillir les besoins alimentaires et techniques.
Prévois un planning détaillé par chorale, avec l’heure d’arrivée, la balance, le passage sur scène et le repas. Imprime plusieurs exemplaires du déroulé et garde une version sur ordinateur et sur clé USB.
Désigne au moins 1 bénévole référent pour l’accueil, les vestiaires et la scène, puis ajoute environ 1 personne par tranche de 30 à 40 participants. Les chorales doivent savoir à qui s’adresser dès leur arrivée.
Teste la sonorisation avant l’ouverture : microphones sans fil, table de mixage, haut-parleurs, retours, rallonges et multiprises. Garde du ruban gaffer et des passe-câbles à portée de main pour sécuriser les câbles au sol.
Achète les produits non périssables quelques jours avant, mais récupère les produits frais le jour même ou la veille. Vérifie aussi les quantités de gobelets, tasses, assiettes et couverts après le décompte final des participants.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un festival de chœurs ?: Ouvre le formulaire au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Fixe la clôture 4 à 6 semaines avant l’événement afin de finaliser le programme, les repas et les besoins techniques.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de chœurs ?: Prévois au minimum 1 référent pour chaque fonction clé : accueil, scène, vestiaire, buffet et technique. Pour l’organisation générale, compte environ 1 bénévole pour 30 à 40 participants, avec 2 personnes supplémentaires pour l’installation et le rangement.
Quand finaliser le programme d’un festival de chœurs ?: Finalise le programme environ 4 semaines avant le festival, après confirmation des prestations et des contraintes de chaque chorale. Envoie ensuite les horaires définitifs aux groupes et imprime les livrets dans les 7 à 10 jours précédant l’événement.
Que faut-il vérifier avant d’ouvrir le lieu ?: Prévois une vérification complète 2 à 3 heures avant l’arrivée du public. Contrôle la scène et ses escaliers, les chaises, les pupitres, les badges, les vestiaires, le buffet, la sonorisation, l’éclairage, les prises et la circulation des câbles.

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