Checklist para organizar un festival de coros

Organizar un festival de coros requiere coordinar actuaciones, participantes, sonido, espacios y horarios sin dejar decisiones para el último día. Empieza confirmando la fecha y el lugar, y después trabaja por fases: inscripción, programa, promoción, logística y montaje. Esta checklist reúne 77 tareas y 52 materiales para controlar el proceso, desde las invitaciones hasta la apertura del recinto. También ayuda a detectar a tiempo los detalles que suelen olvidarse, como las necesidades técnicas, las preferencias alimentarias y la señalización.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Invitar coros
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Crear la distribución del programa
2 personas
Confirmar las actuaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Hacer reservas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer el plano
Diseñar los programas
Imprimir los folletos del programa
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Delimitar la zona de carga y descarga
2 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el rincón del café
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar señalizadores
2 personas
Comprobar los baños
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas

Evento

Recibir a los coros
3 personas
Guiar al coro a los vestuarios
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Repartir los programas
2 personas
Gestionar la caja y las donaciones
2 personas
Dar el discurso de apertura
Anunciar las actuaciones
Cambiar micrófonos
2 personas
Mantener libres los accesos al escenario
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpio el buffet
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Coordinar la última actuación
2 personas
Preparar el discurso de clausura
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar catering
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Desmontar el equipo
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger objetos perdidos
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
Entregar las llaves y el local
2 personas
Devolver el material alquilado
3 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos con los grupos
Transferir los ingresos de donaciones
2 personas
Archivar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 8
Escaleras del escenariocant. 2
Mesascant. 12
Sillascant. 180
Sillas del vestuariocant. 30
Percheroscant. 4
Papeleracant. 10
Mesas de buffetcant. 4

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Altavoces de monitorcant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4
Atriles de músicacant. 12
Portátil
Memorias USBcant. 3

Iluminación

Focos LED de obracant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6
Alfombrillas para cablescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 180
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Tijerascant. 4
Jarras medidorascant. 3
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Globoscant. 150
Cinta para globoscant. 3
Mantelescant. 12
Telones de escenariocant. 4
Plantas decorativascant. 10
Photowall
Guirnaldascant. 8

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Abre el formulario de inscripción con varias semanas de margen y pide desde el principio el número de cantantes, la duración de la actuación y las necesidades técnicas de cada coro. Así podrás cerrar el programa sin rehacerlo después.
Confirma las actuaciones antes de imprimir folletos o programas. Reserva al menos una revisión final para comprobar nombres, orden de participación, horarios y posibles cambios de última hora.
Haz una prueba de sonido en el recinto antes de la apertura. Comprueba micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces de monitor, cables y regletas; fija los cables al suelo con cinta gaffer o alfombrillas para cables.
Calcula la comida y la bebida según las inscripciones confirmadas, no según una estimación inicial. Recoge las preferencias dietéticas con antelación y separa los productos no perecederos de los frescos, que conviene recoger cerca del día del festival.
Prepara un plano y un plan de trabajo impreso para el equipo. Marca escenario, vestuario, atriles, buffet, entradas, percheros, papeleras y recorridos de cables, y asigna voluntarios a cada zona antes de abrir el lugar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de coros?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, coros invitados y permisos. Deja las dos últimas semanas para cerrar el programa, imprimir materiales y comprobar la logística.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de los coros?: Cierra las inscripciones al menos 3 o 4 semanas antes del festival. Necesitas ese margen para confirmar actuaciones, preparar el programa, recopilar necesidades técnicas y calcular comida y bebida.
¿Qué equipo de sonido necesito para un festival de coros?: Como base, revisa altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, soportes y altavoces de monitor. Haz una prueba completa entre 2 y 3 horas antes de recibir al público y comprueba también cables, regletas y alargadores.
¿Cuándo preparo el material impreso del festival?: Imprime el plan de trabajo, las acreditaciones y los folletos del programa entre 5 y 7 días antes, cuando el orden de las actuaciones esté confirmado. Lleva algunas copias adicionales para cambios y pérdidas.

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