Checklist voor een korenfestival organiseren

Een korenfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen koren uitnodigen en een programma maken. Je regelt tegelijk optredens, muziekbestanden, techniek, catering, vrijwilligers en de publieksstromen in de zaal. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar bevestigingen en een uitvoerbaar draaiboek. Deze checklist helpt je om 87 taken stap voor stap af te handelen en 59 benodigde spullen tijdig te controleren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Koren uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Promotiebeeld maken
Festival promoten
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Optredens bevestigen
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Presentator vastleggen
Muzikale begeleiding reserveren
Catering reserveren
2 personen
Techniek reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Plattegrond maken
Zaalindeling bepalen
2 personen
Programma afdrukken
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Bewegwijzering maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad servies controleren
Apparatuur testen
2 personen
Koren laatste informatie sturen
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
Drankvoorraad aanvullen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelruimte inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Programma en badges klaarleggen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Entree en garderobe inrichten
3 personen
Zaal opruimen voor opbouw
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Koorpodium opbouwen
4 personen
Muziekstandaards plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Licht en kabels controleren
2 personen
Geluidsrepetitie uitvoeren
3 personen
Koren ontvangen
4 personen
Koren registreren
3 personen
Koren naar kleedruimte begeleiden
2 personen
Programma uitdelen
3 personen
Publieksentree bemannen
3 personen
Garderobe beheren
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Openingswoord begeleiden
2 personen
Optredens aankondigen
Koren opstellen
2 personen
Microfoons bedienen
2 personen
Programmawijzigingen doorgeven
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes bijvullen
3 personen
Dieetvrije hapjes markeren
Pauze aankondigen
Pauzebuffet bedienen
4 personen
Toezicht houden bij publieksruimte
2 personen
Foto's maken
Slotoptreden begeleiden
2 personen
Bedankwoord verzorgen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Koren uitzwaaien
3 personen
Garderobe afbouwen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Koorpodium afbreken
4 personen
Stoelen terugplaatsen
4 personen
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankberichten versturen
2 personen
Foto's met koren delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 240
Klaptafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Informatiebalie
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 240
Koorpodiumdelenaantal 12
Kleedkamerrekkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 240
Glazenaantal 240
Bordenaantal 240
Gebaksvorkjesaantal 240
Koffielepelsaantal 240
Serveerbestekaantal 24
Karaffenaantal 24
Thermoskannenaantal 10

Apparatuur

Vocale microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 2
Versterker
Audiokabelsaantal 16
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Laptop
USB-stickaantal 2
Piano
Muziekstandaardsaantal 80
Dirigentenlessenaarsaantal 8
Kabelmattenaantal 12

Decoratie

Festivalbanneraantal 2
Podiumdoekenaantal 4
Bloemstukkenaantal 8
Tafellopersaantal 12
Naamkaartjesaantal 30
Naambordhoudersaantal 30
Pijlbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 10
Reservebatterijenaantal 40

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Messenaantal 12
Serveerschalenaantal 24
Broodmessenaantal 4
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handdesinfectiepompjesaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk enkele maanden vooraf de datum, locatie en programmaduur vast. Reserveer niet alleen de zaal, maar controleer ook kleedkamers, podiumruimte, garderobe en plek voor informatie- en buffettafels.
Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen, bezetting en technische behoeften. Bevestig optredens pas nadat muziekbestanden, begeleiding en het gewenste aantal microfoons duidelijk zijn.
Plan techniek niet op de festivaldag zelf. Test vocale microfoons, mengpaneel, luidsprekers, monitoren, piano, laptop, USB-stick en alle kabels minstens één volledige doorloop vooraf.
Maak voor vrijwilligers een indeling per tijdsblok, bijvoorbeeld ontvangst, garderobe, catering, podiumbegeleiding en opruimen. Geef elke ploeg een aanspreekpunt en laat de zaalindeling, plattegrond en bewegwijzering vooraf bekijken.
Tel servies en meubilair op basis van het verwachte aantal bezoekers én de koren. Controleer naast stoelen en tafels ook thermoskannen, karaffen, kledinghangers en muziekstandaards; juist die kleinere onderdelen worden vaak te laat geregeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een korenfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en uitnodigingen aan koren. Reserveer techniek, catering en vrijwilligers uiterlijk 6 tot 8 weken voor het festival.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een korenfestival?: Reken minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 40 bezoekers voor ontvangst, garderobe, publieksbegeleiding en catering. Tel daarnaast per optredend koor minstens 1 contactpersoon of podiumbegeleider mee.
Wanneer moet ik de optredens van koren bevestigen?: Bevestig het programma uiterlijk 4 weken vooraf, nadat aanvangstijden, repertoire, muziekbestanden en technische wensen binnen zijn. Plan daarna nog één controle voor afzeggingen en wijzigingen.
Wanneer moet ik de techniek voor een korenfestival testen?: Doe de volledige geluidstest 1 tot 2 weken vooraf en herhaal een korte controle op de festivaldag. Test alle microfoons, monitorluidsprekers, audiokabels, stroomvoorziening en de afspeelbestanden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.