Organiser un festival de chœurs sans oublier l’essentiel

Un festival de chœurs demande une coordination précise entre les chorales, le lieu, la technique et l’accueil. Commence par fixer la date et le programme, puis réserve rapidement la salle, l’accompagnement musical, la sonorisation et le catering. Les inscriptions permettent ensuite de connaître les effectifs, les besoins alimentaires et les fichiers musicaux. Cette checklist de 87 tâches et 59 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux badges, à la signalisation et au déroulé du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Inviter les chorales
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Créer l’image promotionnelle
Promouvoir le festival
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les prestations
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Réserver un animateur
Réserver l’accompagnement musical
Réserver le catering
2 personnes
Réserver la technique
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Élaborer le déroulé
2 personnes
Créer le plan
Définir l’aménagement de la salle
2 personnes
Imprimer le programme
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Créer la signalisation
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le stock de vaisselle
Tester l'équipement
2 personnes
Envoyer les dernières informations aux chœurs
2 personnes
Passer la commande traiteur
Réanimer le stock de boissons
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Aménager la chambre froide
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le programme et les badges
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
3 personnes
Ranger la salle avant le montage
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Monter la scène de chorale
4 personnes
Installer les pupitres de musique
2 personnes
Installer l’équipement sonore
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Vérifier l’éclairage et les câbles
2 personnes
Effectuer la répétition son
3 personnes
Accueillir les chorales
4 personnes
Enregistrer les chorales
3 personnes
Accompagner la chorale au vestiaire
2 personnes
Distribuer le programme
3 personnes
Gérer l'entrée du public
3 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Accompagner le discours d'ouverture
2 personnes
Annoncer les spectacles
Mettre les chorales en place
2 personnes
Gérer les micros
2 personnes
Communiquer les modifications du programme
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les en-cas
3 personnes
Marquer les en-cas sans régime
Annoncer la pause
Servir le buffet de pause
4 personnes
Assurer la surveillance dans l’espace public
2 personnes
Prendre des photos
Encadrer la prestation de clôture
2 personnes
Prononcer les remerciements
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Saluer les chorales
3 personnes
Démonter le vestiaire
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Démonter la scène de chorale
4 personnes
Remettre les chaises en place
4 personnes
Démonter le matériel audio
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
Partager les photos avec les chorales

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 240
Tables pliantesqté 12
Tables de buffetqté 4
Bureau d’information
Portantsqté 4
Cintresqté 240
Éléments de scène pour chœurqté 12
Portants de logeqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 240
Verresqté 240
Assiettesqté 240
Fourchettes à gâteauqté 240
Cuillères à caféqté 240
Couverts de serviceqté 24
Carafesqté 24
Thermosqté 10

Équipement

Microphones vocauxqté 8
Pieds de microqté 8
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Amplificateur
Câbles audioqté 16
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable
Clé USBqté 2
Piano
Pieds de microqté 80
Pupitres de chef d'orchestreqté 8
Passe-câblesqté 12

Décoration

Bannière du festivalqté 2
Tentures de scèneqté 4
Compositions floralesqté 8
Chemins de tableqté 12
Badges nominatifsqté 30
Porte-nomsqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 10
Piles de rechangeqté 40

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteauxqté 12
Plateaux de serviceqté 24
Couteaux à painqté 4
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et vérifie les autorisations dès que la date et le programme sont fixés : prévois au moins 3 à 6 mois pour obtenir les validations et confirmer les disponibilités techniques.
Ouvre les inscriptions avec une date limite claire, idéalement 4 à 6 semaines avant le festival. Demande dans le même formulaire l’effectif, les besoins alimentaires et les informations utiles pour les badges nominatifs.
Rassemble les fichiers musicaux et confirme les prestations au plus tard 2 semaines avant l’événement. Vérifie aussi le piano, les pupitres, les microphones, les pieds de micro, la table de mixage et les câbles nécessaires.
Prépare le plan de salle en distinguant scène, chorales, public, accueil, vestiaire et buffet. Pour éviter les embouteillages, attribue les portants et cintres avant l’arrivée des groupes et prévois un bureau d’information visible.
Répartis les bénévoles par créneaux et fonctions, avec une personne référente pour l’accueil, la scène, le catering et la technique. Imprime le programme, les badges et la signalisation au moins 2 jours avant, puis contrôle la liste des courses la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de chœurs ?: Prévois au minimum 3 mois pour un petit festival et 6 mois si plusieurs chorales, un animateur, un accompagnement musical et une installation technique sont prévus. Les invitations et réservations doivent partir dès que la date et le lieu sont confirmés.
Quand ouvrir les inscriptions pour un festival de chœurs ?: Ouvre le formulaire environ 8 semaines avant le festival et fixe une clôture 4 à 6 semaines avant. Il restera ainsi assez de temps pour traiter les réponses, recueillir les besoins alimentaires et préparer les badges.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de chœurs ?: Pour un festival de taille moyenne, prévois au moins 1 bénévole pour 20 à 30 participants, avec des renforts séparés pour la technique et le catering. Établis les créneaux 2 semaines à l’avance afin que chaque poste soit couvert pendant l’accueil et les changements de scène.
Quand tester la sonorisation d’un festival de chœurs ?: Programme une vérification complète au moins 2 heures avant l’arrivée du public et prévois un contrôle des microphones, enceintes, retours, amplificateur, câbles et multiprises. Garde une clé USB et un ordinateur portable avec les fichiers musicaux nécessaires.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.