Checklist para organizar un festival de coros sin olvidar nada

Organizar un festival de coros exige coordinar actuaciones, inscripciones, espacios, técnica y muchas personas en un mismo día. Esta checklist reúne el trabajo en el orden en que suele hacerse: primero se fija el programa y el lugar, después se confirman los coros y proveedores, y al final se prepara la sala y la recepción. Incluye también los detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, los archivos musicales, la señalización y la asignación de voluntarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Invitar coros
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Crear imagen promocional
Promocionar el festival
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las actuaciones
2 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Confirmar al presentador
Reservar acompañamiento musical
Reservar el catering
2 personas
Reservar técnica
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Desarrollar el programa
2 personas
Hacer el plano
Definir la distribución de la sala
2 personas
Imprimir el programa
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Crear la señalización
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el stock de vajilla
Probar el equipo
2 personas
Enviar la última información a los coros
2 personas
Realizar el pedido de catering
Reponer las bebidas
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Montar el espacio de refrigeración
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar el programa y las acreditaciones
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Montar la entrada y el guardarropa
3 personas
Despejar la sala antes del montaje
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el escenario para el coro
4 personas
Colocar atriles
2 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Comprobar las luces y los cables
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Recibir a los coros
4 personas
Registrar los coros
3 personas
Guiar a los coros al vestuario
2 personas
Repartir el programa
3 personas
Atender la entrada del público
3 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Presentar el discurso de apertura
2 personas
Anunciar las actuaciones
Organizar a los coros
2 personas
Operar los micrófonos
2 personas
Comunicar cambios en el programa
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer aperitivos
3 personas
Marcar los aperitivos sin dieta
Anunciar el descanso
Servir el buffet del descanso
4 personas
Supervisar en la zona de público
2 personas
Tomar fotos
Coordinar la actuación final
2 personas
Preparar el discurso de agradecimiento
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Despedir a los coros
3 personas
Desmontar el guardarropa
2 personas
Apagar el equipo
2 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Desmontar el escenario del coro
4 personas
Volver a colocar las sillas
4 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Limpiar la sala
4 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
Compartir fotos con los grupos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 240
Mesas plegablescant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Punto de información
Percheroscant. 4
Perchascant. 240
Secciones del escenario del corocant. 12
Percheros para camerinoscant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 240
Vasoscant. 240
Platoscant. 240
Tenedores de postrecant. 240
Cucharillas de cafécant. 240
Cubiertos de serviciocant. 24
Jarrascant. 24
Termoscant. 10

Equipo

Micrófonos vocalescant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Altavoces de monitorcant. 2
Amplificador
Cables de audiocant. 16
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Portátil
Memoria USBcant. 2
Piano
Atrilescant. 80
Atriles de directorcant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12

Decoración

Banner del festivalcant. 2
Telones de escenariocant. 4
Arreglos floralescant. 8
Manteles runnerscant. 12
Tarjetas de nombrecant. 30
Portanombrescant. 30
Carteles direccionalescant. 12
Atriles para programascant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 10
Baterías de repuestocant. 40

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchilloscant. 12
Bandejas de servircant. 24
Cuchillos de pancant. 4
Acumuladores de fríocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de abrir las inscripciones. Reserva también la técnica y el catering con varias semanas de margen, porque ambos dependen del horario y del número de participantes.
Pide las preferencias dietéticas al registrarse y establece una fecha límite concreta para recibir cambios. Así podrás confirmar el catering con cifras reales, no con estimaciones de última hora.
Solicita con antelación los archivos de música y confirma cada actuación por escrito. Revisa quién necesita piano, atriles, micrófonos vocales o acompañamiento musical antes de preparar el plano del escenario.
No basta con reclutar voluntarios: asigna a cada persona una función y un horario. Prevé responsables para información, camerinos, escenario, recepción, catering y cambios entre actuaciones.
Imprime el programa, las tarjetas con nombres y la señalización antes del día del festival. Prepara además una lista de compra final y comprueba que haya suficientes tazas, vasos, platos, jarras, termos y cubiertos de servicio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de coros?: Empieza a fijar la fecha, reservar el lugar e invitar a los coros con al menos 8 a 12 semanas de antelación. Deja las últimas 2 semanas para cerrar actuaciones, preferencias dietéticas, voluntarios, programa y materiales.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para un festival de coros?: Abre el formulario cuando la fecha, el programa provisional y el lugar estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Define una fecha límite de inscripción y otra, unos 10 días antes, para cambios dietéticos y necesidades técnicas.
¿Qué hay que confirmar con cada coro antes del festival?: Confirma el número de participantes, la duración de la actuación, las piezas musicales, las necesidades de piano o atriles y la llegada prevista. Hazlo por escrito al menos 2 semanas antes para poder cerrar el programa y la distribución de la sala.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de coros?: Como punto de partida, calcula 1 voluntario por cada 20 a 30 asistentes, además de responsables específicos para escenario, información, camerinos y catering. Asigna turnos de 2 a 3 horas para que siempre haya cobertura sin dejar a nadie ocupado todo el día.

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