Chorfestival organisieren: die Checkliste für die Planung

Ein Chorfestival braucht früh klare Absprachen: Datum, Programm, Veranstaltungsort und die eingeladenen Chöre bilden die Grundlage. Danach folgen Anmeldungen, Auftrittsbestätigungen, Musikdateien, Catering und Technik. In den letzten Wochen entscheidest du über Raumaufteilung, Ablauf, Beschilderung und die Einteilung der freiwilligen Helfer. Plane außerdem Zeit für Ernährungswünsche, Namensschilder und gedruckte Programme ein – diese Details werden bei Chorfestivals besonders häufig zu spät erledigt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Chöre einladen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Werbebild erstellen
Festival bewerben
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Auftritte bestätigen
2 Personen
Musikdateien sammeln
2 Personen
Moderator festlegen
Musikalische Begleitung buchen
Catering reservieren
2 Personen
Technik reservieren
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
Lageplan erstellen
Raumaufteilung festlegen
2 Personen
Programm drucken
2 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Beschilderung erstellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Geschirrbestand prüfen
Geräte testen
2 Personen
Chören die letzten Informationen schicken
2 Personen
Cateringbestellung aufgeben
Getränkevorräte auffüllen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlbereich einrichten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Programm und Badges bereitlegen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Eingang und Garderobe einrichten
3 Personen
Saal vor dem Aufbau aufräumen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Chorpodium aufbauen
4 Personen
Notenständer aufstellen
2 Personen
Tonanlage aufstellen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Licht und Kabel prüfen
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Chöre empfangen
4 Personen
Chöre registrieren
3 Personen
Chöre in den Umkleideraum begleiten
2 Personen
Programm verteilen
3 Personen
Publikumseingang besetzen
3 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks auslegen
3 Personen
Eröffnungsrede moderieren
2 Personen
Auftritte ankündigen
Chöre aufstellen
2 Personen
Mikrofone bedienen
2 Personen
Programmänderungen weitergeben
Getränke nachfüllen
3 Personen
Snacks nachfüllen
3 Personen
Gerichte ohne Diätvorgaben kennzeichnen
Pause ankündigen
Pausenbuffet bedienen
4 Personen
Im Publikumsbereich Aufsicht führen
2 Personen
Fotos machen
Abschlussauftritt begleiten
2 Personen
Dankeswort vorbereiten
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Chöre verabschieden
3 Personen
Garderobe abbauen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Chorpodest abbauen
4 Personen
Stühle wieder aufstellen
4 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Fotos mit Chören teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 240
KlappischeAnz. 12
BuffetischeAnz. 4
Informationsstand
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 240
Chorbühnen-TeileAnz. 12
UmkleideracksAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 240
GläserAnz. 240
TellerAnz. 240
GebäckgabelnAnz. 240
KaffeelöffelAnz. 240
ServierbesteckAnz. 24
KaraffenAnz. 24
ThermoskannenAnz. 10

Ausstattung

GesangsmikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
MonitorspeakerAnz. 2
Verstärker
AudiokabelAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
Laptop
USB-StickAnz. 2
Klavier
NotenständerAnz. 80
DirigentenpulteAnz. 8
KabelmattenAnz. 12

Dekoration

FestivalbannerAnz. 2
BühnentücherAnz. 4
BlumenarrangementsAnz. 8
TischläuferAnz. 12
NamensschilderAnz. 30
NamensschildhalterAnz. 30
WegweiserAnz. 12
ProgrammständerAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 40

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
MesserAnz. 12
ServierschalenAnz. 24
BrotmesserAnz. 4
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HanddesinfektionsspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm zuerst fest und reserviere den Veranstaltungsort möglichst mehrere Monate vorher. Prüfe direkt, ob Genehmigungen erforderlich sind und welche Räume für Auftritte, Umkleiden und Verpflegung gebraucht werden.
Öffne das Anmeldeformular früh und setze eine klare Frist, etwa sechs bis acht Wochen vor dem Festival. Erfasse neben den Kontaktdaten auch Ernährungswünsche, Besetzungen und besondere Anforderungen der Chöre.
Bestätige jeden Auftritt schriftlich und sammle die Musikdateien spätestens zwei Wochen vor der Veranstaltung. So kannst du Reihenfolge, Moderation, musikalische Begleitung und technische Anforderungen rechtzeitig abstimmen.
Plane die Technik nicht nur für die Bühne: Gesangsmikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, Lautsprecher, Monitorspeaker und Audiokabel müssen zum Raum passen. Reserviere außerdem mindestens ein Laptop- und USB-Backup für Musikdateien und Ablaufunterlagen.
Erstelle Lageplan und Raumaufteilung mindestens eine Woche vorher und teile die freiwilligen Helfer mit konkreten Zeiten ein. Drucke Programme, Namensschilder und Beschilderung nicht erst am Veranstaltungstag, sondern spätestens am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Chorfestival organisieren?: Beginne idealerweise vier bis sechs Monate vorher mit Datum, Programm und Location. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens zehn bis zwölf Wochen vor dem Festival starten.
Wann sollte man die Chöre für ein Chorfestival einladen?: Versende die Einladungen etwa drei bis vier Monate vorher und setze die Anmeldefrist auf sechs bis acht Wochen vor der Veranstaltung. Die endgültigen Auftrittszeiten solltest du danach schriftlich bestätigen.
Wie viele Helfer braucht ein Chorfestival?: Für ein Festival mit bis zu sechs Chören solltest du mindestens 6 bis 10 freiwillige Helfer einteilen. Plane separate Zuständigkeiten für Empfang, Bühne, Umkleiden, Catering und Technik ein.
Wann muss die Technik für ein Chorfestival gebucht werden?: Reserviere Technik und musikalische Begleitung mindestens sechs bis acht Wochen vorher. Prüfe zwei Wochen vor dem Festival alle Mikrofone, Lautsprecher, Kabel, Verstärker und Musikdateien anhand des Ablaufplans.

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