Kooroptreden organiseren: checklist van voorbereiding tot optreden
Een kooroptreden vraagt om meer dan een programma en een paar stoelen. Je regelt vooraf de locatie, het repertoire, aanmeldingen, programmaboekjes en techniek; op de dag zelf moeten kooropstelling, ontvangst, soundcheck en catering in de juiste volgorde klaarstaan. Controleer ook toegang, kleedruimte en bladmuziek voordat het koor arriveert. Deze checklist helpt je het optreden stap voor stap voor te bereiden, zonder last-minute zoekwerk naar kabels, waterglazen of reservebatterijen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
Optreedprogramma samenstellen
2 personen
Repertoire en bladmuziek controleren
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen bevestigen
Programmaboekjes opmaken
Programmaboekjes afdrukken
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koorleden informeren
Event
Ruimte en toegang controleren
2 personen
Zaal klaarzetten
4 personen
Kooropstelling plaatsen
3 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Bladmuziek klaarleggen
2 personen
Koor ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
3 personen
Koor laten inzingen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Entree en ontvangst inrichten
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Optreden aankondigen
Kooroptreden begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Afscheid van bezoekers begeleiden
2 personen
Koor uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur afbreken
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal en foyer schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten veilig opbergen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 90
- Tafelsaantal 8
- Koorstoelenaantal 30
- Kleedkamertafelsaantal 2
- Inschrijftafel
Servies
- Waterglazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Theelepelsaantal 60
- Serveerbladenaantal 6
Apparatuur
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 2
- Pianokruk
- Muzieklessenaarsaantal 12
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- DI-box
- Reservebatterijenaantal 12
- Kabelhaspelsaantal 2
- Gaffer tapeaantal 2
Verlichting
- LED-spotsaantal 4
- Sfeerlampenaantal 6
Decoratie
- Bloemstukkenaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
- Welkomstbord
- Richtingbordenaantal 6
- Programmaboekjesaantal 100
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 3
- Scharenaantal 2
- Keukenmessenaantal 2
- Snijplankenaantal 2
- Serveertangenaantal 4
Schoonmaak
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de techniekstest niet pas vlak voor de soundcheck. Controleer microfoons, microfoonstatieven, mengpaneel, luidsprekers, DI-box en kabels vooraf en leg reservebatterijen, verlengkabels en gaffer tape klaar.
- Maak de zaalindeling op papier voordat je stoelen en koorstoelen plaatst. Houd ruimte vrij voor muzieklessenaars, een pianokruk, entree en een duidelijke looproute naar de kleedkamer.
- Leg programmaboekjes, bladmuziek en richtingborden op vaste plekken voordat bezoekers binnenkomen. Zo hoef je tijdens de ontvangst niet tegelijk te zoeken, uit te delen en vragen over de route te beantwoorden.
- Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet en stem de catering daarop af. Zet waterglazen voor het koor klaar en controleer of je voor koffie en thee genoeg kopjes, borden, vorken en theelepels hebt.
- Reserveer op de dag zelf tijd voor zowel inzingen als soundcheck. Laat het koor eerst rustig ontvangen en plaatsen, zodat de technische afstelling niet samenvalt met binnenkomende bezoekers of het uitdelen van programmaboekjes.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kooroptreden organiseren?
- Leg datum en locatie bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Gebruik de laatste 2 weken voor bevestigingen, programmaboekjes, dieetwensen en een definitieve controle van techniek en toegang.
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een kooroptreden versturen?
- Stuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor het optreden. Sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen vooraf, zodat je reserveringen, catering en het aantal programmaboekjes kunt afronden.
- Hoeveel programmaboekjes moet ik afdrukken voor een kooroptreden?
- Druk voor elke verwachte bezoeker één programmaboekje af en voeg 5 tot 10 procent reserve toe. Bij 80 verwachte bezoekers zijn dat bijvoorbeeld 84 tot 88 boekjes.
- Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de soundcheck van een koor?
- Plan minimaal 45 tot 60 minuten voor de soundcheck en controleer daarna nog de verlichting en looproutes. Laat het koor vervolgens 15 tot 20 minuten inzingen voordat het publiek wordt ontvangen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!