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Chorauftritt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Chorauftritt braucht mehr als ein geprüftes Repertoire. Du koordinierst Termin und Raum, Programmhefte, Anmeldungen, Technik, Aufstellung und den Empfang des Chors. Plane den Zugang und den Saal früh, damit am Veranstaltungstag keine Kabel, Notenpulte oder Umkleidemöglichkeiten fehlen. Diese Checkliste führt dich in einer sinnvollen Reihenfolge durch Vorbereitung, Aufbau, Soundcheck und Einlass.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

  • Auftrittsprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Repertoire und Noten prüfen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen bestätigen

  • Programmhefte gestalten

  • Programmhefte drucken

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Chormitglieder informieren

Event

  • Raum und Zugang prüfen

    2 Personen

  • Saal vorbereiten

    4 Personen

  • Choraufstellung aufbauen

    3 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Notenblätter bereitlegen

    2 Personen

  • Chor empfangen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Chor einsingen lassen

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Eingang und Empfang einrichten

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Auftritt ankündigen

  • Chorauftritt begleiten

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Verabschiedung der Besucher begleiten

    2 Personen

  • Chor verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Ausrüstung abbauen

    3 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal und Foyer reinigen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Reste sicher verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 8
  • ChorstühleAnz. 30
  • UmkleidetischeAnz. 2
  • Anmeldetisch

Geschirr

  • WassergläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • TeelöffelAnz. 60
  • ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • Klavierhocker
  • NotenpulteAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • DI-Box
  • ErsatzbatterienAnz. 12
  • KabeltrommelnAnz. 2
  • Gaffer TapeAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 4
  • StimmungsleuchtenAnz. 6

Dekoration

  • BlumenarrangementsAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 8
  • Willkommensschild
  • RichtungsschilderAnz. 6
  • ProgrammhefteAnz. 100

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 3
  • ScherenAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 4

Reinigung

  • PutzlappenAnz. 12
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Raum und Zugang spätestens zwei bis drei Wochen vorher fest. Prüfe dabei, ob Chor, Technik und Catering gleichzeitig hineinkommen und wo Umkleidetische aufgestellt werden können.
  • Schließe das Auftrittsprogramm mindestens zehn bis vierzehn Tage vorher ab. Erst danach lassen sich Noten prüfen, Programmhefte gestalten und die benötigte Anzahl drucken.
  • Teste Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, DI-Box und Kabel am Veranstaltungsort nicht erst beim Einlass. Plane einen vollständigen Techniktest am Vortag oder mindestens zwei Stunden vor dem Auftritt ein.
  • Plane für den Chor einen eigenen Zeitblock ein: Empfang, Aufstellung, Einsingen und Soundcheck sollten zusammen mindestens 60 bis 90 Minuten vor Beginn liegen. Lege Notenblätter und Wasser schon vor dem Eintreffen bereit.
  • Richte Eingang und Wegweiser mindestens 30 Minuten vor dem Einlass ein. Ein Anmeldetisch, Programmhefte und klare Richtungsschilder verhindern Rückfragen, während der Chor den Saal vorbereitet.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Chorauftritt organisieren?
Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Termin, Ort und Programm. Einladungen und Anmeldungen brauchen zusätzliche Zeit; spätestens zehn bis vierzehn Tage vor dem Auftritt sollten Repertoire, Noten und Programmhefte feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Chorauftritt?
Plane mindestens zwei Stunden für Saal, Choraufstellung, Notenpulte, Tonanlage und Beleuchtung ein. Für einen neuen Raum oder umfangreiche Technik sind drei Stunden sicherer, bevor der Soundcheck beginnt.
Wann sollte der Chor vor dem Auftritt eintreffen?
Der Chor sollte 60 bis 90 Minuten vor Beginn eintreffen. In dieser Zeit sind Empfang, Umkleide, Aufstellung, Einsingen und Soundcheck möglich, ohne den Einlass zu blockieren.
Wie viele Programmhefte muss ich drucken?
Drucke ein Programmheft pro erwartetem Besucher und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 100 erwarteten Gästen sind das 105 bis 110 Hefte, damit beschädigte oder vergessene Exemplare ersetzt werden können.

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