Checklist para organizar una actuación del coro
Una actuación coral requiere coordinar al coro, al público, la sala y la parte técnica en un orden concreto. Esta checklist reúne 40 tareas y 42 materiales para que no se queden atrás las partituras, los programas, la recepción o la prueba de sonido. Empieza por fijar la fecha y el lugar, y deja cerradas las reservas antes de preparar la sala. Durante el último día, concentra el trabajo en el montaje, el ensayo y la atención a los visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
Elaborar el programa de actuaciones
2 personas
Comprobar el repertorio y las partituras
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las reservas
Maquetar los programas
Imprimir folletos del programa
Probar la técnica
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Informar a los miembros del coro
Evento
Comprobar el espacio y el acceso
2 personas
Preparar la sala
4 personas
Colocar la disposición del coro
3 personas
Montar el equipo de sonido
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Preparar las partituras
2 personas
Recibir al coro
2 personas
Hacer la prueba de sonido
3 personas
Hacer que el coro ensaye
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Montar la entrada y la recepción
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir los programas
2 personas
Servir café y té
3 personas
Anunciar la actuación
Coordinar la actuación del coro
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Acompañar la despedida de los visitantes
2 personas
Despedir al coro
2 personas
Seguimiento
Desmontar el equipo
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala y el foyer
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los restos de forma segura
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 8
- Sillas del corocant. 30
- Mesas de vestuariocant. 2
- Mesa de inscripción
Vajilla
- Vasos para aguacant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cucharillascant. 60
- Bandejas de serviciocant. 6
Equipo
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Taburete de piano
- Atriles de músicacant. 12
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Caja DI
- Baterías de repuestocant. 12
- Enrollacablescant. 2
- Cinta gaffercant. 2
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Luces decorativascant. 6
Decoración
- Arreglos floralescant. 4
- Mantelescant. 8
- Cartel de bienvenida
- Señales direccionalescant. 6
- Programascant. 100
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 3
- Tijerascant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
- Pinzas de servircant. 4
Limpieza
- Paños de limpiezacant. 12
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y las reservas con varias semanas de margen. Confirma también el acceso para descargar sillas, mesas, atriles, altavoces y material de catering.
- Revisa el repertorio y las partituras antes de maquetar los programas. Prepara al menos una copia completa para cada participante y guarda algunas copias de reserva.
- Haz una prueba técnica antes de recibir al público: comprueba micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, cables, iluminación y baterías de repuesto. Reserva entre 60 y 90 minutos para corregir fallos.
- Organiza la entrada con una mesa de inscripción, cartel de bienvenida y señales direccionales. Ten los programas ordenados y deja una persona disponible durante los primeros 15 minutos para orientar a los visitantes.
- Calcula la restauración según las inscripciones y las preferencias dietéticas recogidas. Coloca vasos, tazas, platos, tenedores y cucharillas antes de que termine la actuación, y separa las bandejas de servicio de la zona de paso.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una actuación coral?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha, lugar, programa, invitaciones e inscripciones. Deja la confirmación final de reservas y la compra para la última semana.
- ¿Cuánto dura una prueba de sonido para un coro?
- Reserva entre 60 y 90 minutos, especialmente si se utilizan varios micrófonos, mesa de mezclas, altavoces y piano. Hazla antes de que llegue el público y repite al menos un fragmento del programa.
- ¿Cuántos programas hay que imprimir para una actuación coral?
- Imprime uno por visitante previsto y añade un 10 % de reserva. Guarda también varias copias para el coro, la recepción y las personas que lleguen sin inscripción.
- ¿Cuándo hay que preparar la sala para una actuación del coro?
- Haz el montaje entre 2 y 3 horas antes de la apertura de puertas. Coloca primero sillas, mesas, atriles y la disposición del coro; después monta sonido, iluminación, recepción y catering.
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