Organiser une prestation chorale : la checklist complète

Une prestation chorale réussie repose sur une préparation progressive, du choix du lieu jusqu’à l’accueil du public. Cette checklist rassemble les étapes à suivre pour coordonner le programme, les inscriptions, les partitions, la salle et la technique. Elle prévoit aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, livrets, accès, éclairage et réglages sonores. Utilise-la pour avancer dans le bon ordre et éviter les décisions de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
Établir le programme de spectacle
2 personnes
Vérifier le répertoire et les partitions
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les réservations
Mettre en page les livrets du programme
Imprimer les livrets du programme
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Informer les membres de la chorale

Événement

Vérifier l’espace et l’accès
2 personnes
Préparer la salle
4 personnes
Installer la disposition du chœur
3 personnes
Installer le matériel sonore
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Préparer les partitions
2 personnes
Accueillir la chorale
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
Faire échauffer la chorale
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Aménager l’entrée et l’accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Annoncer la prestation
Accompagner la prestation chorale
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Accompagner le départ des visiteurs
2 personnes
Dire au revoir à la chorale
2 personnes

Suivi

Démonter l'équipement
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle et le foyer
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Chaises de chœurqté 30
Tables de logeqté 2
Table d'inscription

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Tabouret de piano
Pupitres de musiqueqté 12
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Boîtier DI
Piles de rechangeqté 12
Rallonges à enrouleurqté 2
Ruban gafferqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Lampes d'ambianceqté 6

Décoration

Compositions floralesqté 4
Nappesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 6
Brochures du programmeqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Ciseauxqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Planches à découperqté 2
Pinces de serviceqté 4

Nettoyage

Chiffons de nettoyageqté 12
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu assez tôt pour vérifier l’accès, l’espace disponible et la disposition du chœur avant d’envoyer les invitations. Prévois une vérification sur place au moins 2 semaines avant la représentation.
Finalise le programme et le répertoire avant la mise en page des livrets. Garde une marge d’au moins 10 % pour les exemplaires supplémentaires destinés à l’accueil et aux retardataires.
Demande les besoins alimentaires lors des inscriptions, puis confirme les réservations au plus tard 7 jours avant la prestation. Cela laisse le temps d’ajuster le service traiteur et la vaisselle nécessaire.
Teste les microphones, la table de mixage, les haut-parleurs, les rallonges et l’éclairage avant le jour J. Prévois des piles de rechange et du ruban gaffer pour les petits incidents techniques.
Le jour de la prestation, installe d’abord la salle, les pupitres et le matériel sonore, puis accueille la chorale pour les réglages et l’échauffement. Réserve idéalement 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une prestation chorale ?: Commence au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, établir le programme, traiter les inscriptions et préparer les livrets sans précipitation.
Combien de temps prévoir pour les réglages techniques ?: Prévois 60 à 90 minutes sur place avant l’ouverture des portes. Les microphones, haut-parleurs, retours, éclairages et partitions doivent être testés avant l’échauffement de la chorale.
Quand imprimer les livrets du programme ?: Imprime-les environ 7 jours avant la prestation, une fois le programme définitivement validé. Ajoute au moins 10 % d’exemplaires supplémentaires pour l’accueil et les pertes éventuelles.
Quand confirmer le traiteur et les besoins alimentaires ?: Recueille les informations pendant les inscriptions, puis confirme le nombre de repas et les régimes au minimum 7 jours avant l’événement. Vérifie aussi que les tables, verres, tasses et couverts sont disponibles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.