Koorconcert organiseren: checklist en planning

Een koorconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen koren en een programma vastleggen. Je regelt tegelijk een locatie, repetitieruimte, kaartverkoop, vrijwilligers, techniek en ontvangst van bezoekers. Begin met datum, locatie en deelnemende koren en werk daarna toe naar repetities, communicatie en de concertdag. Controleer in de laatste week vooral de muziekstandaards, microfoons, batterijen, flyers en gekoelde dranken; juist die praktische zaken worden vaak pas ontdekt als de eerste bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Concertdatum bevestigen
Locatie reserveren
Repetitieruimte reserveren
Programma samenstellen
2 personen
Optredende koren bevestigen
Dirigenten informeren
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Concert online publiceren
Kaartverkoop openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
Gastvrouwen aanwijzen
Programmaflyer ontwerpen
Programmaflyers bestellen
Repetitieschema verspreiden
Technische wensen verzamelen
Bladmuziek controleren
2 personen
Muziekstandaards tellen
Consumptievoorraad inventariseren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Programmaflyers ophalen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Podiumindeling uitwerken
2 personen
Techniek testen
2 personen
Contactlijst printen
Locatiesleutels ophalen
Zaal openen
2 personen
Podium vrijmaken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
2 personen
Muziekstandaards plaatsen
3 personen
Podiumverlichting plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen

Event

Koren ontvangen
3 personen
Kleedruimtes aanwijzen
Koren laten inzingen
2 personen
Programma en microfoons afstemmen
2 personen
Publieksruimte controleren
2 personen
Entree bemannen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Concert aankondigen
Eerste concertdeel begeleiden
3 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Pauzehapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
Slotapplaus begeleiden
Koren bedanken
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Koren uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten verdelen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Stoelen opruimen
4 personen
Tafels afbreken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Sanitair controleren
Gevonden voorwerpen verzamelen
Voorraad inpakken
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Locatiesleutels terugbrengen
Ongebruikte boodschappen opslaan
Restafval afvoeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 8
Kleedkamerstoelenaantal 20
Kledingrekkenaantal 2
Garderobetafelsaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Gebaksbordjesaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Serveerbladenaantal 8
Karaffenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Microfoonkabelsaantal 6
Muziekstandaardsaantal 50
Muziekstandaardlampjesaantal 20
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 24
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
USB-stickaantal 2
Stemapparaat

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerlampenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 2

Decoratie

Podiumdoekenaantal 2
Bloemstukkenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Menukaartenaantal 8
Richtingsbordjesaantal 10
Kledinghaakjesaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Afwasteilenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg technische wensen uiterlijk twee weken voor het concert vast. Vraag per koor of dirigent naar microfoons, versterking, een laptopaansluiting en het aantal benodigde muziekstandaards, zodat je het mengpaneel en de bekabeling vooraf kunt testen.
Plan de repetities niet alleen rond de koren, maar ook rond de zaal. Verspreid het repetitieschema zodra de optredende koren zijn bevestigd en reserveer tijd voor opbouw, soundcheck en een gezamenlijke doorloop.
Open de kaartverkoop pas nadat datum, locatie, programma en toegangsregeling definitief zijn. Verwerk aanmeldingen wekelijks en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor een eventuele ontvangst met koffie, gebak of andere consumpties.
Wijs gastvrouwen en andere vrijwilligers minstens 2 weken vooraf aan. Verdeel concreet de taken voor garderobe, publieksontvangst, programmaflyers, kleedkamers en het klaarzetten van stoelen, tafels en servies.
Doe de laatste voorraadcontrole 2 à 3 dagen vooraf en koel dranken op tijd. Tel niet alleen kopjes en glazen, maar ook microfoon- en standaardlampbatterijen, verlengsnoeren, stekkerdozen, kabels, tape en de USB-stick met het programma.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een koorconcert organiseren?: Start bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met de concertdatum, locatie en deelnemende koren. Begin uiterlijk 8 weken voor het concert met uitnodigingen, vrijwilligers en kaartverkoop, zodat je nog kunt bijsturen.
Wanneer moet de kaartverkoop voor een koorconcert beginnen?: Open de kaartverkoop zodra datum, locatie en programma vaststaan, meestal 6 tot 8 weken voor het concert. Verwerk aanmeldingen minstens wekelijks en sluit de inventarisatie van dieetwensen 7 dagen vooraf.
Wanneer regel je de techniek voor een koorconcert?: Verzamel de technische wensen uiterlijk 2 weken voor het concert. Test luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons, microfoonstatieven, kabels en aansluitingen tijdens de laatste repetitie of minimaal 1 dag vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een koorconcert?: Reken bij een klein tot middelgroot koorconcert op minimaal 4 vrijwilligers: 2 voor ontvangst en garderobe, 1 voor de zaal en 1 voor techniek of backstage. Wijs hen uiterlijk 2 weken vooraf toe aan een concrete taak en geef op de concertdag een korte briefing.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.