Checklist para organizar un concierto coral
Organizar un concierto coral requiere coordinar a varios coros, directores, ensayos, público y equipo técnico sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist ordena el trabajo desde la reserva del lugar hasta la preparación de bebidas y materiales. Incluye puntos que suelen olvidarse, como contar atriles, revisar las partituras, recoger preferencias dietéticas y comprobar micrófonos, cables y pilas. Sigue el plan por etapas y asigna cada tarea a una persona responsable.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar la fecha del concierto
Reservar el lugar
Reservar la sala de ensayo
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar los coros participantes
Informar a los directores
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Publicar el concierto en línea
Abrir la venta de entradas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
Designar azafatas
Diseñar el folleto del programa
Encargar folletos del programa
Distribuir el programa de ensayos
Recopilar necesidades técnicas
Revisar las partituras
2 personas
Contar los atriles de música
Inventariar las existencias de consumición
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recoger folletos del programa
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Definir la distribución del escenario
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Imprimir la lista de contactos
Recoger las llaves del recinto
Abrir la sala
2 personas
Despejar el escenario
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
2 personas
Colocar atriles
3 personas
Instalar la iluminación del escenario
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Evento
Recibir a los coros
3 personas
Asignar vestuarios
Hacer vocalizar a los coros
2 personas
Coordinar el programa y los micrófonos
2 personas
Inspeccionar el área de público
2 personas
Atender la entrada
2 personas
Recibir al público
3 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Anunciar el concierto
Coordinar la primera parte del concierto
3 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Servir los aperitivos del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
Coordinar el aplauso final
Agradecer a los coros
2 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
Despedir a los coros
2 personas
Seguimiento
Distribuir los sobrantes
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el sistema de sonido
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger sillas
4 personas
Desmontar las mesas
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Comprobar el sanitario
Recoger objetos perdidos
Empaquetar el material
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver las llaves del recinto
Guardar la comida sin usar
Retirar residuos mixtos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 120
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas del vestuariocant. 20
- Percheroscant. 2
- Mesas para guardarropacant. 2
- Taburetescant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 80
- Platos de postrecant. 120
- Tenedores de postrecant. 120
- Cucharillas de cafécant. 120
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarrascant. 12
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Cables de micrófonocant. 6
- Atrilescant. 50
- Luces para atril de músicacant. 20
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
- Pilas AAcant. 24
- Pilas AAAcant. 24
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Memoria USBcant. 2
- Aparato de votación
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Luces decorativascant. 6
- Enrollacablescant. 2
Decoración
- Telones de escenariocant. 2
- Arreglos floralescant. 4
- Mantelescant. 8
- Cartas del menúcant. 8
- Señales direccionalescant. 10
- Perchas para ropacant. 120
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras medidorascant. 2
- Cubetas para lavarcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Paños de microfibracant. 12
- Escobillas de bañocant. 2
- Guantescant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y reserva tanto el lugar del concierto como la sala de ensayo con varios meses de margen. Antes de enviar invitaciones, confirma horarios de montaje, ensayo, actuación y desmontaje.
- Pide a cada coro sus necesidades técnicas y número de participantes al menos 3 semanas antes. Con esos datos puedes comprobar atriles, micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, cables y luces para partituras.
- No esperes a la semana del concierto para imprimir el programa. Diseña y encarga los folletos con 10-14 días de margen, y revisa nombres de coros, directores, obras y orden de actuación antes de enviarlos a imprenta.
- Abre la venta de entradas cuando estén confirmados el programa y el aforo. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes para calcular bebidas, café, postres, vasos, tazas y personal de recepción.
- Asigna voluntarios con funciones concretas y horarios escritos: guardarropa, bienvenida, acomodación, programa y apoyo técnico. Reserva al menos 2 personas para la entrada y comprueba el mismo día que hay mesas, percheros, sillas y señalización suficientes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto coral?
- Empieza entre 3 y 6 meses antes, sobre todo para confirmar la fecha, reservar el lugar y la sala de ensayo. Deja cerrados los coros, el programa y las necesidades técnicas como mínimo 3 semanas antes.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un concierto coral?
- Envíalas cuando la fecha, el lugar, los coros participantes y el programa provisional estén confirmados, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Publica también la información en línea y abre la venta de entradas con tiempo para controlar las inscripciones.
- ¿Cuántos atriles y micrófonos hacen falta para un concierto coral?
- El número depende de las formaciones y del programa, así que cuenta los atriles y revisa las partituras de cada coro antes de comprar o pedir prestado equipo. Haz la comprobación técnica al menos 2 semanas antes e incluye soportes, cables, pilas y luces para atril.
- ¿Cuándo hay que comprar las bebidas y preparar la recepción?
- Haz el inventario una semana antes y completa la compra entre 2 y 3 días antes del concierto. Enfría las bebidas el día anterior y confirma ese mismo día las tazas, vasos, copas, platos, cubiertos, jarras y bandejas de servicio.
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