Checklist pour organiser un concert choral
Un concert choral demande une coordination précise entre les choristes, les chefs de chœur, la salle et le public. Commence par confirmer la date et les réservations, puis verrouille le programme avant d’ouvrir la billetterie. Les répétitions, les besoins techniques et l’accueil se préparent séparément, avec un responsable clairement désigné pour chaque point. Les derniers oublis concernent souvent les pupitres, les éclairages de partitions, les câbles et les boissons à refroidir le jour même.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date du concert
Réserver le lieu
Réserver la salle de répétition
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les chorales participantes
Informer les chefs de chœur
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Publier le concert en ligne
Ouvrir la billetterie
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
Désigner les hôtesses
Concevoir le flyer du programme
Commander les flyers du programme
Diffuser le planning des répétitions
Recueillir les besoins techniques
Vérifier les partitions
2 personnes
Compter les pupitres de musique
Inventorier les stocks de consommables
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les flyers du programme
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Imprimer la liste des contacts
Récupérer les clés du lieu
Ouvrir la salle
2 personnes
Dégager la scène
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer les pupitres de musique
3 personnes
Installer l’éclairage de scène
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Événement
Accueillir les chorales
3 personnes
Indiquer les vestiaires
Faire répéter les choristes
2 personnes
Coordonner le programme et les microphones
2 personnes
Vérifier l’espace public
2 personnes
Tenir l'entrée
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Annoncer le concert
Accompagner la première partie du concert
3 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Servir les en-cas de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
Coordonner les applaudissements finaux
Remercier les chorales
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Saluer les chorales
2 personnes
Suivi
Répartir les restes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le système de sonorisation
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger les chaises
4 personnes
Démonter les tables
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les sanitaires
Rassembler les objets trouvés
Emballer le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rapporter les clés du lieu
Ranger les courses non utilisées
Évacuer les déchets résiduels
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 120
- Tables pliantesqté 8
- Chaises des vestiairesqté 20
- Portants à vêtementsqté 2
- Tables de vestiaireqté 2
- Tabouretsqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verres à eauqté 120
- Verres à vinqté 80
- Assiettes à pâtisserieqté 120
- Fourchettes à gâteauqté 120
- Cuillères à caféqté 120
- Plateaux de serviceqté 8
- Carafesqté 12
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 4
- Câbles de microqté 6
- Pieds de microqté 50
- Lampes de pupitreqté 20
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Ruban gafferqté 4
- Piles AAqté 24
- Piles AAAqté 24
- Ordinateur portable
- Câble HDMIqté 2
- Clé USBqté 2
- Balançoire
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 4
- Lampes d'ambianceqté 6
- Rallonges à enrouleurqté 2
Décoration
- Tentures de scèneqté 2
- Compositions floralesqté 4
- Nappesqté 8
- Cartes de menuqté 8
- Panneaux directionnelsqté 10
- Crochets pour vêtementsqté 120
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Bacs à glaçonsqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Pinces de serviceqté 8
- Verres doseursqté 2
- Bacs à vaisselleqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 3
- Chiffons microfibresqté 12
- Brosses de toilettesqté 2
- Gantsqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve la salle et la salle de répétition dès que la date est confirmée. Garde au moins un créneau de répétition supplémentaire pour absorber un changement de programme ou l’indisponibilité d’un chœur.
- Finalise le programme avant d’envoyer les invitations et de publier le concert en ligne. Vérifie aussi les partitions et prévois un exemplaire lisible pour chaque pupitre, avec les lampes nécessaires si la salle est sombre.
- Demande les besoins techniques à chaque chœur et à chaque chef au moins 2 semaines avant le concert. Teste les haut-parleurs, la table de mixage, les micros sans fil, les pieds et tous les câbles avant l’arrivée du public.
- Pour l’accueil, désigne les hôtesses et les bénévoles avant l’ouverture de la billetterie. Prépare séparément les tables de vestiaire, les chaises, les gobelets, les carafes et le service afin de ne pas mobiliser l’équipe technique au dernier moment.
- Fais les courses et récupère les programmes imprimés avant le jour du concert. Refroidis les boissons le jour même, compte les piles AA et AAA, puis regroupe rallonges, multiprises et ruban adhésif dans une caisse clairement identifiée.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un concert choral ?
- Commence au moins 3 mois avant la date prévue. Les premières semaines servent à confirmer la salle, la répétition, les chœurs participants, les chefs et le programme avant de lancer les invitations et la billetterie.
- Quand ouvrir la billetterie d’un concert choral ?
- Ouvre-la dès que la date, la salle, le programme et les informations pratiques sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le concert. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions et de relancer le public.
- Combien de temps avant vérifier le matériel technique ?
- Fais l’inventaire au moins 2 semaines avant le concert, puis réalise un test complet 1 à 2 jours avant. Vérifie notamment les micros, le mélangeur, les haut-parleurs, les câbles, les rallonges, les multiprises et les piles.
- Quand acheter les boissons et préparer l’accueil ?
- Fais l’inventaire 7 jours avant, puis achète les boissons et les consommables 1 à 3 jours avant selon les produits. Mets les boissons à refroidir le jour du concert et installe les tables, verres, tasses et carafes avant l’arrivée du public.
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