Koorconcert organiseren: checklist en planning

Een koorconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen repertoire kiezen en een zaal reserveren. Je regelt tegelijk de koren, solisten, pianobegeleiding, repetities, techniek, publieksontvangst en informatie voor bezoekers. Begin met locatie, deelnemers en programma, en werk daarna toe naar een sluitende repetitie- en concertdagplanning. Controleer in de laatste week vooral de praktische details: microfoons, muziekstandaards, stoelen, kleedkamers, betalingen en programmaboekjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Locatie reserveren
Pianobegeleiding vastleggen
Programma samenstellen
3 personen
Koren en solisten bevestigen
2 personen
Repetitierooster maken
2 personen
Bladmuziek verzamelen
2 personen
Teksten voor presentatie schrijven
Concertposter ontwerpen
Concertposter verspreiden
2 personen
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
Toegangsprijzen vastleggen
2 personen
Betaalwijze voorbereiden
Rijindeling maken
2 personen
Podiumindeling uitwerken
2 personen
Technische wensen vastleggen
2 personen
Publieksinformatie publiceren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
Naambordjes voorbereiden
Aanmeldingen afsluiten
Bezoekerslijst afdrukken
Consumpties sorteren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Bladmuziek klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Kooropstelling klaarzetten
4 personen
Piano en apparatuur plaatsen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Verlichting instellen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Programmaboekjes neerleggen
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Koor ontvangen
3 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Programma toelichten
Entree en kaartcontrole uitvoeren
3 personen
Concertbegeleiding verzorgen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzedrankjes serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Publiek terug naar zaal begeleiden
2 personen
Programma hervatten
Afscheid en bedankwoord verzorgen
Koor en solisten uitzwaaien
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Microfoons en kabels opruimen
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Overgebleven catering koelen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opruimen
2 personen
Foto- en programmamateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Tafelsaantal 8
Koorstoelenaantal 40
Muziekstandaardsaantal 25
Kleedkamertafelsaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 20
Kapstokkenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Bordenaantal 180
Gebaksbordjesaantal 180
Vorkenaantal 180
Theelepelsaantal 100
Opscheptangenaantal 6

Apparatuur

Digitale piano
Pianobank
Zangmicrofoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Batterijenaantal 12
Pianokruk

Verlichting

Staande lampenaantal 4
LED-spotsaantal 4
Lichtsnoerenaantal 3

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Bloemstukkenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord
Plakgumaantal 4
Pijlenstickersaantal 30

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de podium- en rijindeling vast zodra de koren en solisten bevestigd zijn. Noteer per groep hoeveel koorstoelen, muziekstandaards en microfoons nodig zijn, zodat de opbouw niet op de concertdag hoeft te worden uitgezocht.
Plan de technische controle minimaal 2 uur voor aanvang. Test de digitale piano, audiokabels, mengpaneel, luidsprekers, microfoons en verlengkabels met de mensen die het concert daadwerkelijk bedienen.
Sluit aanmeldingen uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het concert af. Verwerk daarna de aantallen, dieetwensen en eventuele wijzigingen in de publieksinformatie en de boodschappenlijst.
Maak voor vrijwilligers een rooster met afzonderlijke rollen voor ontvangst, kaartcontrole, garderobe, podiumwissels en opruimen. Geef iedereen minstens 30 minuten voor de deuren opengaan een korte briefing en wijs één aanspreekpunt aan.
Druk programmaboekjes en maak naambordjes uiterlijk 1 dag vooraf. Leg stoelen, tafels, kleedkamertafels, waterglazen en verlichting op een afvinklijst, zodat ontbrekende spullen vóór de opbouw worden ontdekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een koorconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de locatie, koren, solisten en pianobegeleiding. Reserveer de laatste 2 weken voor repetities, publieksinformatie, techniek en vrijwilligers.
Wanneer moet ik de aanmeldingen voor een koorconcert sluiten?: Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor het concert. Dan heb je nog tijd om aantallen, dieetwensen, betalingen en de publieksinformatie te verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een koorconcert?: Plan minimaal 2 uur voor stoelen, koorstoelen, muziekstandaards, podiumdoeken en verlichting. Reserveer daarna nog minstens 30 minuten voor een volledige geluids- en pianotest.
Wat moet ik op de concertdag als eerste controleren?: Controleer eerst de podiumindeling, stroomvoorziening en techniek: microfoons, mengpaneel, luidsprekers, kabels en batterijen. Doe dit minimaal 2 uur voor aanvang, voordat publiek en vrijwilligers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.