Checklist para organizar un concierto coral
Un concierto coral requiere coordinar personas, música, escenario y atención al público en un orden claro. Empieza reservando el lugar y confirmando coros, solistas y acompañamiento; después organiza ensayos, repertorio y necesidades técnicas. Durante las últimas semanas tendrás que cerrar inscripciones, preparar entradas, voluntarios, asientos y materiales impresos. Esta checklist reúne 74 tareas y 49 elementos para que llegues al día del concierto con cada detalle comprobado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el lugar
Contratar acompañamiento de piano
Elaborar el programa
3 personas
Confirmar coros y solistas
2 personas
Hacer el horario de ensayos
2 personas
Recoger partituras
2 personas
Redactar textos para la presentación
Diseñar el cartel del concierto
Distribuir el cartel del concierto
2 personas
Programar a los voluntarios
2 personas
Fijar los precios de entrada
2 personas
Preparar el método de pago
Preparar la distribución de asientos
2 personas
Definir la distribución del escenario
2 personas
Registrar los requisitos técnicos
2 personas
Publicar información para el público
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Imprimir folletos del programa
2 personas
Preparar los carteles con nombres
Cerrar inscripciones
Imprimir la lista de visitantes
Clasificar las consumiciones
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar las partituras
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Preparar la disposición del coro
4 personas
Colocar el piano y el equipo
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Colocar los folletos del programa
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Comprobar los baños
Recibir al coro
3 personas
Recibir al público
4 personas
Presentar el programa
Realizar el control de entrada y tickets
3 personas
Encargarse de la asistencia al concierto
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Acompañar al público de vuelta a la sala
2 personas
Reanudar el programa
Organizar la despedida y el discurso de agradecimiento
Despedir al coro y a los solistas
2 personas
Recoger objetos perdidos
Guiar al público hacia la salida
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger micrófonos y cables
2 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger los restos
2 personas
Archivar material fotográfico y del programa
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 180
- Mesascant. 8
- Sillas del corocant. 40
- Atrilescant. 25
- Mesas de vestuariocant. 3
- Sillas del vestuariocant. 20
- Percheroscant. 4
Vajilla
- Vasos para aguacant. 180
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos de técant. 100
- Platoscant. 180
- Platos de postrecant. 180
- Tenedorescant. 180
- Cucharillascant. 100
- Pinzas para servircant. 6
Equipo
- Piano digital
- Banco de piano
- Micrófonos para cantocant. 4
- Soportes para micrófonocant. 4
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Cables de audiocant. 8
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Bateríascant. 12
- Taburete de piano
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Focos LEDcant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 3
Decoración
- Telones de escenariocant. 4
- Arreglos floralescant. 4
- Mantelescant. 8
- Cartel de bienvenida
- Masilla adhesivacant. 4
- Pegatinas de flechascant. 30
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de serviciocant. 6
- Tijerascant. 4
- Papeleracant. 6
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar antes de fijar el horario de ensayos: comprueba el aforo, la distribución de sillas, el espacio para atriles y la zona de vestuario. También verifica cuántas tomas eléctricas hay para el piano digital, la mesa de mezclas y los focos.
- Cierra el repertorio y recoge las partituras con antelación. Deja al menos 7 días entre la entrega del programa y el primer ensayo general para corregir nombres, orden de las obras y textos de presentación.
- Haz una prueba técnica completa antes de abrir las puertas. Comprueba micrófonos, soportes, altavoces, cables, regletas, baterías y luces; reserva entre 60 y 90 minutos para ajustar el sonido y la iluminación.
- No esperes al último día para organizar las entradas y los asientos. Define los precios y el método de pago al menos 2 semanas antes, y prepara una distribución que indique claramente las zonas del público, del coro y de los solistas.
- Programa a los voluntarios con turnos concretos para recepción, orientación, programa, agua y vestuario. Para un concierto de 2 horas, cuenta con una persona en la entrada 60 minutos antes y apoyo adicional durante los 30 minutos previos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto coral?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios coros, solistas y acompañamiento de piano. Reserva el lugar y confirma a los intérpretes durante las primeras 2 semanas; deja las tareas de impresión y compra para los últimos 7-10 días.
- ¿Cuánto dura un concierto coral?
- Un programa suele durar entre 60 y 90 minutos, sin contar la entrada ni la pausa. Añade 30 minutos para que el público tome asiento y reserva al menos 60 minutos antes para la prueba de sonido y la preparación del escenario.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto coral?
- Para un concierto de hasta 150 asistentes, calcula entre 4 y 6 voluntarios: dos en la entrada, uno para orientar asientos, uno para el programa y uno o dos para vestuario y apoyo escénico. Si hay varios accesos o una pausa, añade 1 persona por zona adicional.
- ¿Cuándo hay que imprimir el programa del concierto?
- Imprímelo entre 3 y 7 días antes, cuando el orden de las obras, los nombres y los textos estén confirmados. Prepara entre un 10% y un 15% más de ejemplares que el número previsto de asistentes.
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