Checklist pour organiser un concert de chorale

Un concert de chorale demande une coordination précise entre les chœurs, les solistes, le pianiste, les bénévoles et le public. Commence par réserver le lieu et confirmer les participants, puis construis le programme et le calendrier des répétitions. Les inscriptions, les besoins alimentaires, les livrets et le paiement sont souvent traités trop tard. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel nécessaires, de la préparation de la scène à l’accueil des spectateurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu
Réserver l’accompagnement au piano
Établir le programme
3 personnes
Confirmer les chœurs et solistes
2 personnes
Créer le planning des répétitions
2 personnes
Rassembler les partitions
2 personnes
Rédiger les textes pour la présentation
Créer l'affiche du concert
Distribuer l’affiche du concert
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Fixer les prix d’entrée
2 personnes
Préparer le mode de paiement
Établir la répartition des voitures
2 personnes
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Publier les informations au public
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Clôturer les inscriptions
Imprimer la liste des visiteurs
Trier les consommations
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les partitions
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Mettre en place la chorale
4 personnes
Installer le piano et l’équipement
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Déposer les livrets du programme
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Vérifier les toilettes
Accueillir la chorale
3 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Présenter le programme
Assurer l’entrée et le contrôle des billets
3 personnes
Assurer l’accompagnement du concert
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les boissons de la pause
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Reconduire le public dans la salle
2 personnes
Reprendre le programme
Préparer l’au revoir et le mot de remerciement
Saluer le chœur et les solistes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les microphones et les câbles
2 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Refroidir le catering restant
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Archiver les photos et le matériel du programme

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tablesqté 8
Chaises de chœurqté 40
Pieds de microqté 25
Tables de logeqté 3
Chaises des vestiairesqté 20
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Assiettesqté 180
Assiettes à pâtisserieqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillères à caféqté 100
Pince de serviceqté 6

Équipement

Piano numérique
Banc de piano
Microphones de chantqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Pilesqté 12
Tabouret de piano

Éclairage

Lampadairesqté 4
Projecteurs LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 3

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Compositions floralesqté 4
Nappesqté 8
Panneau d’accueil
Colle repositionnableqté 4
Autocollants flèchesqté 30

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 4
Poubellesqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et l’accompagnement au piano avant d’ouvrir les inscriptions : vérifie aussi les horaires d’accès, de répétition et de rangement le jour du concert.
Fixe une date de clôture des inscriptions au moins 7 jours avant le concert. Tu auras ainsi le temps de traiter les demandes alimentaires, les badges et la répartition des voitures.
Prépare le programme dès que les chœurs et les solistes sont confirmés. Prévois les textes de présentation et lance l’impression des livrets au moins 5 jours avant l’événement.
Fais un plan de scène avec les chaises de chœur, le piano, les microphones et les pieds de micro. Teste la table de mixage, les haut-parleurs, les câbles et les rallonges avant l’arrivée du public.
Attribue chaque bénévole à un créneau précis : accueil, vestiaire, paiement, installation et rangement. Prépare aussi les verres, les tasses, les assiettes et les couverts avant le début du concert, plutôt que pendant l’entracte.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un concert de chorale ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réserve rapidement le lieu et le pianiste, puis garde les 2 dernières semaines pour les répétitions finales, la communication et la préparation du matériel.
Quand ouvrir les inscriptions pour un concert de chorale ?: Ouvre les inscriptions environ 4 semaines avant le concert et fixe une date de clôture 7 jours avant. Ce délai permet de confirmer les participants, de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster l’accueil.
Quand imprimer les livrets du programme ?: Imprime-les 5 à 7 jours avant le concert, après confirmation du programme, des chœurs et des solistes. Garde quelques exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute et les spectateurs non inscrits.
Quel matériel prévoir pour un concert de chorale ?: Prévois les chaises de chœur, le piano numérique et son banc, les microphones, les pieds de micro, la table de mixage, les haut-parleurs, les câbles, les rallonges et les multiprises. Vérifie tout au moins 24 heures avant, puis fais un test sonore sur place le jour même.

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