Koorconcert organiseren: checklist van voorbereiding tot uitvoering
Een koorconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen nummers instuderen. Je regelt tegelijk de concertdatum, locatie, repetitieruimte, bezetting, auteursrechten, kaartverkoop en techniek. Plan repetities ruim vooruit en leg technische wensen vroeg vast, zeker als je werkt met een digitale piano, vocalmicrofoons en een mengpaneel. Deze checklist bevat 81 taken en 56 spullen, zodat je per fase kunt controleren wat nog ontbreekt en op tijd kunt bijsturen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Concertdatum vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
2 personen
Repetitieruimte reserveren
Vergunningen controleren
Auteursrechten aanmelden
Programma samenstellen
3 personen
Nummers en arrangementen verzamelen
2 personen
Dirigent bevestigen
Begeleiders bevestigen
2 personen
Solisten bevestigen
2 personen
Technische wensen vastleggen
2 personen
Repetities plannen
2 personen
Partijen aan koorleden versturen
Koorleden aanmelden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Publieksregistratie openen
Kaartverkoop instellen
2 personen
Programmaflyer opmaken
Promotieposter maken
Posters verspreiden
3 personen
Online promotie plaatsen
2 personen
Publiekslijst bijhouden
Programmaboekjes drukken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Toegankelijkheid controleren
Catering bestellen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Zitplan maken
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Sleuteloverdracht regelen
Event
Locatie openen
2 personen
Kleedruimtes inrichten
2 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Muziekstandaards plaatsen
3 personen
Piano of keyboard plaatsen
3 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koorleden ontvangen
2 personen
Koor inzingen
2 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Kaarten controleren
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Publiek naar plaatsen begeleiden
3 personen
Concert aankondigen
Licht tijdens concert bedienen
Geluid tijdens concert bedienen
Pauzedranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Publiek terug naar zaal begeleiden
2 personen
Artiesten bedanken
2 personen
Publiek uitlaten
3 personen
Nazorg
Kassa afsluiten
2 personen
Garderobe opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Sleutels terugbrengen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 130
- Tafelsaantal 8
- Kleedkamerrekkenaantal 4
- Kledinghangersaantal 150
- Podiumdelenaantal 6
- Muzieklessenaarsaantal 45
- Dirigentenlessenaar
- Ontvangsttafel
Servies
- Waterglazenaantal 150
- Wijnglazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 100
- Theeglazenaantal 100
- Gebaksbordenaantal 130
- Koffielepelsaantal 130
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 12
Apparatuur
- Digitale piano
- Pianobank
- Vocalmicrofoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 2
- Luidsprekerstatievenaantal 2
- DI-box
- Audiokabelsaantal 8
- XLR-kabelsaantal 8
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelmattenaantal 10
- Muziekmappenaantal 45
- Batterijenaantal 20
Verlichting
- LED-schijnwerpersaantal 4
- LED-lichtsnoerenaantal 4
- Noodverlichtingslampenaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Podiumdoekenaantal 4
- Bloemstukkenaantal 6
- Menukaartenhoudersaantal 6
- Pijlbordjesaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Scharenaantal 3
- Serveertangenaantal 8
- Maatbekersaantal 2
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Stofzuiger
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de technische opstelling uiterlijk enkele weken voor het concert vast. Controleer hoeveel vocalmicrofoons, microfoonstatieven, luidsprekers en XLR-kabels nodig zijn en wie het mengpaneel bedient.
- Regel auteursrechten voordat je het programma definitief publiceert. Verzamel de nummers en arrangementen in één overzicht, zodat je geen werk mist wanneer het programmaboekje wordt gedrukt.
- Plan naast koorrepetities ook een volledige doorloop op de concertlocatie. Test daarbij de digitale piano, pianobank, dirigentenlessenaar, muzieklessenaars en kabelmatten op de plek waar ze werkelijk komen te staan.
- Open publieksregistratie en kaartverkoop zodra datum, locatie en programma vaststaan. Houd de publiekslijst bij en reserveer tijd voor het verwerken van aanmeldingen en dieetwensen.
- Richt de ontvangst en backstage apart in. Zet een ontvangsttafel klaar, regel stoelen en tafels voor het publiek en controleer vooraf kleedkamerrekken, kledinghangers, muziekmappen en waterglazen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een koorconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met de concertdatum, locatie en dirigent. Plan daarna repetities, kaartverkoop, promotie en techniek in vaste stappen, zodat je de laatste 2 weken alleen nog hoeft te controleren.
- Wanneer moet je de locatie voor een koorconcert reserveren?
- Reserveer de locatie zodra de gewenste concertdatum bekend is, bij voorkeur 6 maanden vooraf. Vraag meteen naar zaalindeling, podiumdelen, stroompunten, kleedruimte, repetitiemogelijkheden en de beschikbare geluidsinstallatie.
- Hoeveel repetities heeft een koorconcert nodig?
- Plan minimaal 8 tot 12 repetities voor een programma met meerdere nummers en arrangementen, plus één volledige doorloop. Reserveer de laatste repetitie voor de volgorde, opkomst, solisten, begeleiders en technische overgangen.
- Wanneer moet de kaartverkoop voor een koorconcert starten?
- Start de kaartverkoop meestal 6 tot 8 weken voor het concert, zodra programma, locatie en aanvangstijd definitief zijn. Houd de publiekslijst vanaf de eerste verkoop bij en controleer die wekelijks tegen het aantal beschikbare plaatsen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!