Organiser un concert de chorale sans rien oublier

Un concert de chorale demande de coordonner les chanteurs, le répertoire, la salle et l’accueil du public. Commence par réserver la date, le lieu et les espaces de répétition, puis verrouille rapidement le chef de chœur, les accompagnateurs et les solistes. Les droits d’auteur, la billetterie et les besoins techniques arrivent souvent trop tard dans la préparation. Cette checklist te donne un ordre de travail concret, jusqu’aux livrets de programme et à l’installation des micros, pupitres et sièges.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du concert
2 personnes
Réserver le lieu
2 personnes
Réserver la salle de répétition
Vérifier les autorisations
Déclarer les droits d'auteur
Établir le programme
3 personnes
Rassembler les morceaux et les arrangements
2 personnes
Confirmer le chef d’orchestre
Confirmer les accompagnateurs
2 personnes
Confirmer les solistes
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Planifier les répétitions
2 personnes
Distribuer des documents aux membres du chœur
Inscrire les choristes
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir l’inscription du public
Mettre en place la billetterie
2 personnes
Mettre en page le flyer du programme
Créer une affiche promotionnelle
Distribuer les affiches
3 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Tenir la liste du public à jour
Imprimer les livrets de programme
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier l’accessibilité
Commander le catering
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Établir le plan de salle
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Organiser la remise des clés

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Aménager les vestiaires
2 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les pupitres de musique
3 personnes
Installer le piano ou le clavier
3 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Accueillir les membres du chœur
2 personnes
Faire répéter la chorale
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Contrôler les billets
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Guider le public vers les places
3 personnes
Annoncer le concert
Gérer l’éclairage pendant le concert
Gérer le son pendant le concert
Servir les boissons de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Annoncer la pause
Reconduire le public dans la salle
2 personnes
Remercier les artistes
2 personnes
Faire sortir le public
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Ranger le vestiaire
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter les clés
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 130
Tablesqté 8
Portants de logeqté 4
Cintresqté 150
Éléments de podiumqté 6
Pupitres de musiqueqté 45
Pupitre de chef d’orchestre
Table d’accueil

Vaisselle

Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Assiettes à gâteauqté 130
Cuillères à caféqté 130
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Piano numérique
Banc de piano
Microphones vocauxqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Pieds de haut-parleurqté 2
Boîtier DI
Câbles audioqté 8
Câbles XLRqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 10
Pochettes de musiqueqté 45
Pilesqté 20

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes d’éclairage de secoursqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Tentures de scèneqté 4
Compositions floralesqté 6
Présentoirs à menusqté 6
Panneaux de directionqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Ciseauxqté 3
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle et la salle de répétition avant de fixer le calendrier final : vérifie aussi les horaires d’accès, le rangement du matériel et le temps nécessaire pour installer les podiums et les chaises.
Valide le programme plusieurs semaines avant le concert. Il te faut ensuite réunir les partitions et arrangements, confirmer les solistes et accompagnateurs, puis envoyer les parties à chaque choriste.
Traite les droits d’auteur dès que les œuvres sont choisies. Attendre l’impression du programme peut retarder l’autorisation ou obliger à modifier les informations déjà mises en page.
Planifie une répétition dans la configuration du concert, avec piano numérique, pupitres, microphones, enceintes et câblage. Teste chaque ligne audio et protège les câbles avec des tapis avant l’arrivée du public.
Prépare l’accueil au moins une heure avant l’ouverture des portes : installe la table d’accueil, les listes du public et les livrets, puis vérifie les espaces pour les choristes, les cintres et les besoins alimentaires signalés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de chorale ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour coordonner la salle, les répétitions, le programme, les droits d’auteur et la communication. Un répertoire complexe ou plusieurs solistes demandent davantage de marge.
Quand réserver la salle pour un concert de chorale ?: Réserve-la dès que la date est envisagée, idéalement 3 à 6 mois à l’avance. Vérifie en même temps les horaires d’installation, la capacité d’accueil et la disponibilité d’une salle de répétition.
Quand ouvrir la billetterie d’un concert de chorale ?: Ouvre les inscriptions ou la billetterie 4 à 8 semaines avant le concert, une fois le lieu, l’horaire et le programme confirmés. Garde une liste actualisée pour suivre les réservations et les besoins particuliers du public.
Combien de temps prévoir pour l’installation technique ?: Bloque au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour installer les pupitres, le piano, les microphones, la console, les enceintes et les câbles. Ajoute 30 minutes pour un test sonore complet avec le chef de chœur et les accompagnateurs.

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