Checklist para organizar un concierto coral sin olvidos

Organizar un concierto coral requiere coordinar mucho más que los ensayos. Primero debes cerrar la fecha y el lugar; después, confirmar el repertorio, el director, los acompañantes y los solistas. También tendrás que tramitar permisos, registrar los derechos de autor y preparar entradas, programa y promoción. Esta checklist reúne 81 tareas y 56 elementos para avanzar en orden, desde la planificación musical hasta la recepción del público y el montaje técnico.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del concierto
2 personas
Reservar el lugar
2 personas
Reservar la sala de ensayo
Comprobar permisos
Registrar los derechos de autor
Elaborar el programa
3 personas
Recopilar números y arreglos
2 personas
Confirmar al director
Confirmar acompañantes
2 personas
Confirmar solistas
2 personas
Registrar los requisitos técnicos
2 personas
Planificar los ensayos
2 personas
Enviar los partidos a los miembros del coro
Inscribir a los miembros del coro
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el registro de asistentes
Configurar la venta de entradas
2 personas
Diseñar el folleto del programa
Crear un póster promocional
Distribuir carteles
3 personas
Publicar promoción en línea
2 personas
Mantener la lista del público
Imprimir los folletos del programa
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar la accesibilidad
Pedir el catering
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Probar el equipo
2 personas
Hacer el plano de asientos
2 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Organizar la entrega de llaves

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Montar los vestuarios
2 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar atriles
3 personas
Colocar piano o teclado
3 personas
Colocar los micrófonos
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Dejar listos los programas
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Recibir a los miembros del coro
2 personas
Calentar al coro
2 personas
Recibir al público
4 personas
Comprobar los mapas
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Guiar al público a sus asientos
3 personas
Anunciar el concierto
Controlar la iluminación durante el concierto
Controlar el sonido durante el concierto
Servir bebidas del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Anunciar el descanso
Acompañar al público de vuelta a la sala
2 personas
Agradecer a los artistas
2 personas
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Ordenar el guardarropa
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desconectar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver las llaves
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 130
Mesascant. 8
Percheros para camerinoscant. 4
Perchascant. 150
Piezas de escenariocant. 6
Atriles de músicacant. 45
Atril del director
Mesa de recepción

Vajilla

Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 100
Platos para postrecant. 130
Cucharillas de cafécant. 130
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12

Equipo

Piano digital
Banco de piano
Micrófonos vocalescant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Soportes para altavocescant. 2
Caja DI
Cables de audiocant. 8
Cables XLRcant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 10
Carpetas de músicacant. 45
Bateríascant. 20

Iluminación

Focos LEDcant. 4
Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas de iluminación de emergenciacant. 2

Decoración

Mantelescant. 8
Telones de escenariocant. 4
Arreglos floralescant. 6
Portamenúscant. 6
Carteles de flechascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Tijerascant. 3
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 2

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Aspiradora
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 6

Catering

Compras

Consejos

Reserva el lugar y la sala de ensayo con varios meses de margen, especialmente si el concierto depende de un calendario coral completo. Comprueba desde el principio qué permisos exige la sala y quién se encarga de tramitarlos.
Cierra el repertorio antes de planificar los ensayos. Recopila los números y arreglos, envía las partituras a los miembros del coro y deja al menos una sesión específica para probar entradas, finales y cambios de formación.
Confirma pronto al director, los acompañantes y los solistas. Pide sus requisitos técnicos por escrito y comprueba si el piano digital, los micrófonos, la mesa de mezclas y los altavoces estarán disponibles el día del concierto.
No dejes las entradas y la información del público para la última semana. Abre el registro, configura la venta y mantén una lista actualizada; así podrás prever sillas, programas impresos, vasos y personal para la recepción.
Prepara el montaje con un plano y una hora límite. Cuenta los atriles, las carpetas de música, los soportes de micrófono, los cables y las regletas, y cubre los cables que atraviesen las zonas de paso con alfombrillas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto coral?: Empieza entre 3 y 6 meses antes. En las primeras 2 semanas fija la fecha, reserva el lugar y la sala de ensayo, y comprueba permisos y derechos de autor.
¿Cuándo hay que cerrar el repertorio de un concierto coral?: Procura cerrarlo al menos 8 semanas antes. Así puedes recopilar los arreglos, enviar las partituras y preparar un calendario de ensayos realista.
¿Cuándo se deben imprimir los programas del concierto?: Imprime los folletos entre 7 y 10 días antes, cuando el programa, los nombres y los agradecimientos ya estén revisados. Reserva algunas copias adicionales para cubrir pérdidas o asistentes sin registro.
¿Cuánto equipo técnico necesita un concierto coral?: Como mínimo, revisa con 2 semanas de antelación los micrófonos vocales, soportes, mesa de mezclas, altavoces, caja DI, cables XLR, alargadores, regletas y alfombrillas para cables. Haz una prueba completa en la sala al menos 2 horas antes de abrir las puertas.

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